În orice organizație modernă, sunt păstrate înregistrările și procesarea în timp util a corespondenței primite. În aceste scopuri, întreprinderile publică un jurnal special, în care introduc informații despre toate scrisorile primite și alte documente. Modul de desfășurare a unui astfel de jurnal este descris în acest articol.
Din articol veți afla:
- care este jurnalul corespondenței primite;
- Care este scopul înregistrării corespondenței de intrare?
- cum să păstrați o evidență a corespondenței primite. Exemplu.
Unele întreprinderi moderne au introdus un sistem electronic de gestionare a documentelor. Cu toate acestea, software-ul
Jurnal de poștă electronică
Jurnalul de corespondență primită este un registru special în care este înregistrată recepționarea corespondenței și sunt furnizate informații despre distribuția ulterioară a acesteia în organizație. Notebook-ul poate fi de tip hârtie convențional sau electronic. Dreptul de a alege metoda de jurnalizare este responsabilitatea conducerii societății. Jurnalele electronice oferă mai multe oportunități pentru sistematizarea și regăsirea informațiilor, în legătură cu care acestea au devenit mai răspândite.
Înregistrarea corespondenței primite se face în ziua primirii în birou sau în secretariatul organizației. Cartea contabilă de intrare servește la facilitarea și formalizarea procesului de înregistrare a scrisorilor primite.
Principalele funcții ale acestei cărți sunt:
- Înregistrarea, înregistrarea și prelucrarea ulterioară a corespondenței;
- Răspunsul prompt la cerințele de management;
- Controlul lucrărilor cu scrisori către angajații organizației;
- Eliberarea certificatelor pentru documentele primite.
În funcție de forma de organizare a activității de birou la întreprindere, revista este ținută fie de un secretar, fie de un angajat special al biroului. Există situații în care nu există astfel de angajați în cadrul organizației, atunci un angajat special desemnat de către șef ar trebui să ia în considerare corespondența primită.
Uneori este considerat că jurnalul corespondenței de intrare ar trebui să corespundă unui singur eșantion sau model. De fapt, nu este așa. Nici legea, nici GOST nu oferă o formă standard pentru menținerea acestei cărți. Conducerea organizației poate include în acest tip de contabilitate orice grafice suplimentare.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Comenzile de corespondență primite
Un jurnal tradițional de corespondență a corespondenței arată ca o carte de format A4 realizată într-o tipografie. Paginile cărții au forma unui tabel. Jurnalul acestui formular este convenabil prin faptul că este întotdeauna posibil să se scrie în el grafice suplimentare, pe care conducerea le consideră necesare, în funcție de necesitățile lucrărilor sale de birou,
Datele despre litera primită se introduc fie în partea stângă, fie în partea dreaptă a paginii. Puteți utiliza cerneală albastră, albastră, violetă și neagră. Utilizarea stilourilor de gel nu este recomandată, deoarece nu asigură siguranța informațiilor. Este mai bine să utilizați un stilou stilou convențional.
Practica curentă dovedește în mod convingător că forma tipărită a cărții este cea mai convenabilă de utilizat și fiabilă în stocare. Singurul dezavantaj - lipsa căutării cărții și sortarea prin parametrii dat. Pentru întreprinderile mici și mijlocii, acest neajuns nu este o problemă mare, iar organizațiile mai mari trec la o formă de referință electronică.
Ce este un jurnal electronic de corespondență primită? De fapt, este doar un format de fișier separat Microsoft Excel sau Word sub forma unui tabel care conține toate aceleași grafice ca versiunea pe hârtie. Există șabloane electronice gata disponibile pentru descărcare.
Avantajele sunt multe, dar există dezavantaje și pericole. În primul rând, este riscul pierderii de date ca urmare a eșecurilor de calculator și a atacurilor virale. În al doilea rând, este posibilă corupția datelor și accesul neautorizat. În al treilea rând, este nevoie să se depășească rezistența angajaților mai în vârstă care nu doresc să treacă la sistemele electronice de procesare a informațiilor primite. Toate motivele de mai sus și o mulțime de alte, fără nume, provoacă faptul că multe întreprinderi păstrează un sistem de hârtie pentru înregistrarea corespondenței primite.
Comanda de corespondență primită: eșantion
Indiferent de forma de jurnalizare pe care o alegeți, trebuie să conțină mai multe grafice obligatorii, fără de care disponibilitatea sa devine lipsită de sens.
Astfel, graficele principale sunt:
Corespondent, adică expeditorul;
Șeful unei organizații sau departament poate adăuga în cartea mai multe grafice suplimentare. Cele mai frecvente dintre acestea sunt coloanele "Execuție marcă" și "Rezoluție". Acesta din urmă este plasat de șeful organizației pe documentul primit și conține o indicație a ceea ce trebuie făcut în viitor. Apoi, această rezoluție este rescrisă într-o carte.
Grafice suplimentare pot fi, de asemenea, informații despre numărul de coli din document, metoda de livrare și numărul de note.
Un jurnal de eșantioane este prezentat mai jos:
Înainte de a începe să introduceți informațiile despre corespondența primită în carte, trebuie să aranjați corect acest document. Pe pagina de titlu, trebuie să specificați numele organizației și data creării ei. Apoi, în paginile următoare, trebuie să postați informații despre angajații care sunt responsabili pentru menținerea înregistrărilor. Informațiile conțin următoarele informații: numele, numele, patria, postul ocupat, perioada de lucru, semnătura personală.
Trebuie avut în vedere că înregistrarea exactă a corespondenței primite ar trebui să înceapă numai cu a patra pagină a cărții. Desigur, acest document trebuie numerotat chiar înainte de a lucra cu el. Numerotarea, începe în fiecare an. Pentru fiecare an calendaristic, nu are sens să începeți un nou document, puteți continua să faceți note în vechiul document. După închiderea cărții, aceasta este păstrată timp de cel mult cinci ani. Documentul nu este cusut.
Cartea de înregistrare a documentației primite nu este un document de responsabilitate strictă. Singurul lucru care trebuie făcut - în ziua creării sale, cartea trebuie să fie înregistrată și să i se atribuie un număr de înregistrare. După cum sa menționat mai sus, numărul de coloane din carte, precum și numele acestora, nu sunt reglementate de lege. Acest lucru este determinat de conducerea însăși, în conformitate cu specificul și tradiția de gestionare a documentelor în fiecare organizație.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: