Încercați să planificați timpul pentru a vă revizui sistemul. Aici există două modalități, și anume: calea "saltului mare" și modul de introducere a unor schimbări minore, dar frecvente. Primul dintre ele implică un audit aprofundat al sistemului, să spunem, la fiecare trei luni. Al doilea este de a rearanja mai multe foldere la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare. Ambele căi au dezavantajele lor. Dacă sunteți supraîncărcat cu muncă și cel care nu este în prezent supraîncărcat, "saltul mare" poate fi întârziat definitiv pe termen nelimitat, până când sistemul are de fapt o problemă serioasă. Dezavantajul celei de-a doua metode este numai că vă va lua o perioadă considerabilă de timp pentru a vă dezvolta un obicei de a organiza astfel de evenimente.
Orice ar fi fost, în orice caz, trebuie să fii nemilos în ceea ce privește resturile, dar nu te da împotmolit în mlaștina de probleme adverse bruște de debut. Dacă în procesul veți găsi că o parte din materialul a fost plasat incorect sau un singur dosar ar trebui să fie fuzionat cu cealaltă, trimite aceste materiale în cazul în care acestea ar trebui să fie trimise, dar vă rugăm să se abțină de la tentația de a lua imediat recurgerea la dosarul corespunzător, în cazul în care acest dosar nu se efectuează încă un tratament . Toate în timp util.
În organizații, partajarea fișierelor de carduri create pe suport de hârtie și electronice câștigă popularitate. Avantajele acestui sistem sunt că economisesc timp și spațiu în comparație cu sistemul tradițional de înregistrare și stocare a documentelor și facilitează, de asemenea, căutarea lor.
Sisteme de discuții stocarea documentelor în cadrul întreprinderii dincolo de domeniul de aplicare al acestei cărți, dar vreau să spun că, în prezent, astfel de sisteme low-cost și metodele lor de utilizare sunt simple. Puteți să le utilizați în computerele personale standard pentru a lucra cu un sistem de înregistrare și stocare a datelor cu caracter personal la scară mică. În plus față de computer, trebuie să aveți software-ul și hardware-ul corespunzător sunt două elemente: înseamnă introducerea documentelor în memoria calculatorului (scaner) și stocarea unor cantități mari de informații, cum ar fi, de exemplu, scris o unitate CD-ROM. Astfel de dispozitive sunt acum vândute ieftin și, de multe ori cu un pachet software gratuit care permite crearea unui sistem de înregistrare și stocare a datelor. Pe CD-ul puteți stoca cantități mari de informații, precum și cu instrumentul de scris pentru a scrie, șterge și rescrie-l de multe ori în același fel de mult ca tine ar fi cu o dischetă obișnuită (Fig. 1 7).
computer, atunci când le-ați scris ulterior pe un CD, veți descoperi că discul este complet mai plin decât v-ați dori.
Articole similare
-
Cataloguri electronice și fișiere de carduri, sistem electronic de arhivare e-arch
-
Selectați o cameră pentru documente - un scanner electronic - o lume cu laser
Trimiteți-le prietenilor: