Cerințe generale pentru executarea cauzelor
Înregistrarea cazului - pregătirea cazului pentru transferul la depozitul de arhivă.
Înregistrarea cazurilor se efectuează de către angajații departamentului de lucru al organizației sau alte divizii structurale, ale căror atribuții includ stabilirea și formarea de cazuri, asistență metodologică și sub controlul arhivei organizației.
În funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea integrală sau parțială a cazurilor. Cazurile complete fac obiectul unei depozitări permanente și temporare (peste 10 ani) și a personalului. În acest caz, înregistrarea completă a cazurilor prevede:
depunerea sau legarea cazului;
numerotarea cărților de vizită;
elaborarea, dacă este necesar, a unui inventar intern al documentelor;
făcând clarificările necesare în detaliile acoperirii cauzei (clarificând numele organizației, indicele de înregistrare a cazului, ultimele date ale cauzei, titlul cauzei).
Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse înregistrării parțiale, în timp ce:
Nu organizați documentele în cauză,
nu numărați colile cazului,
nu faceți o inscripție verbală.
Atunci când se face documente de afaceri care cuprind cazul, depusă la data de 4 puncție într-o copertă de carton sau interconectate cu posibilitatea de citire liberă a textului tuturor documentelor, datele, vizele și rezoluțiile lor. Atunci când se pregătesc cazuri de depunere (legare), legăturile metalice (pini, capse) din documente sunt șterse.
Cazurile de depozitare permanente, constând în documente deosebit de valoroase sau documente neformate, sunt stocate în foldere solide închise cu trei supape cu curele sau cutii.
În prezența unor documente personale nerevendicate (cărți de identitate, cărți de lucru, bilete militare), aceste documente sunt puse într-un plic, care este depus în cazul respectiv. În prezența unui număr mare de astfel de documente, acestea din urmă sunt retrase din cazuri, iar pe acestea se întocmește un inventar separat.
La sfârșitul fiecărui caz, se depune o formă necompletată a foii de martor, iar la începutul cauzei (pentru înregistrarea documentelor deosebit de valoroase) - o formă a inventarului intern al documentelor de caz.
Numerotarea cărților de vizită
Pentru a asigura siguranța și să asigure amplasarea ordinea documentelor incluse în acest caz, toate foile cauzei sunt numerotate cu cifre arabe brute numerotate în colțul din dreapta sus al foii în creion sau numărătorul, iar cifrele nu ar trebui să afecteze textul documentului. Fișele din inventarul intern al documentelor din dosar sunt numerotate separat.
La numărarea casetelor, trebuie respectate următoarele reguli:
foile de cazuri constând din mai multe volume sau părți sunt numerotate pentru fiecare volum sau pentru fiecare parte separat;
fotografiile, desenele, diagramele și alte documente ilustrative care reprezintă o foaie separată în fișier sunt numerotate pe partea inversă pe foaia superioară a foii;
foaia îndoită (format A3, A2) este extinsă și numerotată în partea dreaptă a marginii superioare a foii. În acest caz, o foaie de orice format, cusută pe o margine, este numerotată ca o singură foaie; o foaie îndoită și cusută peste mijloc, este supusă suprapunerii și este numerotată ca o singură foaie;
foaia cu documente permanent lipite (fotografii, decupaje, extrase, etc.) este numerotată ca o singură foaie. În același timp, numărul total de fotografii lipite și numărul de coli pe care se află sunt indicate în cartea-martor a cazului. În cazul în care alte documente sunt lipite în document cu o margine (inserții de text, traduceri, tăieri etc.), fiecare document este numerotat separat;
Plicurile învelite cu atașamente sunt numerotate, în același timp, plicul însuși este numerotat și apoi cu numărul următor fiecare atașament din plic;
Documentele cu numere de foi proprii (inclusiv ediții tipărite) pot fi numerotate în ordinea generală sau pot păstra numerotarea proprie dacă corespund ordinii foilor din dosar;
Foliile curățate, care servesc ca distanțieri de distanțare în cutie, nu sunt numerotate. De exemplu, dacă sunt depuse mai multe fișiere personale ale angajaților concediați într-un caz, acestea sunt numerotate prin numerotare de la capăt la capăt, iar foile goale care separă fișierele personale unele de altele nu sunt numerotate.
în cazul detectării unui număr mare de erori în numerotarea foilor cazului, acestea sunt renumerotate. Când renumerotarea foi de numere vechi sunt barat, și plasat lângă noul număr al foii, la finalul cazului se face foaie nouă-martor, cu o veche foaie-martor barat, dar este stocat în cazul;
în prezența erorilor individuale în numerotarea foilor, în cazurile în care acestea se pregătesc de arhivele organizației pentru transferul către depozitul de stat, este permisă utilizarea numerelor de scrisori în acord cu arhiva statului. Când se numerotează astfel de cazuri pe o foaie neordonată, se pune numărul foii numerotate anterior cu adăugarea literelor a, b, c, d și așa mai departe. (foile de scris 5a, 10a, 10b).
Când un număr este repetat pe mai multe foi adiacente, literele a, b, c, etc sunt adăugate de asemenea la fiecare număr de foaie începând cu al doilea. De exemplu, în cazul în care foile de numerotare într-un caz, două dintre ele au numărul de serie "10", al doilea va avea numărul de serie "10a".
Uneori, când foile de numerotare la litere individuale foi lipsesc, adică numerotate 25 poate fi plasată cu numărul de secvență foaie 27. În acest caz, numărul foilor lipsă sunt indicate în cazul sheet-martor. De exemplu: "numerele pierdute-26". După cum sa spus mai sus, toate neajunsurile și corecțiile numerotării sunt consemnate în martorul de hârtie al cazului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: