Cum de a face un raport privind progresul proiectului în așa fel încât clientul a luat 5 minute pentru a primi informații despre proiect? Am fost chinuit de această chestiune de mult timp. Și, ca practicant, managerul de proiect pentru dezvoltarea de ceva nou, de regulă, nu este (au timp pentru a reflecta asupra experienței pe care le obține), atunci ceva sensibil nu am lucrat.
Desigur, nu l-am citit, dar am așteptat-o de mai mulți ani.
Apropo, la seminariile și cursurile de formare de aproape un an, le explic participanților modul de utilizare a acestui raport și, în practică, am consolidat cunoștințele dobândite.
Deci, ce fel de raport și cum să-l umpleți?
Ideea de bază este că pe o pagină A4 schiță compactă a progresului de date de lucru pentru atingerea obiectivelor proiectului, executarea de lucrări pe proiecții de timp, și cheltuielile bugetare în cursul proiectului.
Antetul raportului nu este de interes deosebit pentru noi și sunt sigur cum să îl umplem.
Să începem să analizăm detaliile raportului. Un patut care se găsește sub forma unui raport este situat în partea de jos a raportului: "Obiective - obiectivele proiectului - termeni - cheltuieli - previziuni".
Vă voi spune despre secțiunile formularului în ordinea în care îl umple de obicei.
Secțiunea Sub-obiective (Sub-obiectivele proiectului) - aici trebuie să formulați mai multe scopuri ale proiectului, din care să devină clar de ce începe proiectul. Pentru proiectele mele, această secțiune a fost redenumită la "Produsele proiectului", așa mi sa părut mai clar. Locul pentru înregistrarea golurilor este în colțul din stânga jos al formularului.
În secțiunea Sarcini majore, trebuie să transferați 20-25 de sarcini din programul programului. Am decis deja că mi-ar folosi structura defalcata de lucru (WBS) pentru a completa lista de sarcini, și va fi cel mai probabil amplasat în lista celui de al doilea nivel al WBS (de obicei 3-7, în primul pachet de lucru, al doilea - 6-30).
După ce obiectivele (sau produsele) și sarcinile proiectului sunt prescrise, este logic să umplem matricea la intersecția scopurilor și sarcinilor. Un cerc este plasat la intersecția rândului cu numele sarcinii și coloana cu numele țintă, dacă sarcina realizează proiectul pentru atingerea acestui obiectiv. Astfel, în această parte, impactul sarcinilor asupra realizării obiectivelor este urmărit. Odată ce toate cercurile din coloană cu numele golului sunt pictate, obiectivul este considerat realizat.
Secțiunea Schedule este o listă cu numele perioadelor în care se planifică lucrul la proiect și raportează progresul implementării lor. Dacă planificați raportarea lunară - trebuie să introduceți lunile în care intenționați să desfășurați proiectul. Dacă proiectul este proiectat pentru mai mult de un an, va trebui să creați un formular pentru fiecare an. Se poate ivi întrebarea: "Ce se întâmplă dacă proiectul este proiectat timp de trei ani și clientul dorește să vadă istoria pentru întreaga perioadă a proiectului pe o singură pagină?". Mi se pare că perioadele anterioare pot fi oprite în jumătate de an (și apoi în anii), iar perioadele viitoare - lăsate pe luni.
De fapt, tabelele de umplere a acestui raport de mai sus - Perioada este trasând segmente diagramă Gantt, dar nu sub formă de „benzi“, precum și cercuri în fața numelor perioadelor în care este planificat pentru a lucra la această sarcină. Dacă sarcina este implementată în mai multe perioade - cercurile sunt desenate în coloane cu numele acestor perioade.
Următoarea zonă care trebuie umplută este proprietarii și asistenții. În aceeași linie, unde sunt indicate numele perioadelor, se introduc numele membrilor echipei de proiect și părțile interesate cheie care pot fi receptoare pentru anumite sarcini.
În partea tabel a numelor de mai sus, matricea de responsabilitate este completă. Puteți alege acel model de responsabilitate pentru sarcinile care vă plac cel mai bine.
De exemplu, am folosit următoarele roluri:
- Responsabil (în matrice este indicată litera O) - este responsabil pentru obținerea rezultatului pentru sarcină
- Performer (AND) - efectuează sarcina
- Controlorul (K) - ia rezultatele sarcinii și formulează o listă de discrepanțe
Dimensiunea articolului poate fi specificată de lungimea segmentului, valoarea planificată este în partea dreaptă a segmentului, iar valoarea reală se află în centrul segmentului.
Ei bine, secțiunea Rezumat Prognoza (Concluzii și prognoze) - aici avem capul toate cele trei linii pentru a convinge clientul că el știe cum să orienteze proiectul la timp și buget. Și dacă acest lucru nu este deja făcut, atunci puteți scrie propunerile dvs. de revizuire a parametrilor proiectului (obiective, timp și buget).
Acum cum să completați raportul pentru fiecare perioadă de raportare.
Managerul de proiect pe baza rapoartelor prezentate de interpreții ar trebui, în opinia noastră, pentru a înțelege cât de mult de lucru a fost planificat pentru fiecare activitate în perioada de raportare, și ce sa făcut. În acest caz, în cazul în care volumul de muncă efectuate de fapt, nu este mai mic decât cel planificat - raport în sarcinile de linie anterior cerc creat este umplut cu verde, în cazul în care mai puțin decât era planificat, dar există o șansă de a prinde din urmă program - galben, bine, în cazul în care calendarul de sarcina a dejucat deja - roșu .
Cum clientii citesc raportul? El verifică performanța sarcinilor în timp, prin culorile semafoarelor. Dacă culoarea galbenă din fața numelui sarcinii este aprinsă, clientul poate afla cine este responsabil pentru sarcină și solicită un raport din aceeași pagină privind executarea sarcinii (sau raportul oral). Pe semaforul roșu, clientul caută în secțiunea "Concluzii și previziuni" informații despre faptul dacă eșecul termenului limită pentru această sarcină va afecta durata proiectului și ceea ce propune managerul de proiect în acest caz.
După cum ați observat, în șablonul original din cadrul OPPM există o altă zonă numită "Riscuri, calități, alte valori". Despre motivul pentru care este nevoie și cum să o umpleți, cred că veți ghici.
Acesta este formatul pe care nu am văzut nimic mai convenabil pentru raportarea proiectului.
Mult noroc în proiectele tale și te văd din nou!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: