Una dintre etapele cheie și cele mai importante în alegerea unui sistem informatic este considerată drept o vizită referențială - o vizită la o întreprindere unde, conform unui potențial contractant, implementarea sistemului a avut succes.
Una dintre etapele cheie și cele mai importante în alegerea unui sistem informatic este considerată drept o vizită referențială - o vizită la o întreprindere unde, conform unui potențial contractant, implementarea sistemului a avut succes. Cu toate acestea, atunci când există o șansă reală de a vizita o astfel de întreprindere, trebuie să încercăm să nu pierdem din vedere scopul principal al vizitei.
Experiența arată că, atunci când o companie - furnizor de tehnologie sau serviciu - are un cerc de clienți loiali deschisi comunicării, mulți directori de vânzări tind să reamintească potențialului client cu privire la posibilitatea unei vizite la fiecare ocazie. Scara și sucursala clientului de referință și a potențialului client nu sunt întotdeauna comparate (așa cum se spune, cu cât sunt mai bogate, cu atât sunt mai fericite.). De exemplu, un coleg de la o tânără companie IT a explicat odată modul în care reprezentanții holdingului de petrol au vizitat primul și singurul client, o mică societate comercială care vinde pantofi. În ceea ce privește modul în care a fost posibilă organizarea unei astfel de vizite neobișnuite, răspunsul a fost: "Am aflat că directorii sunt colegi de clasă".
Uneori, relațiile cu clienții se deteriorează odată cu progresul proiectului. (Mai ales când acest lucru se întâmplă când contractorul sau sistemul nu au fost selectați corect). Fără a aștepta această situație, managerii încearcă să organizeze o vizită la aproape o lună după începerea proiectului. Se întâmplă următoarele: termeni de referință nu au fost încă scrise, iar compania este deja listat ca un client de referință și reprezentanții potențial client întâlnit în biroul ofițerului financiar șef „printr-o coincidență fericită“, sa dovedit, de exemplu, un prieten apropiat al șefului unei companii de consultanță. De la luna după începerea proiectului, este dificil să strici relația cu clientul (deși acest lucru se întâmplă), atunci probabilitatea ca recenziile clientului de referință să fie pozitive.
Una dintre aceste întreprinderi a fost vizitată de reprezentanții a trei companii care se gândeau la sistemul informațional. Prima vizită a fost primul eveniment de acest gen în viața CFO al companiei client, astfel încât, în ciuda faptului că el a fost „pregătit“, a făcut o serie de „gafe“, spunând că unele dintre interfețele de sistem sunt aiuritoare, performanța sa este slabă, bine, iar modulul fiscal este o neînțelegere totală. După ce a văzut groaza pe fața unui consultant, el tuși, adăugând că toate aceste probleme sunt, în general, nu merita doi bani, dar sistemul ideologiei, funcționalitatea sa, și mai presus de toate profesionalismul consultantilor o incantare. Cu toate acestea, impresia a fost murdară, iar potențialul client a amânat achiziționarea sistemului.
A avut loc o conversație cu CFO, iar comunicarea cu următorul client sa dovedit a fi mai eficientă și mai plăcută. Cu toate acestea, el a mai spus că pot exista unele dificultăți în actualizarea versiunii, precum și dificultățile legate de apelarea prin linia fierbinte a asistenței tehnice. După aceasta, a avut loc o altă conversație finală, iar a treia vizită a avut loc "în primele cinci".
Două explicații scurte pentru acest episod. În primul rând: la momentul vizitei, sistemul nu era nici măcar în proces de încercare. În al doilea rând: clientul potențial nu a devenit client al acestei companii de consultanță.
Potrivit observațiilor mele, numai aproximativ 5% din cazuri pentru persoanele care efectuează vizite referențiale se pregătesc și le planifică atent.
Lucrează pe bug-uri
Greșeala # 1: refuzul vizitelor de referință. Acest lucru se întâmplă și deseori. Iată câteva situații tipice și sfaturi utile.
O altă situație tipică: compania plătește cu adevărat acest sistem, dar compania de consultanță nu are experiență în implementarea sa. Sfat: dacă trebuie să găsiți cinci motive importante pentru alegerea unui consultant cu experiență de implementare, pentru a lucra cu el, atunci, în acest caz, ar trebui să găsiți cel puțin zece.
Greșeală # 2: Nu întrebați în ce etapă se află proiectul. Dacă nu există nimic care să se laude, managerul facilitatea de referință numai trecerea menționare a proiectului, pentru a trece rapid la o discuție despre meritele sistemului și să încerce să sară rapid la subiectele în nici un fel cu proiectul care nu sunt legate.
Este extrem de important să nu uitați să puneți o întrebare despre stadiul proiectului acum. Nu te lăsa înșelată. La unele întrebări, vânzătorul va răspunde probabil evaziv, însă întrebarea directă asupra momentului în care proiectul a început, va trebui să numească ora exactă. Încercați să adresați cât mai multe întrebări posibil pentru a vă clarifica dacă proiectul este în acel moment pentru a merge la întreprindere.
Greșeala # 3: Vorbind cu o singură persoană. Încercați să comunicați cu cel puțin doi sau trei specialiști.
Proiectul de implementare a sistemului este o întreprindere foarte complicată. În cursul implementării sale, există uneori relații foarte complicate între participanții săi. Motivul pentru acestea este vechile contradicții, uneori - incompatibilitatea psihologică sau iritarea acumulată în timpul proiectului, cauzată de lipsa de profesionalism a uneia sau a celeilalte părți. Evident, vorbind cu o persoană nu va da o imagine obiectivă a ceea ce se întâmplă.
Dacă nu sunteți de acord să comunicați cu altcineva de la reprezentanții companiei, pe lângă persoana de contact furnizată, încercați să schimbați situația direct în timpul vizitei. Cereți cinci minute pentru a invita personalul care vă interesează. Prin reacția reprezentanților companiei de consultanță și a companiei de referință veți putea evalua starea reală a afacerilor. Bineînțeles, trebuie amintit, în același timp, că nemulțumirea angajaților consultantului nu poate fi cauzată de lipsa de profesionalism a acestuia, ci de alți factori.
Greșeala # 4: întrebați despre organizarea unei vizite la concurenți. Vă puteți imagina directorul companiei - concurent, care cu sclipirea în ochi laudă sistem, vorbește despre modul în care aceasta a ajutat compania sa, oferă sfaturi practice cu privire la alegerea și utilizarea resurselor necesare pentru punerea în aplicare a proiectului, și este dispus să succesul dvs. de afaceri și de afaceri de creștere ? Nu puteți?
Am auzit despre un caz în care directorul unei fabrici de mobilă a acceptat, în mod neașteptat, să găzduiască concurenți și să vorbească despre un proiect de implementare care a avut cu adevărat un succes. Managerul companiei inovatoare, care nu bănuia trucul murdar, îl chema pe client și îl invită să-și viziteze colegii. Potențialul cumpărător a fost, de asemenea, surprins, dar totuși a mers. Sosind la întreprinderea de referință, el a auzit de la rivalul său despre următoarele: "Este imposibil să comunici cu acest sistem, deoarece este" brut ". complet nerezolvați, consultanții sunt absolut neprofesioniști și, în general, nu are sens din sistemele ERP ".
Greșeala # 5: Solicitarea întrebărilor greșite. Din nou un exemplu. Într-o zi, o delegație mare a venit la directorul economiei unei companii în care sistemul a fost introdus și a început să pună întrebări. Au întrebat despre cele mai diferite lucruri. Directorul economiei a întrebat întrebările specialiștilor IT, cum ar fi: sistemul va funcționa în mod corespunzător cu sursele ODBC și care pachet de actualizare pentru Microsoft SQL Server ar trebui instalat pentru a asigura performanțe maxime?
Plecând de la vizita de referință, este necesar să pregătim toate întrebările în prealabil. Reprezentanții companiei de referință nu trebuie să pună întrebări cu privire la algoritmii lucrării unui modul sau să adreseze întrebări foarte specializate care privesc numai compania dvs. Consultanții pot spune despre toate acestea.
Concentrați-vă pe impresiile oamenilor de a lucra cu anumiți consultanți și pe calitatea implementării sarcinilor atribuite. Este, de asemenea, rezonabil să ne întrebăm despre resursele necesare pentru realizarea proiectului pentru a compara informațiile cu ceea ce spun consultanții.
Fără îndoială, viteza de implementare depinde de calificarea și de situația financiară a clientului. Ambii acești factori se schimbă în timp. Cu toate acestea, depinde în mare măsură de consultanți: aceștia, care, în stadiul inițial de cooperare, ar trebui să stabilească corect capacitățile clientului, să stabilească în mod corect domeniul de aplicare al proiectului, termenii, costurile și etapele de lucru.
Dacă implementarea este finalizată (sistemul este în exploatare industrială), atunci, desigur, puteți obține o idee despre sistem, dar ideea proiectului este puțin probabilă. Rotația personalului în întreprinderile moderne este ridicată și este posibil ca nimeni să nu poată găsi nici unul dintre specialiștii cheie ai clientului care a participat la implementarea sistemului sau consultanții care au participat la proiect.
Vizita este un proiect
Dacă înțelegeți, atunci în jurul nostru proiecte solide. Implementarea sistemului informatic este un proiect. Pregătirea pentru implementare este, de asemenea, un proiect. Proiectul este, de asemenea, o vizită de referință.
Pasul 1. Stabiliți scopul vizitei. De regulă, scopul este să vă confirmați opinia preliminară despre sistem și despre echipa de consultanți care reprezintă acest sistem (și anume, să confirmați opinia și să nu studiați sistemul). În special, aceasta înseamnă:
- comparați prețurile și termenii indicați în oferta tehnico-comercială cu indicatorii de implementare reală;
- să înțeleagă dacă obiectivele proiectului de implementare sunt atinse și, dacă nu, de ce;
- Persoana, a cărei participare la proiect vă este promisă;
- să simtă atmosfera generală și atitudinea angajaților companiei față de consultanți;
- Analizați modificările sistemului în comparație cu funcționalitatea standard și comparați-le cu "mărturiile" consultanților și vânzătorilor.
Cel mai probabil, nu veți putea obține răspunsuri exacte la întrebări. Cu toate acestea, jumătate din răspunsuri sunt deja foarte multe, deoarece fiecare dintre ele merită greutatea în aur.
Pasul 2. Determinați calendarul proiectului. Este necesar să înțelegeți pentru dvs. în ce stadiu de alegere a sistemului și a furnizorului acestuia ar trebui să fie întreprinderea dvs. în momentul vizitei de referință. În acest moment, trebuie să treceți prin următoarele etape:
- numirea managerului de proiect al implementării, implicat activ în selecție;
- definirea obiectivelor și obiectivelor implementării proiectului, secvența funcțională, structurală și teritorială a implementării;
- estimarea preliminară a bugetului proiectului;
- familiarizarea cu solicitanții de sisteme, excluderea opțiunilor fundamentale necorespunzătoare;
- obținerea de propuneri tehnice și comerciale preliminare de la finaliștii ofertei.
Dacă faceți o vizită mai devreme, este posibil ca rezultatele să nu fie corecte sau pur și simplu să pierdeți timpul.
Pasul 3. Determinați întreprinderile pentru vizitele referențiale. Cel mai probabil, lista firmelor care pot fi vizitate de compania de consultanță va fi mică. Cu toate acestea, ar trebui să o studiați mai atent și să selectați cele mai interesante pentru dvs. Criteriile de selecție sunt după cum urmează: ramură; regiune; funcționalitate încorporată; data de începere a proiectului; stadiul actual al proiectului; numărul de angajați disponibili pentru comunicare; o oportunitate de a analiza cât de reală este lucrul în sistem; timpul acordat pentru vizită; numărul de invitați - angajați ai companiei dvs., care sunt pregătiți să primească colegii; posibilitatea de a comunica cu unul sau mai multi manageri de top. Sunt sigur că mulți nu s-au gândit la necesitatea de a lua în considerare unele dintre criteriile de mai sus. Cu toate acestea, toate sunt foarte importante.
Pasul 4. Definirea echipei de proiect. Aici depinde mult de cât de bine specialiștii și managerii întreprinderii dvs. vă imaginează posibilitățile sistemelor moderne de informare. Este posibil, de exemplu, contabilul-șef, fiind un profesionist în zonă, pur și simplu nu dau seama ce ar trebui să întrebați despre sistem, și pentru a satisface colegii preferă să discute cele mai recente modificări în legislația fiscală. Dacă este posibil, este mai bine să cereți în avans experților să pregătească o listă de aspecte care le interesează.
Este mai bine să conduceți o delegație la șeful viitorului proiect. În plus, delegația ar trebui să includă specialiștii de vârf ai acelor unități de afaceri care vor acoperi proiectul.
Pasul 5. Realizarea vizitei. Dacă ați pregătit cu atenție, atunci vizita de referință va fi ușor și utilă.
Încă o dată, observăm că pentru o vizită de referință a fost de succes, trebuie să devină un participant activ a venit la el ca la o scurtă, dar foarte importante proiecte. În acest caz, probabilitatea succesului proiectului de implementare la întreprinderea dvs. va crește semnificativ.
Distribuiți materialul împreună cu colegii și prietenii
Trimiteți-le prietenilor: