Cum să organizați o listă de cazuri, contacte și întâlniri

Cu el, acum ne cunoaștem.

Cum se creează un program nou

Cea mai ușoară cale este să faceți clic pe unul dintre butoanele din panoul Microsoft Office :.

Deoarece programul Schedule + vă permite să organizați o listă de întâlniri, sarcini și contacte, există trei butoane: "întâlnire nouă", "sarcină nouă", "contact nou".

Faceți clic, de exemplu, pe (contact nou). Veți vedea caseta de dialog:

Sunteți invitat să vă înregistrați. Deoarece pot exista mai multe programe personale pe un singur computer, Schedule + ar trebui să-și dea seama cu cine să lucreze cu acum. Introduceți numele dvs. (și dacă lucrați în Exchange, apoi numele dvs. de utilizator: atunci veți avea opțiuni suplimentare disponibile). În timp ce, în ordinea pregătirii, lăsați-l să fie doar "Ivanov".

Desigur, programele sunt stocate într-un fișier cu tipul (extensia) scd. Vi se cere să salvați acest fișier în dosarul Programare. Nu vă lăsați să provocați: toate fișierele dvs. ar trebui să fie stocate în dosarele dvs. sau, în cel mai rău caz, în dosarul "Documentele mele". Deoarece deja știți cum să utilizați această casetă de dialog, dați programului un nume (de exemplu, Cazuri) și salvați programul.

Cum să mențineți o listă de contacte

Și observați că programul Schedule + vă va aminti de evenimentul viitoare. Trebuie doar să porniți computerul și să se execute programul Schedule +. Dar, pe idee, Schedule + ar trebui să lucreze în mod constant. Deci, acesta este un program prin natura, că trebuie să rămână treaz întotdeauna când ești treaz.

Cum pot seta aceste date? Trebuie doar să bifați și apoi să faceți clic pe dată. Un calendar va cădea, care poate fi rotit apăsând pe săgețile din colțul din stânga sus și din dreapta sus.

Există, de asemenea, o fila Note, dar este destul de simplă. Acolo puteți scrie tot felul de texte precum "Personajul este nordic, condimentat", "nu bea coniac", "îi place să aburi" etc. Râzând de râs, și când se pregătește pentru o întâlnire de afaceri, uneori înregistrările precum "nu suferi presiune, dar poți convinge" ajuta foarte mult.

Se introduce noul contact. Faceți clic pe OK.

Aici Programul + sa grăbit și ți-a arătat imediat programul întâlnirilor. Fiecare legumă are timpul propriu și nu am terminat încă să ne cunoaștem contactele. Dați clic pe fila Persoane de contact.

Înainte de a continua, urmați-vă

Pentru a elimina o persoană din lista de contacte, faceți clic dreapta pe rândul pe care doriți să-l ștergeți. Va apărea un meniu de comenzi rapide

Exercitarea. Eliminați o persoană din lista de contacte.

De obicei, lista este ordonată după numele de familie. Dar acest lucru nu este necesar. Efectuați Sortare sortare și faceți clic pe fereastra Nume. O întreagă listă va cădea:

Restul este de înțeles. Puteți sorta lista cu orice coloană. Acest lucru este convenabil dacă doriți, de exemplu, să selectați pe toți cei care locuiesc într-un anumit oraș sau care lucrează într-o anumită organizație. Cu toate acestea, sortarea nu este singura modalitate de a face acest lucru. Mai mult, acest lucru nu este cel mai bun mod. Același obiectiv poate fi atins prin gruparea sau căutarea de înregistrări. Sortarea este folosită foarte rar.

Cum puteți găsi intrarea dorită în lista de contacte

Da, rulați doar Edit Find.

Pur și simplu introduceți numele dorit (sau numele organizației), faceți clic pe Start search for (Începeți căutarea) și. Dacă accesați imediat intrarea dorită, faceți clic pe Închidere și, dacă nu, faceți clic pe butonul Căutați în continuare.

Exercitarea. Găsiți persoana din listă specificând numele de familie.

Exercitarea. Găsiți persoana din listă specificând numele persoanei.

Exercitarea. Găsiți persoana din listă, indicând organizația în care lucrează.

Modul de grupare a intrărilor în lista de contacte

În mod firesc, trebuie să efectuați gruparea de vizualizare.

Experiment. Faceți gruparea după organizație și vedeți rezultatul.

Cum ai mai făcut asta?

Cum o faci acum?

O listă de contacte care conține toate informațiile necesare despre o persoană este stocată în Schedule +. Lista poate fi grupată pe orice semn, puteți găsi rapid înregistrarea dorită. Toate modificările din listă sunt făcute foarte simplu. Memento-urile evenimentelor viitoare sunt făcute automat. Dacă computerul este conectat la un modem, computerul poate forma numărul de care aveți nevoie. Datele din lista de contacte pot fi transferate cu ușurință în orice aplicație (de exemplu, puteți utiliza lista de trimitere în Word în Word.

Desigur, nu toate acestea sunt capabilitățile listei de contacte. Puteți utiliza această listă atunci când planificați întâlniri și cazuri, dar mai multe despre aceasta mai târziu.

Apropo, cum pot folosi în continuare lista de contacte ca o listă de corespondență în Word?

Cum se utilizează lista contactelor ca listă de corespondență în Word

În câmpurile de îmbinare au apărut câmpurile din lista de contacte:

Exercitarea. Implementați o listă de corespondență din Word folosind programul Schedule +.

Cum să păstrați o listă de întâlniri

Cu lista de contacte pe care ne-am dat seama, acum este momentul să începeți să vă planificați timpul. De fapt, problema este împărțită în două. În primul rând, există o listă de cazuri (sarcini) care trebuie făcute. Aceste cazuri pot fi importante sau mai puțin importante, pot fi urgente și non-urgente, pot fi grupate după un anumit tip de trăsături. În al doilea rând. există întâlniri programate pentru o anumită perioadă de timp și este important să nu uitați de ele și să vă pregătiți pentru ele la timp. Asta e ceea ce "în al doilea rând" suntem acum și vor vorbi.

Cum puteți atribui o nouă întâlnire

Dacă Schedule + nu rulează (ah-ah-ah, cum ai ajuns în această viață?) Apoi poți da clic pe butonul din panoul Microsoft Office.

Și dacă îl executați, faceți clic pe fila Aplicații

Acesta este programul întâlnirilor (până acum goale). Să planificăm o întâlnire. Selectați o zi (orizontal) și o oră (verticală) și faceți clic dreapta pe intersecție.

Cum să reprogramați o întâlnire sau să o repetați

Viața este viața, și nu întotdeauna întâlnirile sunt ținute tocmai în momentul în care sunt numiți. Cineva sa îmbolnăvit, a avut o chestiune mai importantă, nu documente pregătite.

Făcând clic pe întâlnirea potrivită din program cu tasta potrivită, veți obține un meniu de comenzi rapide:

Exercitarea. Învățați-vă opțiunea Transfer de întâlnire. Este foarte simplu.

Din nou, unele întâlniri sunt ținute de mai multe ori, dar în mod regulat. În fiecare luni, la ora 9:00, întâlnirea, în fiecare a doua joi a lunii - un seminar etc. În același meniu contextual, există elementul Make Duplicate.

Exercitarea. Învățați-vă singur acest punct. Faceți o întâlnire cu Sidor Sidorov la ora 18:00, repetând în fiecare vineri, cu o notă "cumpărați bere". Verificați dacă se repetă cu adevărat.

Uneori este logic să te uiți la lista întâlnirilor pentru o săptămână, o lună și așa mai departe. Pentru a face acest lucru, există tab-uri corespunzătoare. De exemplu, făcând clic pe fila Săptămâna. Veți vedea

Săgețile din partea de sus (în linia cu numele lunii) vă permit să vă mutați în funcție de lună.

Exercitarea. Faceți o plimbare în alte luni.

Exercitarea. Încercați marcajele Săptămâna, Ziua.

Cum ai mai făcut asta?

Cum o faci acum?

Toate reuniunile sunt înregistrate în lista întâlnirilor. Reamintirea întâlnirilor se face automat și în avans. Puteți să vă reasociți întâlnirea în orice moment, puteți vedea lista întâlnirilor la orice nivel convenabil pentru dvs.

Cum să păstrați o listă de sarcini

Ce vezi pe acest ecran?

• Revista ON LINE
• Dezvoltarea manualelor metodice
• Afaceri organizatorice pentru centrul de instruire
• miscelaneu
• Aspecte tehnice

În plus, fiecare sarcină are prioritate (1 - critică, 2 - importantă, 3 - importanță medie, și așa mai departe).

În plus, sarcina poate avea un termen specific.

Și, în final, sarcina necesită o anumită perioadă de timp pentru implementarea ei.

Așadar, organizând o listă de sarcini (care este atribuirea lor unor proiecte specifice, indicând importanța, durata și calendarul), vă veți ușura munca.

În al doilea rând, lista de sarcini va fi întotdeauna sortată. De obicei, sarcinile sunt ordonate în așa fel: în primul rând după importanță, apoi prin termeni și, în final, prin alfabet. Și asta înseamnă că nu veți pierde multe cazuri importante și urgente.

Cum se creează un nou proiect

Desigur, trebuie să începem cu asta. În fereastra Schedule +, faceți clic pe fila Activități.

Importanța este importanța "implicit". Când creați o nouă sarcină în cadrul proiectului, acesta atribuie automat gradul de importanță acceptat implicit pentru acest proiect.

Exercitarea. Creați un proiect "Afaceri organizaționale" cu importanță 2.

Exercitarea. Creați proiecte specifice activității dvs.

Cum să înregistrați o nouă sarcină

Faceți clic pe butonul din bara de instrumente Microsoft Office.

În fereastra Descriere introduceți o descriere a sarcinii (de exemplu, "Apelați Sidorov" sau "Raport pentru trimestrul 3").

Dacă lucrarea trebuie terminată până la o anumită dată, specificați-o. În caz contrar, eliminați bifa din caseta Data de încheiere.

Dacă lucrarea este lungă, indicați durata acesteia în căsuța "Începeți cu".

Asigurați-vă că indicați proiectul și menționați importanța sarcinii.

Dacă doriți să fiți informat automat că este timpul să începeți lucrarea, puneți o bifă în caseta Alertă.

Puteți adăuga sarcini direct în lista de sarcini prin simpla apăsare a tastei [Insert].

Exercitarea. Adăugați o activitate utilizând tasta [Insert].

Exercitarea. Completați lista de sarcini cu sarcinile proprii în funcție de preferințele dvs. Încercați să păstrați lista sarcinilor de o importanță diferită care aparțin unor proiecte diferite, urgente și non-urgente.

Cum să notați sarcina efectuată

Prima coloană din lista de sarcini are un marcaj de check în locul titlului. Doar faceți clic pe linia cu descrierea sarcinii pentru această coloană - și sarcina este marcată ca terminată. Probabil că dispare imediat de pe ecran. Dar Schedule + nu a uitat de asta. Despre cum să vezi toate sarcinile, inclusiv cele deja efectuate - puțin mai târziu.

Cum se gestionează vizualizarea listei de sarcini

În primul rând, lista poate fi sortată. Efectuați sortarea Sortare.

Cel mai adesea, sarcinile sunt organizate în acest fel.

Exercitarea. Aduceți dialogul în aceeași vizualizare.

În al doilea rând, lista de sarcini poate fi filtrată. Selectați Vizualizare selecție.

În general, totul este clar aici. Încercați aceste moduri.

Cum se imprimă o listă de sarcini

Se pare că totul este simplu. Alegeți File Print (Tipărire fișier) și - hai să mergem. Dar lucrul este că există o mulțime de posibilități de imprimare: alegerea fonturilor și formatul de hârtie (puteți imprima direct în forma în care lista de cazuri se află în organizatorul obișnuit).

Adesea, cele trei încarnări Schedule + sunt interdependente. De exemplu, atunci când atribuiți o întâlnire cu Ivan Ivanov, apoi la această întâlnire trebuie să pregătească anumite documente (de exemplu, se adaugă o sarcină în lista de sarcini), precum și informații despre Ivan Ivanov se află în lista de contacte. Prin clic dreapta pe înregistrarea întâlnirii în lista de întâlniri, veți obține un meniu contextual:

Și, invers, când faceți clic dreapta pe sarcina din lista de sarcini: consultați meniul contextual:

Exercitarea. Legați sarcina din lista de sarcini la o întâlnire specifică.

Exercitarea. Conectați întâlnirea din lista de întâlniri cu o anumită sarcină.

Cum ai mai făcut asta?

Lista sarcinilor dvs. a existat fie pe o bucată de hârtie, fie pe foile organizatorului sau într-un fișier de cartelă sau chiar pe foile calendarului. Sarcinile nu au fost ordonate în funcție de prioritate, fiind greu grupate în funcție de proiecte.

Cum o faci acum?

O listă de sarcini care conțin toate informațiile necesare despre sarcină (importanță, urgență, durată etc.) este stocată în Planificator. Lista poate fi grupată pe orice semn, puteți găsi rapid înregistrarea dorită. Toate modificările din listă sunt făcute foarte simplu. Memento-urile despre lucrările expirate și care nu au început la timp sunt efectuate automat.

Articole similare

• Poate organiza aproape orice întâlnire cu fosta soție Abramovici suspectată de organizarea de contacte

Trimiteți-le prietenilor: