Capitolul 2. Unificarea și standardizarea documentelor. sisteme de documentare unificate
Dezvoltarea științei și tehnologiei, apariția unor noi forme de proprietate, extinderea legăturilor economice și culturale, activarea proceselor sociale au condus la o creștere accentuată a cantității de informații necesare activităților de management. Din prelucrarea manuală a informațiilor conținute în documente, care a fost folosită la începutul secolului XX, la mecanizarea și apoi automatizată în acest fel, a fost efectuată raționalizarea lucrului cu documentele. Cu toate acestea, nu puteți automatiza dezordinea, mai întâi trebuie să organizați documentația pe care doriți să o procesați și să o utilizați.
Principala direcție de îmbunătățire a lucrului cu documente este unificarea și standardizarea. Unificarea înseamnă aducerea unui lucru într-un singur sistem, formă, uniformitate.
Unificarea documentelor prezentate în scopul de a reduce cantitatea utilizată în managementul documentelor, dactilografiere formele lor, stabilirea unor cerințe uniforme de înregistrare a documentelor create în soluția de același tip de sarcini de management, reducerea forței de muncă, timpul și costurile materiale pentru prepararea și prelucrarea documentelor, pentru a obține informații de compatibilitate de baze de date, create în diverse ramuri de activitate.
Activitatea de management a oricărei organizații se caracterizează printr-un set de funcții pe care le îndeplinește. Există o serie de caracteristici standard care sunt comune oricărei organizații, activități organizatorice și administrative, de planificare, contabilitate și raportare, etc. Există caracteristici specifice (sectoriale), care pot fi lipsesc în organizație :. De exemplu, activitatea educativă nu este unic pentru orice organizație.
Fiecare funcție managerială este realizată printr-un sistem complex de documente, caracteristic numai pentru o anumită funcție. Totalitatea documentelor interconectate prin semnele de trecere, destinație, tip, domeniu de activitate, cerințe uniforme de înregistrare, se numește sistem de documentare.
Sistemele de documentare pot fi funcționale și specifice industriei. În sistemele de documentare sectorială documentarea activităților relevante și specificitatea acestora sunt documentate. De exemplu, documentele care descriu caracteristicile activității educaționale în funcție de tipul organizației educaționale vor fi incluse în sistemul de documente privind învățământul (general, secundar profesional, superior, postuniversitar, etc.). Corelarea sistemelor funcționale și ramurale ale documentelor în activitatea organizației depinde de natura activității, de competența organizației și de alți factori.
Dar întotdeauna în orice organizație există o activitate organizațională, executivă și administrativă, care se realizează prin sistemul de documentație organizațională și administrativă (ORD).
documentare organizatorice și administrative, care sunt înregistrate pentru probleme administrative și organizatorice, precum și aspecte legate de guvernare, interacțiunea și reglementarea autorităților, instituțiilor, întreprinderilor, organizațiilor și departamentele lor și funcționarii sunt strâns legate atât de industrie și sisteme funcționale.
Sistemul de documentație organizațională și administrativă reprezintă o bază juridică pentru alte sisteme, deci este atât de important și necesar să unificăm acest sistem de documentare.
Unificarea documentelor implică:
Stabilirea nomenclatorului de forme unificate de documente care funcționează în cadrul sistemului;
dezvoltarea unui model (schemă) unificat pentru construirea documentelor sistemului folosind, de regulă, o formă de aspect;
dezvoltarea structurilor de documente;
crearea unor reguli sintactice comune pentru construirea documentelor.
În timpul unificarea documentelor luate în considerare toate cerințele la documentele în toate etapele de creație, de umplere, de prelucrare și depozitare a acestora, precum și posibilitatea de a parametrilor fiziologici umane și mijloace tehnice.
Rezultatele unificarea documentelor aduse la nivelul unei forme juridice obligatorie a standardelor, a căror cerințe sunt obligatorii în domeniul său de aplicare (țară, industrie, organizații private).
siguranța produselor, a lucrărilor și a serviciilor pentru mediu, viața, sănătatea și proprietatea oamenilor;
compatibilitatea tehnică și de informații, precum și interschimbabilitatea produselor;
economisirea tuturor tipurilor de resurse;
securitatea instalațiilor economice, ținând seama de riscul producerii dezastrelor naturale și provocate de om și a altor situații de urgență.
Standardul este un document normativ și tehnic care stabilește un set de norme, reguli, cerințe privind obiectul standardizării și este aprobat de autoritatea competentă.
Standardele pot fi din următoarele tipuri:
standarde internaționale (regionale);
standardele de stat ale Federației Ruse (GOST);
standarde industriale (OST);
standardele întreprinderilor (STP);
standardele științifice și tehnice, societățile de inginerie și alte asociații publice.
Rezultatul lucrărilor privind armonizarea și standardizarea documentelor poate fi, ca standarde pentru anumite documente (de exemplu, un raport cu privire la activitatea de cercetare) sau pe anumite produse (de exemplu, să acopere cazurile de perioade lungi de stocare), și documentația sistemului uniform.
Sistemul Unificat de Documentare (USD) este un sistem de documentare creat în conformitate cu reguli și cerințe uniforme, care conțin informații necesare pentru management într-un anumit domeniu de activitate.
În prezent, sunt dezvoltate și funcționează următoarele SDC-uri:
sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
sistem unificat de documentare bancară;
Sistem unificat de documente financiare, contabile și contabile contabile ale instituțiilor și organizațiilor bugetare;
un sistem unificat de raportare și documentare statistică;
un sistem unitar de contabilitate și raportare a documentelor contabile ale întreprinderilor;
un sistem unificat de documentație a muncii; "Sistem unificat de documentare a Fondului de pensii al Federației Ruse;
sistem unificat de documentare a comerțului exterior.
Pentru fiecare sistem de documentare unificat a fost elaborat un standard de stat. Dezvoltatorii USD sunt ministerele (agențiile) relevante care colaborează într-unul sau alt domeniu de activitate. Deci, Ministerul de Finanțe al Federației Ruse este responsabil pentru documentația contabilă, Rosarkhiv RF pentru documente organizatorice și administrative.
Aceleași ministere și departamente aprobă forme unificate de documente incluse în USD.
Forma unificată a documentului (UFD) este totalitatea detaliilor specificate în conformitate cu sarcinile rezolvate în acest domeniu de activitate și localizate într-o anumită ordine pe suportul de informații.
Obligația documentului este un element obligatoriu al documentului oficial, de exemplu, o semnătură, un sigiliu, un text etc.
Un set de rechizite ale unui document scris oficial localizat într-o anumită secvență se numește o formă de document.
Pentru fiecare tip de document (ordine, act, scrisoare, etc.) se caracterizează prin setul propriu de rechizite. Cu toate acestea, standardizarea instrumentelor în fiecare sistem a fost realizat prin construirea unui document formular probă pentru o documentație anumit sistem și să stabilească, pe baza acestora optimale rechizitele de compoziție pentru documentația sistemului și anumite tipuri de documente un document specific, și așa mai departe. Documentul D. Layout este un „clădire model de document care stabilește domeniul de aplicare, formatele, dimensiunile câmpurilor, cerințele pentru construirea unui șanț structural și a elementelor de bază. "
Astfel, în fiecare sistem unificat există un eșantion, pe baza căruia se formează forme uniforme de documente, cerințe uniforme pentru înregistrarea rechizitelor de documente. În USD, ar trebui dezvoltate și formele unificate de documente utilizate în acest sistem.
Sistemul unificat de documentație organizațională și administrativă (USORD) este un sistem de documentare utilizat în orice organizație, instituție sau întreprindere.
Aplicarea USORD este reglementată de GOST R 6.30-97 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe privind înregistrarea documentelor. "
acoperire standard a documentelor organizatorice și administrative, cu condiția USORD (denumite în continuare documente), decrete, ordonanțe, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori care surprind deciziile de probleme administrative și organizatorice, precum și de guvernare, de coordonare, de sprijin, și activități de control:
organele federale ale puterii de stat ale subiecților din Federația Rusă, inclusiv subiecții din Federația Rusă care au, împreună cu limba rusă, o limbă națională ca limbă de stat, organele administrației locale;
întreprinderilor, organizațiilor și asociațiilor acestora, indiferent de forma organizatorică și juridică a tipului de activitate.
Prezentul standard specifică:
cerințe pentru înregistrarea rechizitelor;
cerințe privind formularele și înregistrarea documentelor;
cerințele pentru fabricarea, contabilitatea, utilizarea și păstrarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, brațele subiecților Federației Ruse.
În anexele la GOST specificate, sunt prezentate scheme pentru localizarea cerințelor documentului organizațional și administrativ, adică formularul de mostre pentru SAR cu diferite variante ale locației solicitărilor, exemple de formulare de documente.
1. Care sunt principalele obiective ale unificării documentelor?
2. Ce se ia în considerare la unificarea documentelor?
3. Ce se înțelege prin sistemul de documentare?
4. Care sunt sistemele de documentare?
5. Care este particularitatea programului USORD?
6. Care este standardul și ce tipuri de standarde sunt aplicate în țara noastră?
7. Ce este inclus în setul de documente normative privind standardizarea?
8. Cine dezvoltă și aprobă documente normative privind standardizarea și care exercită controlul și supravegherea respectării cerințelor lor?
9. Care este USM și ce știți în țara noastră?
10. Ce se înțelege prin documentul necesar?
11. Ce determină forma documentului și cum diferă documentul de formular de forma de eșantionare?
12. Ce document normativ reglementează aplicarea aplicației USORD?
13. Care este standardul principal pentru USORD?
14. Ce aplicații sunt incluse în GOST R 6.30-97?
Citește: Adnotare
Citiți: Introducere
Citiți: Partea 1. Documentație
Citiți: Capitolul 1. Conceptul de documente, moduri de documentare, suporturi de informație și funcții ale documentului. Unificarea și standardizarea documentelor. sisteme de documentare unificate
Citiți: Capitolul 3. Formular-eșantion, rechizite și formulare
Citiți: 3.1. formular-eșantion de document organizatorico-administrativ. informații generale despre detalii
Citiți: 3.2. Formulare de documente
Citiți: 3.3. cerințe privind înregistrarea detaliilor documentelor organizatorice și administrative
Citiți: Capitolul 4. Reguli pentru înregistrarea principalelor tipuri de documente organizatorice și administrative
Citiți: 4.1. documentele organizatorice
Citiți: 4.2. documente administrative
Citiți: 4.3. documente de referință și informații
Citiți: Capitolul 5. Reguli pentru emiterea și emiterea de copii ale documentelor
Citiți: Capitolul 6. Serviciul de asistență pentru gestionarea documentelor. cerințe privind organizarea gestionării documentelor 7. Organizarea primirii, examinării și înregistrării documentelor
Citiți: 7.1. primirea documentelor primite, organizarea livrării documentelor
Citiți: 7.2. organizarea examinării documentelor
Citiți: 7.3. înregistrarea documentelor
Citiți: Capitolul 8. Informații și lucrări de referință
Citiți: Capitolul 9. Controlul executării documentelor
Citiți: Capitolul 10. Organizarea trimiterii documentelor expediate
Citiți: Capitolul 11. Organizarea depozitării operaționale a documentelor
Citiți: 11.1. cerințele privind organizarea stocării documentelor executate în birou. nomenklatura11.2. cerințele pentru formarea cazurilor în munca de birou
Citiți: Capitolul 12. Examinarea valorii documentelor
Citiți: Capitolul 13. Pregătirea cazurilor pentru depozitarea în arhivă
Citiți: Capitolul 14. Concepte de bază ale stocării arhivelor
Citiți: Capitolul 15. Codificarea actelor normative
Citiți: Aplicații
Citiți: Referințe
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: