prof. Gorbunov V.S.
1. Compoziția sistemului ANS
2. Tipuri de cărți de referință
Lista surselor utilizate
Problema clasificării informațiilor documentare arhivistice este problema principală a organizării moderne a spațiului informațional arhivistic. Prin urmare, se lucrează la crearea unui clasificator al informațiilor documentare arhivistice. Lucrarea de creare a unui dispozitiv științific de referință pentru documentele de arhivă reprezintă un fel de activitate științifică care vizează organizarea și persoanele fizice cu informațiile necesare documentare.
Sistemul de sistem de referință științific pentru a arhiva documente - un set de referință de arhivă legate între ele și sistemele de regăsire a informației automate privind compoziția și conținutul documentelor create în baza științifică și metodologică unificată pentru căutarea documentelor de arhivă și informații de arhivă, în scopul de a le utiliza în mod eficient.
Directorul de arhivă este o carte de referință destinată căutării informațiilor despre colecțiile de arhivă și / sau documentele de arhivă. Toate manualele de arhivare care descriu informațiile documentului sunt împărțite în obligații și suplimentare. În toate arhivele de stat există agende obligatorii. Acestea includ cataloage de arhivă și de arhivă, recenzii de documente și alte cărți de referință arhivistice.
Directoarele suplimentare sunt create ținând cont de specificul documentelor de arhivă și se dezvoltă, de asemenea, din punct de vedere istoric. Alte directoare includ indicatori, sondaje, liste tematice, cataloage adnotate.
Toate tipurile de directoare pe care am vrut să le iau în considerare în această lucrare.
1. Compoziția sistemului ANS
găsirea sistemului de ajutor (SNSA) la documentele din Fondul Arhivistic de Stat al URSS - un set de directoare de arhivă, sisteme de recuperare a informației mecanizate și automatizate produse pe baze metodologice și științifice-metodologice unificate. CSA este creată pentru a asigura păstrarea și regăsirea documentelor de arhivă pentru a utiliza în mod eficient informațiile conținute în acestea.
Structura sistemului ANS include directoare de arhivă (inventar de arhivă, lista de fonduri, cataloage, ghiduri, ghid, recenzii documente) și sistemele de recuperare a informației mecanizate și automatizate (SAPI).
Manualele de arhivare, IPS mecanizate și automatizate sunt împărțite în interarhie, arhive generale, interfond și fond.
Agende inter-arhive, mecanisme și automate IPS furnizează căutarea documentelor pe materiale ale grupului arhivelor de stat (țară ca întreg, regiune, republică, margine, zonă); manuale generale de arhivare, IPS mecanizate și automatizate - căutarea documentelor pe materialele unei anumite arhive în ansamblu; fonduri de interfonduri, IPS mecanizate și automatizate - căutarea documentelor pe mai multe fonduri dintr-o singură arhivă; pofondovye directoare - căutarea documentelor pe materialele unui anumit fond.
Pregătirea cărților de referință arhivă pentru publicarea, dezvoltarea mecanismelor IPS mecanizate și automatizate, precum și dezvoltarea științifică a fondurilor arhiviste mari, care au condus la crearea de directoare și un raport științific, sunt supuse înregistrării de stat.
arhivă index catalog catalog
Inventarul arhivistic este o carte de referință arhivistică destinată să dezvăluie compoziția și conținutul cazurilor, stabilind sistematizarea acestora în cadrul fondului și ținând evidența cazurilor. Stocurile sunt compilate în activitatea de birou a instituțiilor și în arhivele departamentale. În arhivele de stat, inventarele sunt compilate pentru documentele primite nedocumentate și în procesul de prelucrare a stocurilor substandard.
Arhiva de stat ar trebui să aibă trei copii ale inventarelor: un control și doi lucrători. Copia de control se află în subdiviziunea de arhivă, care efectuează înregistrarea centralizată a documentelor, iar lucrătorii - în depozitele respective, în sala de lectură. Stocurile sunt stocate în ordinea numărului de fonduri, iar în cadrul fondului - după numărul de stocuri.
Procesul de întocmire a unui inventar constă în:
· Descrierea cazurilor (fiecare unitate de stocare) pe carduri;
· Sistematizarea cardurilor în conformitate cu schema (a se vedea 1.3.4), editarea acestora;
Descrierea cazurilor include pregătirea titlului cauzei, stabilirea denumirii părții structurale, numărul documentului (indexul), datele de încheiere a dosarelor, numărul foilor din dosar și cazul cazurilor de arhivă. Toate aceste informații sunt înregistrate pe card.
Fiecare carte primește un număr de serie, care se face cu creionul pe coperta cazului și este numărul de lucrători temporari pentru sistematizarea finală a afacerilor în inventar și stoc. După finalizarea sistematizării, toate informațiile din carduri sunt transferate în inventar și în coperta cazurilor.
Catalog - arhivă interfundă (de obicei carte), în care informațiile despre conținutul documentelor de arhivă sunt grupate pe subiect (subiecte, sucursale), localizate în conformitate cu schema de clasificare a informațiilor despre documente adoptate pentru aceasta.
Catalogarea arhive - o colecție de lucrări privind crearea de cataloage: componența schemei de clasificare, identificarea și selectarea documentelor, o descriere a conținutului lor de pe carduri de index, comandarea carduri, înregistrarea și catalogarea.
Sistem de cataloage. Colecția de diferite directoare interdependente și complementare este un sistem de cataloage de arhivă. În funcție de schema de construcție a catalogului, conform căruia structura lor generală și subdiviziunile de bază sunt organizate, cataloagele pot fi sistematice, subiect-tematice sau subiecte. Baza sistemului este un catalog sistematic.
Cerințele principale pentru sistemul de cataloage de arhivă de stat sunt următoarele:
· Conformitatea principiilor construirii cataloagelor cu scopul lor;
· Structura rațională a cataloagelor, oferind varietatea optimă a aspectelor de regăsire a informațiilor;
· Eliminarea paralelismului în gruparea informațiilor în diferitele cataloage ale sistemului;
· Eliminarea duplicării nejustificate și utilizarea pe scară largă a cardurilor de referință și a indicatorilor.
Un catalog sistematic. În catalogul sistematic, informațiile despre documente sunt clasificate în funcție de ramurile cunoașterii și activității practice ale societății. Catalogul sistematic reflectă conexiunile dintre evenimente și fenomene, conține informații despre aspecte specifice. Cataloagele sistematice sunt construite pe baza clasificării unificate a informațiilor despre documente în cataloagele sistematice ale arhivelor de stat.
Orientările metodice pentru aplicarea schemelor conțin o metodologie pentru organizarea și desfășurarea lucrărilor de creare și întreținere a cataloagelor sistematice. Arhivele, care stochează documentele perioadelor pre-sovietice și sovietice, mențin două cataloage sistematice independente. Data decisivă pentru aceștia este data înființării puterii sovietice pe teritoriul corespunzător.
Catalog de teme tematice. În catalogul tematic-tematic, informațiile despre documente sunt clasificate într-un subiect pe obiect.
Catalog de subiecte. În catalogul subiectului, informațiile despre documente sunt clasificate în funcție de alfabetul conceptelor subiectului (fapte, evenimente, nume geografice) și persoane. Sistematizarea ulterioară se realizează într-o ordine logică sau cronologică.
Cu o cantitate semnificativă de carduri, acestea pot fi aranjate în conformitate cu o schemă specială de clasificare. Cercul persoanelor ale căror informații urmează să fie incluse în directorul nominal este determinat independent de fiecare arhivă de stat. Pentru arhivele care stochează documente din perioada sovietică și pre-sovietică, este posibil să se creeze un catalog personal comun.
Catalog geografic. Catalog de Geografic (un tip de obiect) informații document clasificat alfabetic numele geografice și topografice (numele țărilor, republici, teritorii și regiuni, regiuni economice, localități, mări, râuri etc.). Clasificarea se poate baza pe diviziunea administrativ-teritorială. Sistematizarea în cadrul rubricilor poate fi cronologică sau tematică.
În catalog, informațiile sunt clasificate în funcție de alfabetul strict al numelor de familie. Cardurile din registrul de documente pentru personal conțin: un nume de familie, un nume, un patronim și o referință la afacerile în care există date despre acest lucrător.
Ghidul este un director de arhivă care conține informații succinte despre documentele de arhivă. Acesta include informații despre principalele fonduri ale arhivei.
Tipurile de ghid sunt: un ghid pentru arhive, ghiduri pentru arhive, un ghid scurt pentru arhive și un ghid tematic pentru arhive.
Ghid pentru arhive - o listă sistematică de arhive cu caracteristicile documentelor stocate în ele.
Ghid pentru arhive - o listă sistematică a numelor fondurilor de arhivă cu caracteristicile lor.
Referința rapidă - o listă sistematică de nume de fonduri de arhivă cu date de referință despre ele.
Ghid tematic - o listă sistematică a caracteristicilor documentelor situate pe o schemă tematică.
Ghid, ghid de referință rapid, și o temă poate fi creată pe fundațiile arhivele de stat ale URSS în ansamblu, fondurile de toate sau o parte din arhivele republicii, teritoriu, regiune, potrivit unui fond guvernamental separat o arhivă pe un complex separat al fondului de arhiva de stat.
Pointerii pot fi: obiectul (general și special), nominal, geografic (ca varietate de subiect), cronologic etc.
Revizuirea este o carte de referință arhivă, care cuprinde informații sistematice privind compoziția și conținutul complexelor individuale de documente de arhivă, destinate informării instituțiilor interesate și a comunității științifice cu privire la documente. Tipurile de revizuire sunt o revizuire a fondului și o revizuire tematică.
Revizuirea fondului include informații sistematice privind compoziția și conținutul documentelor unui fond de arhivă.
Revizuirea tematică include informații sistematizate privind compoziția și conținutul documentelor din unul sau mai multe fonduri pe un anumit subiect.
Alegerea fondului sau subiecte pentru elaborarea revizuirii depinde de scopul științei, tehnologiei, culturii și artei în stadiul actual, relevanța subiectului ales, valoarea științifică a documentelor fondului, gradul de control al fondului.
Pentru revizuirile destinate publicării, trebuie luată în considerare disponibilitatea unei ANS de calitate pentru fond.
Instrumentul de referință include: pagina de titlu, cuprinsul, lista de abrevieri; pentru revizuirile tematice - lista fondurilor a căror informație este inclusă în revizuire; dacă este necesar, o listă bibliografică.
Lista surselor utilizate
Găzduit pe Allbest.ru
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: