Ghid de raportare

În acest articol

Selectați aspectul raportului

Atunci când creați un raport, trebuie mai întâi să determinați modul în care trebuie plasate datele pe pagină și modul în care acestea vor fi stocate în baza de date. În timpul întocmirii raportului, puteți afla că plasarea datelor în tabele nu vă va permite să creați raportul necesar. Un astfel de rezultat poate însemna că tabelele nu sunt normalizate, adică stocarea datelor este organizată ineficient.

Pentru mai multe informații despre normalizare, consultați legătura cu informații de bază despre structura bazei de date din secțiunea Vezi.

Creați o schiță de raport

De exemplu, puteți include în raport un rând de informații despre produse, mai multe linii repetitive de produse de vânzări și un rând cu totalul vânzărilor produsului. Această secvență este apoi repetată pentru toate produsele următoare până la sfârșitul raportului. Raportul poate fi, de asemenea, o listă simplă a datelor într-un tabel - în acest caz, schița va conține o secvență de rânduri și coloane.

Notă: Această tehnică este foarte utilă dacă raportul nu este creat pentru dvs. În acest caz, clientul poate desena o schiță înainte de a începe lucrul.

După crearea schiței, stabiliți tabelele care conțin datele care vor fi incluse în raport. Dacă toate datele se află în același tabel, puteți crea un raport direct pe baza acestui tabel. Mai des, datele necesare sunt stocate în mai multe tabele și combinate înainte ca raportul să fie inclus în raport utilizând o interogare. Interogarea poate fi încorporată în proprietatea raportului RecordSource sau creată ca o interogare salvată separată, care este baza raportului.

Pentru mai multe informații despre utilizarea interogării ca sursă de date pentru raport, consultați linkul din secțiunea Vedeți.

Distribuirea datelor pe secțiuni ale raportului

Raportul conține una sau mai multe secțiuni. Una dintre secțiuni - secțiunea de informații - este prezentă în toate rapoartele. Această secțiune este repetată pentru fiecare intrare din tabelul sau interogarea pe care se bazează raportul. Alte partiții sunt opționale, se repetă mai rar și sunt de obicei utilizate pentru a afișa informații generale pentru un grup de înregistrări, o pagină de raport sau întregul raport.

Următorul tabel arată unde sunt localizate partițiile și în ce scop sunt utilizate în mod obișnuit.

Totaluri de grupuri (totaluri, scoruri, medii și așa mai departe)

Pentru informații despre adăugarea sau eliminarea secțiunea antet a raportului și note sau a vedea antetele si subsolul paginii. Adăugarea și eliminarea antet și ia act de raportul sau pagina a acestui articol. Segmentele de antet și notele de grup sunt adăugate utilizând zona de grupare, sortare și totaluri în modul Layout sau Design.

Pentru mai multe informații despre utilizarea panoului de grupare, sortare și totaluri, consultați linkul pentru materiale privind crearea rapoartelor grupate sau agregate în secțiunea Vedeți.

Determinarea amplasării datelor detaliate

Layout într-o coloană. Aspectul din coloană seamănă cu un formular care este completat când se deschide un cont bancar sau se cumpără bunuri într-un magazin online. Fiecare bucată de date are o etichetă, câmpurile se urmează într-o coloană. Acest aspect este potrivit pentru rapoartele care conțin prea multe câmpuri, astfel încât acestea să poată fi trimise într-un format de tabel, altfel lățimea coloanelor va depăși lățimea raportului. Următoarea figură prezintă raportul angajaților, creat folosind un aspect într-o coloană.

Notă: În expertul de raportare, acest aspect este denumit aspectul unei coloane.

Alinierea aspectului. Dacă raportul este creat utilizând Expertul de raportare, puteți utiliza aspectul aliniat. În acest format, înregistrările sunt afișate cât mai compact posibil, ținând cont de lățimea totală a paginii. Desigur, puteți obține acest rezultat fără a utiliza Expertul de raportare, totuși, alinierea exactă a câmpurilor este o procedură foarte laborioasă. Următoarea figură prezintă raportul angajatului creat utilizând un aspect mapat în Expertul de raportare.

Un raport aliniat este potrivit dacă doriți să afișați un număr mare de câmpuri în raport. Dacă imprimați aceleași date în exemplul anterior, utilizând dispunerea tabelului, câmpurile vor merge la marginea paginii. Dacă utilizați un aspect într-o coloană, veți avea nevoie de mult mai mult spațiu vertical pentru fiecare înregistrare, ceea ce va duce la o ieșire de hârtie și va îngreuna citirea raportului.

Pentru instrucțiuni pas cu pas despre crearea unui raport utilizând diferite machete, consultați linkul la material pentru crearea unui raport simplu în secțiunea Vedeți.

Utilizarea schemelor de control pentru alinierea datelor

Liniile Orange indică comanda rânduri și coloane de aspect, ele sunt vizibile numai în cazul în care raportul sau aspectul este deschis în modul de proiectare. Layouts controale contribuie la realizarea coerenței în alinierea datelor în rânduri și coloane, precum și a face mai ușor pentru a adăuga, redimensiona sau șterge câmpuri. Cu instrumentele disponibile în grupul de control aspect pe tab-ul Locul de amplasare (disponibil în Layout sau design Mod de vizualizare), puteți schimba tipul de comandă sau elimina din aspectul care vă permite să plasați controalele într-un raport, în orice ordine.

Pentru mai multe informații despre lucrul cu machete de control, consultați linkul pentru materialul de editare și editare a rapoartelor din secțiunea Vedeți.

Adăugarea și eliminarea antetului sau antetului paginii și a notelor de raport

Așa cum am menționat mai devreme în acest articol, anteturile și subsolurile, anteturile și notele sunt secțiuni de rapoarte care conțin informații comune întregului raport sau paginilor individuale de raport. De exemplu, adăugând secțiunea "Subsol", puteți afișa numărul paginii în partea de jos a fiecărei pagini și adăugând secțiunea "Antetul raportului" - afișați numele întregului raport.

Adăugarea unui antet sau a unui antet și a unui raport

În panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Constructor din meniul contextual.

Fiecare raport conține o secțiune "Date" și poate include și secțiunile "Antet raport", "Antet", "Subsol" și "Notă raport". În plus, în cazul în care nivelurile de raport de grupare pot fi afișate titluri și grupuri de note (cum ar fi titlul -. Stocate așa cum se arată în exemplul anterior). În mod implicit, antetele și notele de grup sunt numite utilizând numele câmpului sau expresia pe care se bazează grupul. În acest caz, câmpul de grupare are numele "Stocați ca".

Pentru mai multe informații despre crearea rapoartelor grupate și a rezumatelor, consultați linkul din "A se vedea", de asemenea.

Pentru a adăuga o secțiune a raportului antet sau subsol sau antet sau notele de raport, faceți clic dreapta pe oricare dintre domeniile de partiționare și selectați din antetul de meniu pop-up și subsolul sau notă antet / raport.

Notă: dacă această secțiune este deja inclusă în raport, va fi emis un avertisment pentru a șterge partiția existentă și comenzile pe care le conține.

După aceasta, puteți să mutați controalele existente în partiții noi sau să adăugați altele noi.

Pentru mai multe informații despre adăugarea câmpurilor și a altor controale la un raport, consultați linkul din Vedeți de asemenea.

Eliminați antetul sau antetul paginii și notele de raport

În panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și selectați Design din meniul contextual.

Faceți clic dreapta pe zona de selecție a secțiunii și selectați Anteturi sau Titlu / Raportare subsol din meniul contextual.

Sfaturi pentru formatarea diferitelor tipuri de date

Câmpurile cu capacitatea de a seta mai multe valori Controlul implicit pentru un câmp cu capacitatea de a seta mai multe valori este o casetă combo. Această alegere poate părea ciudată pentru articolul din raport, deoarece nu puteți face clic pe săgeata cutie combo din raport. Cu toate acestea, în raport, caseta combo acționează ca o casetă de text. Săgeata este afișată numai în vizualizarea Design.

Dacă câmpul conține mai multe valori, aceste valori sunt separate prin virgule. Dacă caseta combo nu este suficient de largă pentru a afișa toate valorile într-un rând și proprietatea CanGrow a acestui câmp este setată la Da. valorile vor fi transferate la următoarea linie. În caz contrar, valorile sunt trunchiate. Pentru a seta valoarea proprietății CanGrow pentru controlul, deschide raportul în vedere sau modul de proiectare Aspect, faceți clic pe control, apoi apăsați F4 pentru a afișa fereastra Properties a controlului. Proprietatea CanGrow este disponibilă atât în fila Format. și pe tab-urile All (Toate) ale proprietăților controlului.

Formate câmpuri de text În mod implicit, un câmp de text este utilizat pentru câmpul de text îmbogățit. Dacă câmpul de text nu este suficient de larg pentru a afișa toate valorile într-un rând și proprietatea CanGrow a acestui câmp este setată la Da. valorile vor fi transferate la următoarea linie. În caz contrar, valorile sunt trunchiate. Pentru a seta valoarea proprietății CanGrow pentru controlul, deschide raportul în vedere sau modul de proiectare Aspect, faceți clic pe control, apoi apăsați F4 pentru a afișa fereastra Properties a controlului. Proprietatea CanGrow este disponibilă atât în fila Format. și pe tab-urile All (Toate) ale proprietăților controlului.

Câmpul de text îmbogățit vă permite să formatați text în mai multe moduri. De exemplu, puteți sublinia câteva cuvinte din text și alte cuvinte sunt evidențiate cu caractere cursive. De asemenea, puteți seta un stil obișnuit de formatare pentru un câmp de text care conține text formatat. Formatul casetei de text se aplică numai textului pentru care formatul a fost specificat specific utilizând capacitatea de formatare a textului.

Setarea stilurilor de formatare într-o casetă de text care afișează un câmp text îmbogățit

Faceți clic dreapta pe raport în panoul de navigare și alegeți Modul de configurare din meniul contextual.

Faceți clic pe caseta de text în care este afișat câmpul de text îmbogățit, apoi pe fila Format din grupul Font selectați stilul de formatare pe care doriți să îl aplicați.

Câmpurile de atașament Câmpurile de atașament utilizează un control special care nu este disponibil pentru alte tipuri de date. Puteți atașa mai multe fișiere într-o înregistrare utilizând un câmp "Atasament", dar la un moment dat în câmp puteți vedea informații despre un singur atașament. În mod prestabilit, comanda de atașament afișează o pictogramă sau o imagine, în funcție de tipul de fișier al atașamentului care este afișat în prezent cu acest control. Dacă doriți, puteți seta proprietățile comenzii pentru atașamente, astfel încât toate fișierele atașate să fie afișate ca pictograme sau o pictogramă capsată, iar numărul de atașamente să fie afișat pur și simplu în câmp. Să presupunem că raportul utilizează deja un control pentru atașamente. În acest caz, efectuați următoarea procedură pentru a configura corect proprietățile acestui control.

Pentru mai multe informații despre adăugarea câmpului atașament la raport, consultați legătura cu materialul pentru atașarea fișierelor și imaginilor la înregistrările bazei de date în secțiunea Vedeți.

Setați proprietățile de afișare pentru câmpul atașament