Conferințe: probleme și tendințe
Conferințele pentru ziua de azi ocupă, fără îndoială, un loc semnificativ în lume și spațiul evenimentelor rusești. Există multe motive pentru această stare de lucruri: de exemplu, formatul "conferință" în sine este foarte flexibil și, cu abordarea corectă, este supus unei multitudini de setări. În același timp, nu se poate observa un anumit număr de dificultăți foarte specifice întâlnite atât de organizatorii conferințelor, cât și de participanții lor. Totul despre acest lucru va fi discutat în acest material, tema principală a căreia este conferința, problemele asociate cu acestea și tendințele actuale.
Începem, ca de obicei, cu câteva cuvinte comune. Deci, conferințele precum formatul evenimentului sunt folosite din ce în ce mai des și unii oameni pot avea impresia că organizatorii uneori chiar se adresează prea des la ei. Este în acest sens, unii experți spun una dintre problemele majore asociate cu conferințe: de multe ori organizator care doresc să-și petreacă un statut de tare pe scară largă și evenimente, selectează formatul conferinței, nu se știe unde se potrivesc cu succes și în cazul în care acesta va fi mai bine să apeleze la alte soluții.
Cu alte cuvinte, popularitatea în creștere a conferințelor de astăzi cu organizatorii și, la fel de importantă, publicul uneori face doar mai rău decât reputația acestui format de eveniment, deoarece este aplicat în loc și în afara locului. Cu toate acestea, această situație este destul de temporară și, după majoritatea experților, după o anumită perioadă de timp, se normalizează cumva. În plus, nu uitați că conferința, sub forma în care o putem observa astăzi, există la intersecția mai multor formate înrudite de la expoziții cu evenimente de afaceri clasice în anumite situații. Acest moment impune și unele dificultăți, dar totul este în ordine.
Ce este o conferință
Cele mai multe dintre problemele cu care se pot confrunta organizatorul conferinței, își au originea într-o neînțelegere a companiilor ce conferinta este și ce nu este o conferință. Aici, de fapt, destul de subțire, dar în același timp, cel mai critic moment pentru rezultatul final. În general vorbind, conferința - o afacere eveniment special, având un format relativ rigid, standardizate și orientare practică. Dar dacă te uiți la starea reală a afacerilor în industrie, devine evident că există multe exemple în care organizatorii conferinței cu ajutorul unor mișcări neobișnuite, soluții creative se extind formatul în sine, acesta dezvoltând astfel.
Constantin Bridgman. CEO Expomedia Grupa: „După unele estimări, sectorul de evenimente de afaceri din Rusia a stăpânit nu mai mult de 25%, odată cu dezvoltarea rapidă a acestui sector are loc în fața ochilor noștri în urmă cu zece ani, alegerea activităților pentru comunitatea de afaceri a fost foarte îngust, dar acum .. numai de grup noastre companii Expomedia Rusia cheltuiește anual mai mult de 120 de conferințe, forumuri și reuniuni la nivel înalt. În fața ochilor noștri, cultura pe activități de afaceri în rândul comunității de afaceri din Rusia. In Europa, de exemplu, de nivel mediu vizita de planificare profesională inimum 1-2 evenimente de afaceri pe an, să nu mai vorbim directori de nivel superior la ultimul -. Active Business Summit este o pârghie puternică pentru dezvoltarea afacerii propriilor companii ".
Conferințele moderne pot uneori să difere destul de puțin de ceea ce se înțelege prin conferințe în sensul clasic, dar aceste evenimente sunt numite în continuare conferințe. Pentru claritate, oferim o ilustrare, de exemplu, a industriei de divertisment informatic. În statutul ei cel mai ambițios și de evenimente speciale sunt organizate fie în format de expoziție, sau într-un format de conferințe, care, în general, este logic și ușor de înțeles, din moment ce ambele au menționat format permite participanților să maximizeze evenimentul pentru a prezenta produsele și bunurile lor. Cu toate acestea, un vizitator obișnuit este ușor de confundat: la conferințe, companiile participante lucrează la standuri, iar la expoziții se acordă un anumit timp rapoartelor. În același timp, să înțeleagă că există destul de simplu: este suficient pentru a determina ce este de o importanță capitală în cadrul unui proiect, și că secundar, pentru că de conferințe, indiferent de forma de participare la ea, este întotdeauna în primul rând, o platformă de discuție, și acesta este tocmai momentul definitoriu.
Constantin Bridgman. „Conferința de afaceri este întotdeauna o felie de segment, o nișă sau de piață. Conferința este un element educațional, nu oferă cunoștințe de bază despre industria, pentru aceasta există și alte formate educaționale. Dar oferă informații despre experiența reală a companiilor care operează într-o anumită piață, oferă o oportunitate de a obțineți răspunsuri interactive la întrebările de interes, cunoașteți colegii din magazin, experți, reprezentanți ai afacerilor ruse și internaționale și, în unele cazuri, găsiți un angajator ".
În plus, indiferent de formele și unele suprastructuri, principala componentă a oricărei conferințe este, desigur, de conținut. Aceasta, de regulă, se întâmplă cu cele mai diverse, este prezentată unui public într-un volum mare, dar în același timp este suficient de ușor absorbită de acesta. În plus, observăm că este ușor pentru organizatorul unui eveniment special de formatul descris să lucreze cu vizitatorii evenimentului la aproape toate etapele, alte lucruri fiind egale. De fapt, o parte semnificativă a publicului țintă în sine este în căutarea constantă a unor astfel de evenimente, dacă acestea, bineînțeles, sunt dezvoltate și avansează la un nivel adecvat.
Ca o consecință, în majoritatea cazurilor este destul de convenabil pentru organizatorul conferinței să construiască comunicarea atât cu participanții la proiect, cât și cu vizitatorii săi. Pur și simplu toți cei din cadrul evenimentului vorbesc aceeași limbă, vorbind figurat. Ca exemplu localizat, nu în întregime din sectorul de afaceri, dar totuși, o prezentare foarte luminată a unei conferințe medicale privind un nou medicament. Toate părțile interesate sunt invitate să participe, inclusiv specialiști implicați în dezvoltarea medicamentului, medici care o vor folosi în viitor, experți independenți. Acestea sunt toți oamenii din aceeași industrie, folosind același jargon industriale, probabil, mult timp familiarizat unii cu alții, iar în acest caz, organizatorul, relativ vorbind, pentru a face destul de un pic împinge la mecanismul conferinței a câștigat măsura.
Aici ajungem la o altă problemă foarte importantă - rolul organizatorului, deoarece conferința este o platformă folosită nu numai de organizatorul evenimentului, ci și de participanții săi. Scopul principal al organizatorului este acela de a crea cele mai confortabile condiții pentru toți cei care sunt într-un fel sau altul legați de proiect, de a oferi tot sprijinul necesar și de a implementa la nivelul fiecărui element al evenimentului.
În general, găsirea proporțiilor menționate este una dintre cele mai importante sarcini ale organizatorului conferinței dacă dorește nu numai să realizeze un eveniment de succes și de succes, ci și să scoată la iveală beneficiul maxim din partea acestuia. Dar vom face o rezervare: totul depinde de sarcinile stabilite de compania care conduce conferința, deoarece ele pot fi foarte diferite.
În ceea ce privește tendințele, există o serie de momente foarte curioase care devin tot mai relevante recent. Pentru ei le vom dedica partea finală a acestui material. Astfel, prima tendință, care va fi discutată în articol, se referă la performanțe. În general, spectacole, discutii in cadrul grupurilor, întrebări și răspunsuri - reprezintă baza componentei conținut de aproape orice conferință, iar astăzi putem deja în condiții de siguranță să se constate că, în cadrul majorității evenimentelor speciale descrise format, participanții încearcă tot posibilul să scape de unele dintre soluții standardizate, plictisit pare deja , tuturor.
Acest lucru se face cu ajutorul unor instrumente complet diferite, dar rolul principal rămâne întotdeauna cu persoana care vorbește, vorbitorul. Și tocmai în acest domeniu, pentru câțiva ani, putem observa schimbări curioase: astăzi spectacolul este numit un discurs eficient și eficient, nu numai atunci când a fost însoțit de o prezentare luminată, dar și atunci când lucrarea vorbitorului nu era mai puțin strălucitoare. Există însă o precizare: practic, fiecare conferință și aproape fiecare industrie impun anumite restricții vorbitorului (peste tot, altfel, de la sine), dar aproape întotdeauna are spațiu de manevră și ar trebui să fie folosit de ei.
Constantin Bridgman. „În ceea ce privește creativitatea în contextul organizării de conferințe, am da un exemplu din practica noastră în cadrul conferinței.“ Dezvoltare a rețelei din Rusia“, organizat de una dintre unitățile noastre Infor-media Rusia, a avut loc simularea de afaceri a situației reale: un reprezentant al dezvoltatorului a spus despre proiect centrul comercial și de provocările cu care se confruntă în atragerea investițiilor sub ea. în cadrul conferinței, au modelat prezentarea proiectului la un potențial sponsor. Având în vedere acest lucru foarte tipic dezvoltatori de viață situație companiile, consultanții de afaceri pe un exemplu real au oferit sfaturi privind ajustarea prezentării proiectului. "
Următoarea tendință este atenția constantă a organizatorilor și participanților la conferințe la cele mai noi tehnologii. Un eveniment modern de format descris, care se desfășoară la un nivel înalt, nu mai poate fi imaginat fără ecrane mari, sunet surround, acces gratuit la internet prin Wi-Fi și mulți alți copii ai progresului tehnologic. Cu toate acestea, mulți organizatori și participanți la conferință nu se opresc la instrumentele menționate și continuă, introducând în proiectele lor, de exemplu, dispozitive pentru afișarea imaginilor tridimensionale în aer.
Un alt punct - componenta de divertisment, și se poate vedea și astăzi pe conferințele care există în industriile, aceasta nu se află în utilizarea acestuia. La prima vedere, acest lucru este un plus (conferințe de democratizare în cele din urmă le face mai interesant pentru public), dar apoi nu uitați următoarele: în cazul în care organizatorul sau participanții la un pic „prea departe“, și crește riscul de a transforma într-o progresie geometrică, de exemplu, o mare și o conferință de stare în prezent cort, un pic afectată, prin urmare, nu numai reputația companiilor implicate în proiect, dar, de asemenea, imaginea industriei în ansamblu.
În cele din urmă, materialul trebuie să adăugăm că stadiul tehnicii în domeniul planificarea și desfășurarea de conferințe, ca marea majoritate a experților de evenimente, ne permite să facem predicții foarte, foarte pozitive despre viitorul organizației în spațiul de evenimente general. Anumite probleme au existat întotdeauna și există până astăzi, dar, în același timp, tot mai multe dintre organizatorii formatului conferinței a fost ales pentru noile sale proiecte, iar numărul total al acestora este în creștere în fiecare an.
Trimiteți-le prietenilor: