Controlul obligațiilor societății în baza contractelor cu furnizorii și contractorii este mult mai ușor dacă termenii lor sunt combinați într-un singur registru. Pentru un șablon, puteți obține un model special în Excel.
Există trei foi în model:
- registrul contractelor;
- registrul plăților în cadrul contractelor;
- verificarea conformității sumelor în registrele contractelor și plăților.
Atenție vă rog! Șablonul sugerat conține macrocomenzi. Pentru a funcționa corect, trebuie să le permiteți accesul la program. După deschiderea fișierului, faceți clic pe butonul "Opțiuni" din formulele de alertă de siguranță care apar deasupra liniei (a se vedea Figura 1). În caseta de dialog, bifați caseta de lângă "Activați acest conținut".
Cum să mențineți un registru de contracte cu Excel
Figura 1. Registrul contractelor
Datele din registru trebuie introduse manual imediat după semnarea unui nou contract. În tabel, fiecare linie corespunde unui singur contract, toate câmpurile sale (cerințele documentului) sunt obligatorii pentru umplere:
- numărul contractelor;
- numele contrapartidei;
- numele operelor;
- valoarea plății în baza acestui contract (RUB cu TVA).
Setul de câmpuri din șablon este minim. Dacă este necesar, acesta poate fi completat cu date importante pentru companie: contacte ale contrapărții, data încheierii contractului, persoana responsabilă etc.
Pentru a exclude apariția duplicatelor contractuale, șablonul prevede verificarea intrării unui număr duplicat al contractului. Dacă utilizatorul introduce un număr care există deja în registru, programul va selecta automat aceleași celule în roșu.
Cum să mențineți un registru de plăți utilizând Excel
Figura 2. Registrul de plăți
Datele privind plățile trebuie efectuate imediat după înregistrarea unui nou contract în registrul contractelor într-o singură sumă sau în părți, în funcție de modalitățile.
În prima coloană, introduceți numărul contractului și apăsați Enter. După aceea, dintr-o foaie de „Registrul tratatelor“ pentru a trage datele corespunzătoare pentru coloana „contrapartea“, „Numele de muncă“, „suma totală“ și „Suma de plată“. O sumă în celula „Plată Suma“ este egal cu valoarea totală a contractului.
După completarea automată a informațiilor despre contrapartidă, numele lucrărilor și valoarea totală a contractului, rămâne să se precizeze data plății planificate.
În cazul în care contractul prevede o plată parțială a contrapărții, atunci fiecare etapă trebuie înregistrată în registrul de plăți. Pentru a face acest lucru, selectați următoarea celulă disponibilă în coloana "Numărul contractului" și duplicați numărul de contract, care se presupune că este plătit în mod progresiv. Completați manual suma și data plății. Prin urmare, suma plăților parțiale trebuie să fie egală cu valoarea totală a contractului.
Pentru a finaliza plata de înregistrare în registru, trebuie să adăugați manual în coloana „Note“ informații importante privind contractul și contrapartidă, de exemplu, mărimea amenzilor, necesitatea de a trimite o copie a contrapartidei ordinului de plată, și așa mai departe. D. Această informație va lua în considerare obligațiile contractuale atunci când efectuează plata sau prin transfer de plată către o dată ulterioară.
Pentru a găsi rapid un număr specific de contract, contrapartidă și alte detalii din registrul de plăți, puteți utiliza lista derulantă în titlul fiecărei coloane a tabelului.
După introducerea datelor, puteți crea un registru de plăți pentru ziua curentă. Pentru a face acest lucru, este suficient să instalați un filtru cu data de astăzi în coloana "Data de plată maximă". Dacă există o decizie de amânare a plății pentru o perioadă ulterioară, atunci noua dată trebuie specificată manual.
Astfel, cu înregistrarea la timp a noilor contracte și monitorizarea zilnică a plății plăților, registrul de plăți va conține întotdeauna informații actualizate.
Pentru plățile de sortare rapidă, în funcție de data planificată de plată și de muncă mai convenabil cu cele patru filtre sunt furnizate de masă: să plătească pentru 7, 12, 21 și 28 de zile. De exemplu, dacă faceți clic pe butonul „plată în termen de 7 zile“, în registru vor rămâne conturi de plătit în termen de șapte zile de la data curentă.
Utilizând butonul "Resetare", puteți elimina toți parametrii de filtrare (vezi Figura 2). O astfel de funcționare va contribui la planificarea mai precisă a plăților pentru perioada următoare și la gestionarea rapidă a acestora, luând în considerare obligațiile contractuale.
Cum de a controla egalitatea sumelor în registrele contractelor și plăților cu ajutorul programului Excel
Modelul registrului contractelor și plăților prevede verificarea conformității sumelor din contracte și a cererilor de plată. Pentru a face acest lucru, mergeți la o foaie separată "Verificare" (a se vedea Figura 3).
Figura 3. Verificarea egalității sumelor în registrele contractelor și plăților
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: