Reguli pentru întâlniri - întâlniri productive

Nu este nevoie să vă inventați propria abordare pentru a organiza întâlniri. Toate instrumentele și tehnicile necesare au fost deja găsite și s-au dovedit eficiente. Acestea sunt testate de multe companii de succes din întreaga lume. Apoi, vom examina toți pașii principali și vom oferi toate recomandările necesare pentru implementarea cu succes a acestora.

O întâlnire productivă presupune utilizarea rațională a timpului de lucru al angajaților: la urma urmei, aceștia se reunesc pentru a produce un anumit rezultat. Există trei condiții-cheie, fără care reuniunea nu poate fi eficientă:

1. Este necesar să se definească în mod clar scopul reuniunii, precum și înainte de a implementa orice inițiativă de îmbunătățire a proceselor de afaceri, este necesar să se stabilească obiectivele acesteia.
2. Reuniunea trebuie să respecte anumite reguli și recomandări (adică standarde).
3. Pentru ca întâlnirea să fie fructuoasă, toți cei prezenți trebuie să participe activ la ea.

Pentru a vă face eficiente întrunirile în organizația dvs., tratați-le ca procese de afaceri: dezvoltați reguli pentru comportamentul acestora și respectați aceste reguli.

Regulile de bază ale reuniunilor:

• determinarea scopului și a ordinii de zi;
  
• să identifice participanții la întâlnire și să informeze pe toți în legătură cu aceasta în avans;
  
• distribuie roluri și responsabilități;
  
• la întâlnire, urmați regulile de bun gust;
  
• să mențină un protocol și, la încheierea reuniunii, să elaboreze un plan pentru acțiuni ulterioare;
  
• să elaboreze un program pentru următoarea reuniune;
  
• evaluarea întâlnirii;
  
• să distribuiți participanților la procesul-verbal procesul-verbal al reuniunii.
  

Obiectivele reuniunii ar trebui să fie succinte și ușor de înțeles. La sfârșitul întâlnirii, participanții ar trebui să poată stabili cu ușurință dacă și-au îndeplinit obiectivele sau nu.

Pe ordinea de zi trebuie incluse următoarele informații:

• subiectele examinate (inclusiv o scurtă descriere a fiecărui element);
  
• raportor pe fiecare subiect;
  
• timpul alocat pentru fiecare subiect / pentru fiecare vorbitor.
  

Agenda de obicei cuprinde următoarele elemente:

• o parte introductivă (o parte scurtă, menită să focalizeze atenția celor care participă la reuniune);
  
• o scurtă trecere în revistă a obiectivelor reuniunii și a agendei (introduceți sau ștergeți câteva paragrafe pentru a implica pe cei prezenți în discuție);
  
• pauze dacă întâlnirea durează mai mult de 90 de minute;
  
• discutarea planului de acțiune;
  
• evaluarea reuniunii.
  

Selectați participanții. Câte întâlniri au avut loc în organizația dvs. în absența unei persoane care ar putea lua decizia corectă sau fără persoane care ar avea fapte importante? Din acest motiv, prea des în timpul întâlnirii:

• participanții așteaptă până când cineva de la personal găsește și duce la întâlnire persoana potrivită (dacă o puteți găsi deloc).
  
• se ia o decizie eronată, care este apoi anulată.
  
• Întâlnirea nu ia nicio decizie, pentru că nu avea oamenii potriviți.
  

Pentru ca întâlnirile să fie productive, ei trebuie să fie prezenți de oamenii potriviți. Pentru a face acest lucru, este necesar să se articuleze în mod clar obiectivele sale. Este necesar să inviți manageri care au dreptul să ia decizii și să aibă o experiență vastă. De asemenea, este important ca la întâlnire să participe angajații care au fapte fiabile despre procesele în cauză.

Distribuiți roluri și responsabilități. Cel puțin patru persoane trebuie să participe la fiecare întâlnire: manager de proiect, lider de echipă / coordonator, cronometror și secretar.

• înregistrează punctele principale ale reuniunii. Aceste responsabilități nu ar trebui să fie atribuite coordonatorului.
  

• este implicat constant în proiect și comunică în mod regulat cu membrii echipei;
  
• ia decizii privind alocarea resurselor necesare echipei;
  
• Controlează faptul că activitatea echipei corespunde obiectivelor strategice ale organizației;
  
• numește liderul echipei;
  
• Rezolvă problemele pe care liderul nu le poate rezolva;
  
• Oferă asistență atunci când echipa întâmpină dificultăți.
  

• este capabil să realizeze schimbările necesare în viață;
  
• este împuternicit de către șeful sau angajatul principal;
  
• este pe deplin interesat și participă activ la proiect;
  
• pregătește ordinea de zi a reuniunii;
  
• selectează noi membri ai echipei;
  
• înțelege etapele de dezvoltare a echipei.
  

• ține evidența asta. astfel încât discuția să nu dispară de subiectul principal;
  
• intervine în cursul întâlnirii, când mai mulți oameni încep să vorbească deodată;
  
• Asigură că niciun participant nu domină ceilalți;
  
• facilitează interacțiunea celor prezenți unul cu celălalt și participarea lor activă la întâlnire;
  
• aduce discuția la o concluzie logică.
  

Efectuați un plan de acțiune. Orice întâlnire trebuie să se încheie cu un plan pentru acțiuni ulterioare. Executarea fiecărui element ar trebui să fie încredințată unui anumit angajat și să se stabilească o dată scadentă.

Faceți o agendă pentru următoarea întâlnire. La sfârșitul fiecărei întâlniri, stabiliți obiectivele următoarei ședințe și elaborați o versiune "de proiect" a ordinii de zi. Durează doar câteva minute și va economisi o cantitate considerabilă de timp în pregătirea pentru următoarea întâlnire.

Apreciați ultima întâlnire. La încheierea fiecărei reuniuni, aceasta ar trebui evaluată, chiar dacă alte elemente de pe ordinea de zi au durat mai mult decât era planificat. În timpul evaluării, printre altele, este necesar să se determine dacă obiectivele au fost îndeplinite (și ceea ce a contribuit sau a împiedicat acest lucru) și să se decidă ce trebuie făcut pentru a se asigura că următoarea întâlnire este mai eficientă.

Articole similare

• Montarea acoperișului din plăci metalice - reguli și ordine de lucru, exemple pe video și fotografii

Trimiteți-le prietenilor: