Regulile de bază ale arhivelor de stat de funcționare ale URSS a stabilit tipurile de referință de arhivă incluse în găsirea SIDA: arhivă listă, directoare, ghiduri, ghid, recenzii ale documentelor. Fiecare tip de carnet de referință are specii, uneori și soiuri, care își îndeplinesc sarcinile și, prin urmare, diferă în ceea ce privește structura, conținutul, gradul de informare. Toate directoarele de arhivă sunt compilate cu implicarea obligatorie a unui inventar al cazurilor.
Structura SNSA include interarhice, arhive generale, directoare de fonduri și fonduri. Cataloagele sunt cărți de referință arhivă inter-fond în care informațiile despre conținutul documentelor de arhivă sunt înscrise pe cartelele stabilite prin regulile formularului. Scopul cataloagelor este de a căuta rapid informații detaliate conținute în documentele de arhivă cu privire la anumite subiecte, evenimente, fenomene, persoane etc.
Arhiva poate avea mai multe cataloage: sistematic, subiect, nominal, geografic, istoric al instituțiilor, documente despre personal. Dacă în arhivă există mai multe directoare interdependente și complementare, se creează un sistem de catalogare. De regulă, se bazează pe un catalog sistematic.
Ghiduri - directoare de arhivă care conțin informații succinte despre documentele de arhivă. Caracteristicile din acestea sunt localizate în conformitate cu regulile recomandate de reguli. Scopul ghidurilor este de a introduce consumatorii la informațiile scurte care ghidează compoziția și conținutul fondurilor de arhivă.
Există trei tipuri de ghiduri: un ghid al arhivelor arhivei include o listă sistematică a numelor fondurilor de arhivă cu caracteristicile lor; un scurt ghid pentru fondurile arhivelor este o listă sistematizată de nume de fonduri de arhivă cu date de referință asupra acestora; Ghidul tematic include o listă sistematică a caracteristicilor documentelor aranjate în conformitate cu schema tematică.
Pointer - un element al dispozitivului de referință în directorul de arhivă, acoperă textul principal și aplicațiile. Datele de referință la inventar se atribuie numerelor de caz, ghidului și revizuirii - paginii directorului, catalogului - indexului cardului de catalog.
În practica arhivelor, cele mai utile sunt indicii din următoarele tipuri: subiect, geografic, nominal, cronologic.
Revizuirea documentelor este o carte de referință arhivă, care include informații sistematizate cu privire la compoziția și conținutul seturilor individuale de documente. Numirea - informarea organizațiilor interesate despre documente.
La elaborarea directoarelor de orice tip, este necesar să se respecte recomandările metodologice elaborate de agenția de plumb a SAS. Folosirea formelor și a metodelor de descriere uniforme, o clasificare unică va facilita transferul către o căutare mecanizată și automată a informațiilor.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: