Sigiliile și ștampilele

Sigiliul rotund din organizație este cel mai important atribut al managementului, deoarece sarcina sa, nu mai puțin, să asigure semnătura primului om. Dar este totul atât de simplu? Pot exista mai multe imprimări în cadrul organizației și, dacă da, la ce documente sunt ștampilate? În articol veți găsi o bază normativă detaliată pentru crearea de sigilii și ștampile, recomandări pentru utilizarea, distrugerea și numirea persoanelor responsabile.

Baza normativă

Pentru a înțelege dacă ar trebui să existe un sigiliu în cadrul organizației și, dacă da, ce informații vor fi incluse în ea, să ne îndreptăm spre legislație (a se vedea tabelul).

Rețineți: legea conține doar cerințe minime pentru conținutul ștampilelor de societăți cu răspundere limitată și societățile pe acțiuni. Organizația își poate completa sigiliul cu propriul logo, emblemă, date de contact, detalii bancare etc.

În plus, cerințele tehnice pentru sigiliile organizațiilor conțin Standardul Național al Federației Ruse "Sigiliile semnelor mastice. Forma, dimensiunile și cerințele tehnice »

Tipuri de sigilii

Există următoarele tipuri de sigilii:

Sigilii de timbru trebuie înregistrate fără întârziere.

imprimate rotunde sunt primite de organizații care nu au dreptul să utilizeze simboluri de stat, dar sunt obligate să aibă un sigiliu (LLC, societăți pe acțiuni), precum și antreprenori individuali;

Sigiliile suplimentare sunt produse în organizație în funcție de necesități și sunt eliberate pentru utilizare fie subdiviziuni separate sau structurale, fie sunt destinate anumitor grupuri de documente.

Mostre de sigilii suplimentare:

Organizațiile comerciale includ sigiliile lor în registrul de stat în mod voluntar. Înregistrările imprimate au un număr unic care este vizibil pe marginea exterioară a impresiei și reprezintă o protecție suplimentară a garniturii împotriva falsului.

Nu oferim documente normative pentru definirea clară a ștampilei. Scopul lor este de a reproduce instantaneu pe hârtie ceea ce trebuie întotdeauna să scrieți manual.

Unde și cum să punem sigiliile și ștampilele?

Dacă forma documentului prevede tipărirea obligatorie, locul imprimării este indicat cu literele "MP". Imprimarea este plasată direct pe ele:

Atunci când desemnarea locului de imprimare pe document nu este acolo, dar este încă necesară confirmarea semnăturii, impresia este ștampilată astfel încât să atingă ultimele litere ale postului semnatarului și un fragment al semnăturii sale. Dar munca zeloasă este nedorită: atât poziția cât și semnătura trebuie să rămână vizibile și lizibile.

Locuri de ștampilare, de regulă, mai mult sau mai puțin definite.

De exemplu, în manualul de gestionare a înregistrărilor este obișnuit să se prescrie faptul că ștampila "Documente de intrare" este plasată în colțul din dreapta jos al documentului, iar ștampila "On Control" se află în partea din dreapta sus a documentului.

Numirea unui responsabil

Lucrul cu sigiliile și timbrele din companie trebuie să fie strict organizat. Se recomandă să-l încredințeze doar unei persoane, de exemplu, șefului compartimentului de evidență a documentelor, asistentului șefului, etc. Candidatul angajatului este numit prin ordinul șefului organizației. Sarcinile angajatului desemnat vor include:

primirea cererilor de fabricare a sigiliilor și ștampilelor și trimiterea lor către unitatea responsabilă;
transferul sigiliilor suplimentare către unitățile structurale și angajații responsabili;
distrugerea sigiliilor și ștampilelor, inclusiv documentarea acestui proces;
elaborarea, implementarea și menținerea unor reglementări locale actualizate care reglementează munca cu sigiliile în organizație.

Textul părții administrative a ordinului privind numirea responsabilului pentru organizarea lucrărilor cu sigiliile și ștampilele:

1. Să numească Svetlana Viktorovna Kovaleva, șefa specială a Departamentului de Management al Documentației, responsabilă de utilizarea, depozitarea, distrugerea și contabilizarea sigiliilor și ștampilelor lui OOO Rassvet.

2. În lipsa specialistului șef de management al documentelor Kovaleva Svetlana responsabil pentru utilizarea, depozitarea, evacuarea și înregistrarea sigilii și ștampile este asistent director general Nadejda Alla Petrovna.

3. Căpitanului departamentului de personal să facă schimbări în fișele de post ale angajaților respectivi.

4. Am controlul executării acestei comenzi.

După cum se poate vedea din exemplul dat, ordinea nu specifică poziția unei persoane responsabile, ci numele unui angajat specific. Astfel, funcțiile unui angajat responsabil care a mers să crească sau să demisioneze nu poate "moșteni" pe cel care-l va lua locul. Același lucru este valabil și pentru potențialul său adjunct. În ambele cazuri, ordinul va trebui să fie re-creat.

Depozitarea sigiliilor și ștampilelor

Nu este întotdeauna posibilă păstrarea tuturor sigililor și ștampilelor în birou. În special, aceasta se referă la sigiliile suplimentare, care diferă în unitățile structurale. Pentru a ști exact în ce departament a fost transferat sigiliul special, compania lansează Jurnalul de înregistrare a mișcării sigiliilor și ștampilelor. Deoarece documentul implică impresii "vii" ale sigiliilor și ale semnăturilor muncitorilor, acestea sunt scrise de mână (vezi tak-blitsu):

Angajatul, semnat cu un sigiliu sau ștampilă, devine automat responsabil pentru depozitarea lor. La fața locului, ștampilele și ștampilele trebuie păstrate astfel încât să excludă posibilitatea utilizării lor de către alți angajați și persoane neautorizate, precum și furtul. Cel mai bine este să depozitați sigiliul într-un sertar încuiat, în dulap sau în siguranță.

Din când în când, presa trebuie scoasă din organizație. În acest caz, angajatul care îl ia cu el primește un semn de semnătură de la persoana responsabilă.

Distrugerea sigiliilor și ștampilelor

Servit sigiliu (dărăpănată, învechit) sau ștampila în nici un caz nu poate fi pur și simplu aruncate. Procesul de imprimare implică distrugerea de a aduce clișeelor complet inutile (element de tipărire care cuprinde o imagine în oglindă a Otti-ska *), astfel încât să nu poată fi recuperate și utilizate. Ce rămășițe ale cliseului pot fi aruncate. În plus, întregul proces trebuie să fie documentat. Pentru a documenta distrugerea în sine, un act este suficient. distrugerea comisiei poate fi creată prin ordinul directorului general după cum este necesar. În aceasta, membrii comisiei sunt enumerați după nume. În cazul în care compania dvs. are o mulțime de sigilii și ștampile, Comisia poate fi fixat într-un act local (de exemplu, în Statutul sigiliilor și ștampilele), și există lucrători, membri ai distrugerii punerea în-UIS, liste de posturi.

Prin distrugerea sigiliilor, persoana responsabilă poate să o facă singură și poate transfera sigiliile pentru distrugere unei organizații speciale sau autorității care a înregistrat acest sigiliu.

În cazul în care se ia o decizie de distrugere a sigiliului (ștampila) în sine, se înființează o comisie specială în cadrul organizației. Componența comisiei este aprobată o dată pentru totdeauna într-un act normativ local care reglementează procedura de distrugere a sigiliilor și ștampilelor. Comisia trebuie să includă în mod necesar un angajat responsabil cu lucrul cu sigiliile.

Distrugeți cu ușurință clicheul din cauciuc sau din cauciuc, tăiați-l cu foarfece în bucăți mici. Arderea, precum și depunerea sau strivirea clișeelor metalice asupra fracțiunilor, necesită condiții speciale și unelte și este dificil să se desfășoare aceste procese în condițiile unei chanceri obișnuite.

În timp ce clișeu în sine distrus și nu poate fi resetată împăcării impresiei trebuie să rămână în organizație și se menține constantă, Janno fie în Cartea (revista) impresii de sigilii, ștampile, fax sau de a acționa, în cazul în care a fost făcut impresia ultima dată înainte distrugere [4].

Regulamentul privind sigiliile și ștampilele din cadrul organizației

Lucrarea cu sigilii și ștampile din cadrul organizației poate fi reglementată prin emiterea unui act de reglementare locală. Aceasta poate fi o comandă simplă pentru activitatea principală sau poate fi o comandă, o regulă sau o instrucțiune aprobată de directorul general și pusă în aplicare prin ordin. Documentul trebuie să reflecte ce sigilii și ștampile sunt valabile în cadrul organizației, este descrisă procedura de emitere, depozitare și distrugere a sigiliilor și ștampilelor.

O atenție deosebită ar trebui acordată sigiliilor suplimentare: este necesar să se descrie care dintre documentele specifice fiecăruia este pus. Aceste informații pot fi făcute sub forma unui tabel:

Reglementările aprobate trebuie revizuite anual și, dacă este necesar, actualizate.

În acest articol am examinat regulile de bază ale lucrului cu ștampile. Pe scurt, putem trage decât o singură concluzie: organizarea de imprimare - este prea serios un subiect să-l trateze cu ușurință și toate regulile vor fierbe în cele din urmă la o singură: Știți întotdeauna în mâinile căruia este tipărirea și ce documente este pus.

Evgenia Kozhanov, expert în managementul DOW și personal

[2] Expresia comună "sigiliu de timbru" în ceea ce privește imprimarea rotundă într-o organizație comercială nu este în întregime adevărată. A rămas din zilele în care majoritatea absolută a întreprinderilor din țară erau deținute de stat și, prin urmare, aveau o emblemă de stat pe sigiliile lor. Astăzi, "ștampilat" într-o companie non-stată înseamnă sigiliul principal, rotund.

Revista "Directorul secretarului și ofițerului de oficiu" este jurnalul lunar de conducere pentru dezvoltarea competențelor pentru secretari, manageri asistent, referent, grefieri și manageri de birouri.

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare