Orice companie, mică sau mare, are nevoie de comunicări clare între angajați și departamente. Angajații lucrează la diferite sarcini și abilitatea de a notifica rapid părțile interesate cu privire la starea anumitor părți ale proiectului, iar proiectul în ansamblul său este pur și simplu necesar.
Aplicațiile de gestionare a proiectelor precum Trello și Basecamp o ușurează, dar uneori trebuie să scrieți un simplu raport de stare. Poate că managerul dvs. o va dori, sau trebuie să obțineți sau să păstrați sprijinul unei persoane interesate sau doar colegii au nevoie de mai multe informații.
Acest ghid va cuprinde 5 sfaturi pentru scrierea unui raport de calitate privind starea proiectului. Acesta poate lua forma unui e-mail sau a unui raport formal - și următoarele recomandări se aplică fiecărui formular posibil.
Din sfaturile dvs. veți afla ce trebuie să faceți pentru a organiza ideile cheie și a le articula în mod clar, precum și pentru a evita greșelile majore.
Acest sfat poate părea ciudat, la urma urmei, sarcina raportului este de a furniza informații și nu de a le solicita. Dar de fapt pune întrebări este pur și simplu necesar.
De ce este importantă această funcție? Care sunt rezultatele așteptate? Cât de mult sunt informațiile care merită descrise? Ce este critic și ce poate fi neglijat?
Cel mai probabil, managerul este mai interesat de cunoașterea modului în care acest lucru va afecta vânzările și cât costă, însă partea tehnologică ar trebui să fie lăsată de specialiști. Va fi acesta începutul unui proiect mai amplu de a îmbunătăți site-ul și de a interacționa cu clienții în rețea sau de o singură inițiativă? Este important să înțelegeți așteptările și fundalul.
Poate că cerințele și așteptările sunt deja cunoscute de dumneavoastră. Sau se pare că sunt cunoscuți. Dacă există îndoieli, adresați-vă direct. Cu cât mai multă claritate va fi la începutul raportului, cu atât mai ușor va fi procesul.
De asemenea, merită să aflați ce formă preferă destinatarul preferat al raportului. Majoritatea companiilor au propriile standarde de raportare, ceea ce simplifică sarcina. Cineva folosește produse software specializate, cum ar fi StatusPath sau Reporti. Dar dacă nu există astfel de standarde, este mai bine să aflați cel puțin o formă și dimensiune aproximativă a acestui raport.
2. Concentrați-vă pe rezultate, nu pe acțiuni
În timp ce scriem raportul de stare, există o dorință naturală de a descrie tot ce sa făcut în obiectul raportului în el. Totuși, acest lucru nu trebuie făcut. Această abordare conduce la o simplă enumerare a acțiunilor efectuate. Acest lucru poate părea important pentru dvs., dar nu contează pentru conducerea dvs.
În ciuda faptului că fiecare companie are propriile standarde de raportare, există elemente-cheie care trebuie incluse în fiecare dintre acestea.
Progrese privind punctele de control. În cazul în care proiectul este planificat cu grijă, probabil cel mai probabil în plan sunt datele de începere și de încheiere a operațiunilor specifice proiectului. Acestea ar trebui să fie incluse în raport, precum și să indice modul în care proiectul se încadrează în acești termeni. Dacă unele activități sunt încă în desfășurare, puteți indica disponibilitatea lor ca procentaj.
Aspecte-cheie. Chiar și cu planificarea calității, majoritatea proiectelor întâmpină probleme în calea lor. Există o tentație de a minimiza numărul sau semnificația acestora, mai ales dacă raportul este destinat unei persoane care este grav interesată de succesul proiectului. Dar este necesar să se identifice în mod clar aceste probleme din următoarele motive:
- Una din sarcinile principale ale managerului de proiect este de a ajuta la rezolvarea problemelor legate de implementarea proiectului. Cu cât devine cunoscută problema mai devreme, cu atât mai ușor va fi să o rezolviți, cu ajutorul resurselor pe care persoana superioară le are.
- Dacă proiectul nu merge conform planului, va fi mai bine dacă acest lucru este cunoscut în prealabil. Într-o fază incipientă, puteți încerca să găsiți o soluție și să respectați termenele sau să faceți alte ajustări ale proiectului. Ultimul lucru pe care orice proiect are nevoie este problemele pe care le învață în ultimul moment.
Pașii următori. Dacă vorbiți despre probleme din raport, ar trebui să încercați să oferiți soluții. Pentru fiecare problemă menționată în raport, trebuie descrise pașii care trebuie luați. Chiar dacă în raport solicitați sprijin sau asistență, oferiți cel puțin o schiță detaliată a planului.
De asemenea, merită menționate sarcinile planificate. De exemplu, ce se planifică înainte de următorul raport? Care este următoarea etapă a proiectului? Din raport, ar trebui să fie clar unde se îndreaptă proiectul.
Un grafic simplu este capabil să spună mai elocvent despre starea unui proiect decât mai multe pagini de text. Puteți găsi un instrument de vizualizare adecvat pentru orice fel de informații. De exemplu:
- Indicatori de culoare. Utilizați culorile primare: roșu, galben și verde pentru a marca starea proiectului sau sarcinile individuale. Fără explicații, este clar că sarcina marcată cu roșu este în spatele graficului.
- Histogramelor. Pur și simplu și clar arată gradul de realizare a fiecărei sarcini. Cel mai des într-un procentaj.
- Diagrama Gantt. Cel mai comun instrument în managementul proiectelor, prezentând planul de timp al proiectului și gradul de exhaustivitate a acestuia. Atunci când îl redactați, principalul lucru nu este să dați prea multe informații pe o diagramă. Supraîncărcarea informațiilor face ca diagrama să nu poată fi citită.
- Diagrama problemelor. Acest instrument nu este întotdeauna necesar, dar uneori este logic să păstrați o listă de probleme întâlnite în timpul implementării proiectului și să notați care dintre ele au fost rezolvate și cum.
Dacă standardele companiei nu necesită un anumit volum pentru raport, atunci raportul trebuie făcut cât mai scurt posibil. Puneți-vă în locul cititorului - scopul său este de a obține o idee despre progresul proiectului cât mai repede posibil.
Dacă aveți nevoie de mai multe informații - fiți pregătiți pentru acest lucru. Un raport scurt trebuie să conțină o cantitate mare de informații despre proiect. Structurarea în avans, în cazul în care cititorul are întrebări.
Adesea rapoartele privind statutul sunt prezentate înaintea reuniunilor sau direct asupra acestora. Bineînțeles, trebuie să fiți pregătiți pentru faptul că raportul dvs. va ridica întrebări cu privire la proiect. Încercați să înțelegeți ce anume poate aduce interes pentru un public și să pregătească materiale și răspunsuri în avans. Chiar dacă nu sunt necesare, vă veți simți mai încrezători.
Mai jos puteți vedea un exemplu foarte scurt al raportului de stare al proiectului, realizat conform regulilor descrise. Utilizați-l ca memento pentru secțiunile principale. Și amintiți-vă regulile de bază:
- Puneți întrebări
- Rezultate, nu acțiuni
- Elementele cheie
- vizualizare
- Stabiliți minimul necesar - dețineți informațiile maxime
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: