Reguli privind negocierea etichetelor pentru tranzacții de succes

Regulile de pregătire și eticheta negocierilor
Care sunt greșelile de negociere a afacerilor în rândul oamenilor de afaceri ruși
Eticheta întâlnirilor de afaceri și a negocierilor. Cum să pregătiți o sală de ședințe
Eticheta de negociere

Negocierile sunt un dialog al partenerilor egali, și nu o impunere a propriei poziții. Negociatorii ar trebui să fie gata să facă compromisuri, să perceapă și să respecte punctul de vedere al altcuiva, să argumenteze în mod rezonabil și să nu-și împingă părerea. Cu alte cuvinte, este necesar să urmăm eticheta negocierilor și regulile protocolului de afaceri. Cunoașterea și respectarea regulilor etichetării întâlnirilor de afaceri contribuie la stabilirea unei discuții constructive, la rezolvarea problemelor profesionale, la minimizarea tensiunii emoționale.

TOP-5 cele mai importante articole pentru manager:

Eticheta negocierilor: reguli de pregătire

Negocierile, spre deosebire de o întâlnire de afaceri, se încheie cu semnarea unui tratat sau cel puțin cu un protocol de intenție. De aceea este necesară pregătirea amănunțită a negocierilor, luând în considerare nu doar conținutul lor, ci și sprijinul organizațional. În același timp, dacă alegerea argumentelor depinde de cunoștințele și abilitățile dvs., atunci sprijinul organizațional pentru întâlnire este predeterminat de regulile etichetei negocierilor de afaceri. Aceste reguli trebuie doar să știți.

Regula 1. Consultări preliminare

Reguli privind negocierea etichetelor pentru tranzacții de succes

Numirea negocierilor are sens doar dacă ambele părți sunt interesate de cooperare. De aceea, în primul rând, este necesar să aflăm obiectivele partenerilor și să determinăm subiectul discuției. Consultările preliminare vă vor ajuta să găsiți zona de intersecție a intereselor. Când vă asigurați că partenerii sunt în principiu pregătiți să colaboreze cu dvs., începeți pregătirea negocierilor. Această sarcină poate fi atribuită unui grup de protocol special (în companii mari există chiar departamente permanente de protocol).

Norma 2. Ora de întâlnire

Atribuirea timpului, trecerea de la durata anticipată a negocierilor. De obicei, este convenabil să alegeți dimineața - 10 sau 11 ore. Dacă evenimentul a început dimineața, ar trebui să fie finalizat nu mai târziu de 17-18 ore. Psihologii și fiziologii recomandă desfășurarea negocierilor marți, miercuri și joi, deoarece aceste zile sunt de vârf ale activității mentale și fiziologice a persoanei.

Regula 3. Locul de întâlnire

Oamenii serioși de afaceri negociază într-un cadru de birou. Saunele și restaurantele nu sunt cele mai bune locuri pentru a lua decizii. În restaurant puteți menționa încheierea cu succes a negocierilor sau puteți numi o întâlnire de afaceri pentru a menține parteneriatele și a clarifica interesele reciproce - dar nimic mai mult.

Negocierile pot avea loc atât în biroul dvs., cât și în parteneri - ambele opțiuni au argumente pro și contra. Comunică pe teritoriul său mai ușor și mai relaxat - precum și în sport pentru a juca în domeniul lor. Cu toate acestea, în acest caz, nu puteți evita hassle organizațional. Pe de altă parte, există stres psihologic asupra domeniului altcuiva. Dacă companiile cooperează mult timp și negociază în mod regulat, se poate respecta ordinea: astăzi suntem pentru dvs. și mâine sunteți pentru noi. De asemenea, se întâmplă ca evenimentul să fie mai bine desemnat pe un teritoriu neutru. Acest lucru este util, în special atunci când:

partenerii sunt în relații foarte tensionate și nici unul dintre aceștia nu dorește să-i dea celuilalt nici un avantaj ca și domeniul său;
este necesar să se asigure o paritate maximă în cadrul negocierilor, astfel încât ambele părți să fie în condiții egale;
negocierile sunt planificate ca fiind confidențiale, iar birourile ambelor parteneri și celălalt partener nu sunt echipate cu mijloace tehnice de protecție a informațiilor.

Eticheta întâlnirilor de afaceri și a negocierilor. Cum să pregătiți o sală de ședințe

Mai întâi de toate, trebuie să vă asigurați curățenia și ordinea. Pe birouri ar trebui să fie materiale scrise. Acestea pot fi marcate cu simbolul companiei dvs., dar acest lucru nu este necesar. Prin tradiție, camera este decorată cu flori. Dacă vă decideți să puneți florile pe masă, alegeți buchete mici sau recuperate: nu vor închide participanții unul de celălalt. Buchetele mari de pe masa de negocieri nu ar trebui să fie, dar pot fi localizate în alte locuri. Pe masă trebuie să puneți sticluțe cu apă minerală fără gaz (acestea nu sunt deschise în prealabil) și ochelari curat fără cusur. Nu uitați să urmați ordinea în spațiile comune (coridoare, holuri, hol, toalete) în întregul birou. De asemenea, trebuie să alegeți un loc unde să fumezi și să le spuneți oaspeților cum să meargă acolo.

Puteți închiria un birou pentru negocieri în multe centre de afaceri. Specialiștii locali vor întreprinde pregătirea premiselor, menținerea negocierilor și sprijinul tehnic.

Articolul 4. Componența delegației

Numărul participanților la negocieri de la fiecare parte și nivelul oficial al acestora ar trebui să fie aproximativ același. Șeful delegației este angajatul care ia decizia finală atât cu privire la subiectul negocierilor, cât și cu respectarea procedurii aprobate. De obicei, delegația este condusă de șeful companiei, dar există și excepții. De exemplu, dacă un expert este mai bun în ceea ce privește tehnicile de negociere sau dacă directorul a fost numit recent și încă nu a dat suficientă atenție situației, atunci o altă persoană poate conduce delegația. În acest caz, toate competențele pentru timpul negocierilor și responsabilitatea pentru luarea deciziilor intră în sarcina șefului delegației, iar directorul general trebuie să fie conștient de acest lucru. Reprezentanții societății trebuie să se supună neechivoc de deciziile șefului delegației. O mare greșeală este de a începe o dispută între noi sau de a pune la îndoială decizia liderului în timpul negocierilor.

Regula 5. Documente și materiale

În plus, este logic să colectăm în prealabil informații despre participanții la negocieri de la parteneri, în primul rând despre directorul general. Când știți totul sau aproape totul despre un partener, este mai ușor să influențezi rezultatul întâlnirii. Orice informație poate fi utilă - atât despre preferințele culinare ale directorului general, cât și despre cartea pe care a citit-o recent.

Asigurați-vă că toți membrii delegației dvs. au suficiente cărți de vizită.

Regula 6. Suveniruri pentru parteneri

Dacă doriți, puteți pregăti cadouri mici pentru negociatori. Suvenirurile nu ar trebui să fie greoaie sau costisitoare. Este util să le oferiți simbolurile companiei. Directorul general primește alte daruri decât altele, de obicei mai valoroase. Un ton bun este acela de a avertiza partenerii despre suveniruri gătite (prin grupuri de protocol sau departamente) astfel încât să nu se afle într-o poziție ciudată din cauza incapacității de a arăta reciprocitatea curtoaziei.

Regula 7. Eticheta de negociere și codul de îmbrăcăminte

Bărbații în negocieri trebuie să poarte costume întunecate și cămăși ușoare. Cravata nu trebuie să fie colorată și multicoloră. Este mai bine să vă opriți alegerea pe o cravată întunecată într-un mazăre mică sau într-o bandă de lumină diagonală. Pantofi - pantofi clasici negri cu șireturi (oxford); din elementele decorative, este permisă numai cusatura care separă vârful pantofilor. Pantofi sau pantofi din lăcușuri din animale exotice (crocodili, șerpi, struți) sunt inacceptabili.

Cele mai bune haine pentru femeile implicate in negocieri, va fi un costum de afaceri de culoare închisă (sacou cu o fusta sau rochie). În plus față de costum este mai bine pentru a alege o bluza strălucitoare, jacheta-tăiate, dresuri transparente de culoarea pielii și pantofi de judecată negru pe un toc jos (3-5 cm), cu minimum de decor. Tie ca masculul, cu toate acestea la modă poate fi, femeia a pus pe astfel de activități nu pot fi - aceasta este regula nescrisă a lumii de afaceri. Sunt acceptate câteva ornamente, stricte și discrete. Cercei precum țiganii și orice brățări sunt excluse.

Eticheta de negociere

Negocierile ar trebui să ajungă la timp. Întârzierea este o încălcare a etichetei de negociere; poate fi privită ca o lipsă de respect față de cealaltă parte sau chiar ca o insultă. Dacă delegația dvs. este amânată pentru o perioadă scurtă de timp din motive neprevăzute, trebuie să vă cereți scuze. Dacă sunteți prea târziu timp de mai mult de 15 minute, directorul general al partidului gazdă are dreptul deplină de a delega negocierile asistenților sau de a refuza să se întâlnească în acea zi.

14 greșeli în etica negocierilor întreprinse de oamenii de afaceri ruși

Întâlnire cu oaspeții. În cazul în care compania dvs. este țara gazdă, atunci până la data stabilită, toți membrii delegației dvs. ar trebui să se adune în camera completă din sala de ședințe. Oaspeții sunt întâmpinați de un angajat care nu participă la eveniment. Îi însoțește în sala de ședințe. Șeful delegației țării gazdă este întâmpinat întâi și apoi șeful delegației oaspeților. După aceea, șeful delegației de gazde oferă tuturor să își ia locul.

Sala de negociatori. Șeful delegației gazdă ocupă primul loc. Restul sunt așezate în conformitate cu tabletele plasate. Una dintre cele mai comune aranjamente de ședere este aceasta. Delegația plasate unul în fața celuilalt, fiecare ocupând său lateral (lungime) a mesei. În acest caz, directorii generali sunt situați în centru unul față de celălalt. Mâna dreaptă a șefului delegației se află angajat de-al doilea cel mai important, pe stânga - a treia, după dreapta - a patra, urmând pe stânga - .. A cincea, etc. Experții și interpreții implicați în ședință, dar nu fac parte din negociatorilor, sunt situate pe partea stângă și un pic în spatele șefului delegației. Rețineți că nu respectă stăpânii prescrise și regimul de ședere să se așeze pe locul altcuiva este considerată formă proastă. Acest lucru i-ar permite lui George W. Bush, când a fost președinte al Statelor Unite. Pe unul dintre vârfurile „Big opt“ el unceremoniously plasat lângă cancelarul german Angela Merkel, luând locul de prim-ministru britanic Gordon Brown. Eforturile organizatorilor, care au încercat să atragă atenția asupra Place Card Bush, nici fără nici un rezultat. El a pretins că nu a înțeles ce se dorea de la el, iar acest lucru este foarte amuzat comunitatea mondială.

Schimbă cărțile de vizită. După ce și-au luat locul, șeful partidului-gazdă reprezintă membrii delegației sale (indiferent dacă participanții la negocieri sunt familiarizați sau nu). Apoi șeful delegației de oaspeți își prezintă echipa. Dacă în cadrul discuțiilor există mai puțin de zece persoane, participanții schimbă cărți de vizită. Toți își transmit cartea de vizită partenerului așezat opus. Cardul primit poate fi scos în buzunarul de la piept al sacoului sau pus în fața dvs. pentru a putea clarifica numele partenerului dacă se întâmplă să îl uitați. Acest lucru este util mai ales atunci când nu sunt utilizate tablete verticale pentru a fi așezate în negocieri, ci mai degrabă cărți scrise. Dacă negociatorii sunt mulți, atunci schimbul de cărți de vizită la masă este inadecvat. În acest caz, fiecare participant ar trebui să aibă o listă completă a membrilor delegației partenere (cu nume, nume complete și patronime, posturi). Iar ocazia de a face schimb de cărți de vizită cu membrii delegațiilor va fi ulterior, în timpul pauzei sau la sfârșitul întâlnirii.

Începerea negocierilor. Directorul general al țării gazdă începe negocierile. De asemenea, el asigură că nu există pauze lungi în timpul evenimentului. Tăcerea care a venit poate fi luată de oaspeți ca o sugestie la sfârșitul întâlnirii. Nu ar trebui să începem subiectul negocierilor. Pentru a începe, trebuie să faceți schimb de câteva fraze pentru un subiect abstract: despre vreme, despre cooperarea reciproc avantajoasă în trecut. Teme care pot provoca dezacord (religie, politică, preferințe sportive, caracteristici naționale) ar trebui să fie excluse din conversația preliminară. După aceea, șeful delegației de proprietari sugerează trecerea la subiectul negocierilor. Directorul general poate transmite cuvântul celorlalți membri ai delegației sale, precum și experți și consilieri. Nu este acceptată întreruperea performanței partenerilor.

Înregistrarea unei conversații. În practica comercială, este obișnuit să se păstreze o evidență a negocierilor. Acest lucru se face în moduri diferite: unii fac protocoale manual, alții le tipăresc pe un computer, în timp ce alții își înregistrează performanțele pe un dictafon. Dar pentru a începe înregistrarea, trebuie să anunțați ambele părți și să obțineți acordul acestora. Înregistrați negocierile pot fi atât un angajat tehnic, cât și un membru al delegației.

Finalizarea negocierilor. Până la sfârșitul întâlnirii, trebuie să dezamorsați atmosfera. Pentru aceasta, puteți, de exemplu, să invitați participanții să-și deconecteze jachetele. Cu această inițiativă, numai șeful delegației gazdă poate vorbi. În timp ce partea oficială, de protocol a evenimentului nu sa terminat (și sondajul se desfășoară), nu merită să faceți o astfel de ofertă. Inițiativa pentru încheierea negocierilor rămâne cu șeful delegației de invitați. De regulă, negocierile se încheie cu adoptarea unei decizii documentate. Din fiecare parte documentul este semnat de o persoană (sau persoane) autorizate, după care o copie a documentului este emisă ambilor parteneri. În urma întâlnirii, se întocmește un raport, care poate fi trimis spre aprobare celeilalte părți. Acordurile atinse la negocieri, atât în scris, cât și în scris, trebuie respectate cu strictețe, deoarece principiul principal al etichetei de afaceri este păstrarea cuvântului.

La sfârșitul evenimentului puteți face schimb de suveniruri. Cadourile primite nu sunt desfășurate și nu sunt luate în considerare.

Negocierile nu se termină întotdeauna în mod satisfăcător pentru ambele părți. Uneori participanții la întâlnire decid să amâne semnarea acordului pentru a reflecta mai bine asupra condițiilor lor sau a consecințelor tranzacției. În acest caz, este necesar să se discute cu partenerii data următoarei runde de negocieri. Dacă devine clar că nu se poate ajunge la nici un acord, nici acum, nici mai târziu, nu ar trebui să puneți un ultimatum sau să ieșiți pe ușă. Șeful delegației oaspeților ar trebui să anunțe pur și simplu că diferența de opinie este prea mare, să mulțumim pentru munca comună, să-i spunem la revedere și să părăsim împreună cu subordonații lor.

Expertiză

Nicolas Coro, curator sef al Centrului de Cercetare pentru grupul de management de brand și de brand-tech companii „RELAND“, membru al consiliului de administrație al Ghildei Marketerii, președinte al Comisiei pentru afaceri externe Rusia marketing Uniunii, un membru al Comitetului de Marketing al Camerei de Comerț, Moscova Rusă

Din păcate, oamenii de afaceri ruși își amintesc, de obicei, eticheta negocierilor de afaceri doar odată cu partenerii străini. Cu toate acestea, în ultimii ani, eticheta de a conduce negocierile de afaceri a încetat să fie exotică - cel puțin în megacities și capitale ale regiunilor. În conformitate cu regulile de conduită acceptate în comunitatea de afaceri, acum atestă statutul de întreprinzător. Asemenea, deși oarecum distorsionată, ideea scopului etichetei a determinat schimbări pozitive. În plus, există mai mulți manageri de nouă generație care primesc educație modernă. Ei percep eticheta negocierilor ca parte integrantă a afacerilor.

Eticheta negocierilor de azi nu este la fel de dură

Igor Berezin, președintele Guild de marketing, partener Semperia MS, un membru al consiliului de administrație al Asociației de Marketing rus, consilier al președintelui holding de cercetare „Romir“, Moscova

Eticheta de a negocia astăzi nu este la fel de dificilă ca protocolul diplomatic al secolului trecut. Acestea nu sunt reguli stricte, ci recomandări care rezultă din generalizarea și formalizarea practicilor de afaceri. Conform observațiilor mele, majoritatea oamenilor de afaceri ruși sunt familiarizați cu normele de bază ale etichetei de afaceri. Dar nuanțele nu sunt cunoscute de toată lumea. În negocieri, depinde mult de "senior în rang". Dacă știe și respectă protocolul - ceilalți participanți se uită la el și fac același lucru.

În companiile de dimensiuni medii, tinerii lideri adesea nu se încadrează în subtilitățile protocolului. Cea mai frecventă greșeală am întâlni - acest lucru este atunci când oaspeții sunt nevoiți să aștepte în negocierea mai mult de 5-7 minute (și uneori - și 15-20) „Boss“ până la binevoi să apară Adesea, proprietarii se comportă la fel, atunci când vizitatorii sunt interesați să primească o comandă sau un contract.

Când stați la masă, greșelile sunt rare, dar se întâmplă ca gazda să nu lase ocazia ca oaspeții să stea împreună, pe o parte a mesei. Acest lucru creează inconveniente practice și disconfort moral.

De asemenea, problemele apărea adesea la începutul negocierilor - nu întotdeauna bine gândită intrare, există sughiț, în timp ce partidele sunt determinate care vor începe.

După cum puteți vedea, eticheta negocierilor nu este atât de simplă - există multe subtilități în ea. Cu toate acestea, ele sunt toate logice și eficiente, sunt ușor de reținut; cu experiență, respectarea lor va deveni un obicei. Acest lucru va facilita în mod semnificativ participarea la negocieri și va deveni un avantaj competitiv.

Abonează-te și primești cel mai recent număr al revistei "Directorul general", în care:

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare