Dintr-o cameră nepotrivită cu documente prafuite, arhiva organizației se poate transforma într-o scenă cu o poveste interesantă. Cine și pe ce motive pot fi confiscate documentele companiei? Cum puteți evita sau întârzia acest moment neplăcut? Și cum să reducem nivelul prejudiciilor posibile pentru întreprindere?
Tatyana Voitsekhovich, expert de conducere al companiei Arhiva Delis privind prelucrarea documentelor de arhivă
Documentele stau la baza activităților oricărei organizații, deoarece conțin date despre fiecare operațiune semnificativă. Cu toate acestea, după cum arată practica, astfel de informații pot deveni un obiect de interes nu numai pentru angajații și contractanții organizației, ci și pentru anumite organisme care au dreptul de a autoriza retragerea documentelor.
Sechestrarea documentelor se poate face în implementarea diferitelor activități:
- de control;
- investigație operativă;
- în cursul procedurilor administrative și penale.
Cu toate acestea, având în vedere amploarea acestui subiect, care nu poate fi acoperită integral într-un articol, vom vorbi doar despre acțiunile organismelor fiscale și ale altor organisme în timpul activităților de control și de investigație operațională.
Retragerea documentelor de către autoritățile fiscale
Sechestrarea documentelor în ordinea controlului fiscal se numește sechestru (articolul 94 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Convinuirea nu poate fi făcută în afara domeniului de aplicare al auditului fiscal la fața locului (clauza 1 articolul 94 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Este posibil ca contribuabilul, în cadrul auditului fiscal la fața locului, să nu furnizeze autorității fiscale documentele solicitate de oficialul fiscal în termen de cinci zile. În plus, autoritatea fiscală trebuie să emită o decizie privind sechestrarea, semnată de către șeful sau adjunctul său.
Procedura de confiscare a documentelor:
(1) Înainte de începerea sechestrului, un funcționar al autorității fiscale trebuie să:
decret privind producerea unui sechestru și explică persoanelor prezente drepturile și obligațiile acestora.
(2) Funcționarul autorității fiscale invită persoana de la care se execută confiscarea documentelor și a articolelor, le eliberează în mod voluntar, iar în caz de refuz, sechestrarea este obligatorie.
3. În caz de refuz persoanei de la care confiscarea, spații deschise sau în alte locuri în care pot fi supuse confiscării de documente și obiecte, un funcționar al autorității fiscale are dreptul de a face acest lucru le evitând provocând nu provoacă daune inutile pentru încuietori, uși și alte elemente.
4. Documentele confiscate și elementele sunt enumerate și descrise în raportul adâncitura sau stocurilor atașate cu numele exact, cantitatea iindividualnyh caracteristici ale obiectelor, și dacă este posibil - costul elementelor.
În plus, există o serie de reguli speciale. privind confiscarea:
1. Nu este permisă producerea documentelor și a obiectelor pe timp de noapte.
(2) Sechestrarea documentelor și obiectelor se efectuează în prezența martorilor și persoanelor în care se confiscă documentele și obiectele. Dacă este necesar, un specialist este invitat să participe la producerea sechestrului.
3. Documentele și obiectele care nu au legătură cu obiectul auditului fiscal nu pot fi retrase.
În ceea ce privește producerea sechestrului, confiscarea documentelor și a elementelor, se întocmește un protocol (articolul 99 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Pe lângă autoritățile fiscale și serviciile implicate în activitatea de căutare operațională, dreptul de a confisca documentele este îndreptățit:
- Camera de contabilitate în cursul controlului asupra execuției bugetului;
- Organele controlului de stat asupra prospecțiunile geologice și de explorare a depozitelor de metale prețioase și pietre prețioase, extracția, producerea, utilizarea și tratarea, în scopul de a obține informații cu privire la primirea, cheltuielile, contabilitate, depozitare de metale prețioase și pietre, și altele.
Copii sau scripturi?
Este important să rețineți că copiile documentelor ar trebui confiscate. Originalele sunt retrase în cazul în care autoritățile fiscale au motive suficiente pentru a considera că documentele originale vor fi distruse, ascunse, corectate sau înlocuite (clauza 8, articolul 94 din Codul fiscal).
Dacă originalele sunt retrase. din care se fac copii, care sunt certificate de un funcționar al organismului autorizat și transferate persoanei de la care sunt confiscate. Dacă este imposibil să se producă sau să transfere copii realizate simultan cu confiscarea documentelor autorității fiscale le trimite la persoana de la care au fost confiscate documentele, în termen de cinci zile după confiscarea (n. 8, art. 94 din Codul fiscal).
Dacă după cinci zile după confiscarea documentelor de copii certificate nu au fost transferate persoanei de la care a confiscat documente, copii legalizate ale documentelor în trei zile, ar trebui să fie trimise prin scrisoare recomandată, așa cum este înregistrat în minute cu numere poștale plecare.
Neîndeplinirea de către oficialii Inspectoratului Fiscal de Stat a procedurii de confiscare (confiscare) a documentelor sau întocmirea unui protocol poate servi drept ocazie pentru recurs în instanță. În practica judiciară, există cazuri în care instanța a luat partea contribuabililor.
La rezolvarea sarcinilor activității de căutare operațională, organele abilitate să o implementeze au dreptul:
1. Se efectuează în mod public și privat măsuri de investigație enumerate la articolul 6 din Legea federală, pentru a produce atunci când se efectuează confiscarea documentelor, obiecte, materiale și mesaje, precum și de a întrerupe furnizarea de servicii de telecomunicații în cazul unei amenințări imediate pentru viața și sănătatea persoanei, precum și amenințări statală, militară, economică sau de mediu a Federației Ruse.
(2) În cazul confiscării documentelor, obiectelor și materialelor pe parcursul desfășurării vocalelor activităților de căutare operativă, oficialul care a efectuat confiscarea întocmește un protocol în conformitate cu cerințele legislației privind procedura penală a Federației Ruse.
O listă completă de organisme autorizate să efectueze confiscarea documentelor în desfășurarea activităților de căutare operațională este stabilită în art. 13 din lege. Pe teritoriul Rusiei, dreptul de a efectua activități de căutare operațională este oferit diviziilor operaționale:
- Organele afacerilor interne ale Federației Ruse;
- Organele Serviciului Federal de Securitate;
- Organele federale de protecție a statului;
- Autoritățile vamale din Federația Rusă;
- Serviciul de Informații Externe al Federației Ruse;
- Serviciul Penitenciar Federal;
- Organele de control al circulației drogurilor narcotice și a substanțelor psihotrope.
Nerespectarea cerințelor legale ale funcționarilor organelor care desfășoară activități de căutare operațională sau împiedicarea punerii în aplicare juridică a acesteia presupune răspunderea prevăzută de legislația Federației Ruse.
Motivele pentru desfășurarea activităților de căutare operațională
1. Prezența unui caz penal încântat.
2. Informațiile privind următoarele elemente care au devenit cunoscute organelor care desfășoară activități de căutare operațională:
- semne ale unui act ilegal comis, comis sau comis, precum și despre persoanele care îl pregătesc, săvârșesc sau se angajează, dacă nu există date suficiente pentru a rezolva problema inițierii unei cauze penale;
- evenimente sau acțiuni care creează o amenințare la adresa securității de stat, militare, economice sau de mediu a Federației Ruse;
- persoanele ascunse de organele de anchetă, de investigare și de judecată sau de evitare a pedepsei penale;
- persoanele care lipsesc și descoperirea cadavrelor neidentificate.
3. Instrucțiunile anchetatorului, organul de cercetare, instrucțiunile procurorului sau hotărârea judecătorească în cauzele penale în procedurile lor.
4. Solicitările altor organisme care desfășoară activități de căutare operațională pe motivele specificate în acest articol.
5. Decizia privind aplicarea măsurilor de securitate pentru persoanele protejate, efectuată de organele de stat abilitate în modul prevăzut de legislația Federației Ruse.
6. Solicitările organizațiilor internaționale de aplicare a legii și ale agențiilor de aplicare a legii ale statelor străine, în conformitate cu tratatele internaționale ale Federației Ruse.
Organismele care desfășoară activități de căutare operațională, în limitele competențelor lor, au, de asemenea, dreptul de a colecta date. necesare pentru luarea deciziilor:
1. La accesul la informații care constituie un secret de stat.
2. La admiterea la muncă legate de operarea obiectelor care prezintă un pericol crescut pentru viața și sănătatea oamenilor, precum și pentru mediul înconjurător.
3. Cu privire la admiterea la participarea la activitatea de căutare operativă sau la accesul la materialele obținute ca urmare a implementării sale.
4. Înființarea sau menținerea unei relații de cooperare cu o persoană în timpul pregătirii și desfășurării activităților de căutare operațională.
5. Să asigure siguranța organismelor care desfășoară activități de căutare operațională.
6. Cu privire la emiterea de autorizații pentru activități private de detectivi și securitate.
Acțiunile angajaților în aplicarea ordonanței lor sunt reglementate de reglementările departamentale, cunoscute numai unui număr redus de persoane.
Recomandări practice în timpul activităților de căutare operațională
1. Nu vă panicați, ci acționați cu sânge rece și încercați să trageți timp, fără a refuza autorităților să emită documente. Este de dorit să înregistrați toate negocierile cu ajutorul unui dispozitiv de înregistrare a sunetului.
2. Solicitați angajaților să prezinte documentele personale (certificate). Nu uitați să suprascrieți toate datele afișate în ele.
3. Cereți angajaților să prezinte un document semnat de către cap și având un sigiliu. Dacă nu există un astfel de document, iar angajații insistă să își îndeplinească acțiunile, ar trebui să li se ceară să contacteze șeful.
4. Apelați 02 (aceștia înregistrează toate apelurile) și rugați-i să vă ajute să aflați situația.
Cum să vă asigurați documentele în caz de retragere
Pentru a reduce nivelul de risc în îndepărtarea documentelor, conducerea companiei trebuie să ia măsuri prealabile în avans, ceea ce va ajuta în cazul în care organele fiscale și alte organisme de reglementare sunt prinse fără consimțământ.
În primul rând, conducerea companiei poate proteja documentele de la astfel de surprize prin organizarea arhivei distribuite geografic, care trece documente de stocare în afara amplasamentului. Depozitarea în afara amplasamentului presupune o astfel de organizare a arhivei, în care documentele sunt scoase din spațiile de birouri și depozitate în magazine de arhivă specializate, cu un nivel sporit de securitate.
Cu toate acestea, nu uitați că nici o companie de arhivare nu vă va asigura de răspundere. care rezultă din acțiuni neautorizate, inclusiv în legătură cu organismele de control.
În al doilea rând, trebuie reținut că fiecare document are o perioadă de depozitare proprie, după care trebuie distrusă. Alocarea în timp util a cazurilor la distrugere poate salva societatea de riscurile care decurg din accesul organismelor autorizate la documentele cu perioade de depozitare expirate, care pot conține informații de natură compromițătoare.
În al treilea rând, în timpul activităților de control și de căutare, se pot confisca atât copii, cât și documentele originale. În cazul în care documentele originale au fost confiscate, compania se află fără documente importante care sunt necesare pentru a menține procesele eficiente de afaceri.
Pentru a rezolva această problemă, managementul unor companii implementează sistemul electronic de arhivare. care le permite să aibă o copie a documentelor indiferent de locul în care se află fizic în momentul de față. În plus, dacă este necesar, informațiile de la baza arhivei electronice pot fi extrase la cererea agențiilor fiscale și de aplicare a legii.
Pentru mai multe informații despre evenimentele care au loc în confiscarea documentelor, efectuate în cadrul procedurilor administrative și penale, puteți afla în articolul „Confiscarea documentelor:. Control, administrativ și procedurilor penale“
Dicționarul clinicii juridice virtuale:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: