Datele inițiale pentru elaborarea fișelor de post sunt:
- structura organizatorică și funcțională;
- clasificator al funcțiilor de gestionare;
- director de clasificare a funcțiilor managerilor, specialiștilor și angajaților;
- standardele de muncă managerială;
- reglementări privind diviziunile structurale;
- rezultatele expertizelor și expertizei sociologice ale angajaților etc.
Forma descrierii postului și structura textului sunt fixate în USORD.
Trebuie să fie întocmite fișele de post pentru fiecare post, furnizate de tabelul de personal.
Dezvoltarea și secțiunile fișelor de post
La elaborarea descrierilor postului se utilizează regulamentele structurale de subdiviziune. Regulamentele și fișele de post sunt documente interdependente, deoarece atribuțiile fiecărui angajat decurg din sarcinile și funcțiile întregului serviciu ca întreg.
Textul descrierii postului ar trebui să definească pe deplin și în mod clar sarcinile, funcțiile și îndatoririle angajatului. Definirea neclară și incompletă a domeniului de aplicare al fiecărui angajat duce la instabilitate în activitatea serviciului însuși și la inconsecvențe în acțiunile angajaților individuali. De regulă, această situație contribuie la apariția unor situații conflictuale cauzate de o concepție greșită a angajatului cu privire la îndatoririle sale. Textul descrierii postului este prezentat în paragrafe separate.
Descrierea postului constă în general în următoarele secțiuni:
- Dispoziții generale
- Principalele sarcini și funcții
- taxe
- drepturile
- responsabilitate
- relație
Prima secțiune din fișa postului "Dispoziții generale" conține:
În cea de-a doua secțiune "Sarcinile și funcțiile de bază" ale descrierii postului, este formulată sarcina principală a angajatului poziției date, subiectul conducerii acestuia. Următoarea este o listă cu anumite tipuri de lucrări, a căror sarcină principală este finalizată. De exemplu: sarcina principală a unui angajat este de a monitoriza executarea documentelor. În diferite organizații și cu utilizarea de tehnologii diferite, această sarcină poate fi compusă din diferite operațiuni. De exemplu, utilizând tehnologia manuală, acestea pot fi următoarele operații:
- Primirea (din zona de înregistrare, de la secretariat etc.) a documentelor prezentate pentru control;
- umplerea cartelelor de control;
- înscriindu-le semnele pe parcursul executării;
- păstrarea unui card termen;
- transferul de informații;
- întocmirea și întreținerea dosarelor de referință, cerințele de întreținere ale specialiștilor aparatului de gestionare etc.
Aceeași sarcină cu tehnologia automată va include operațiuni precum:
- intrarea în baza de date a documentelor înregistrate;
- menținerea unei baze de date computerizate a documentelor cu marca "Control";
- solicitările de service ale specialiștilor aparatului de gestionare etc.
În secțiunea "Obligații" din fișa postului, se înregistrează condiții care trebuie respectate de către angajat în exercitarea funcțiilor sale. De exemplu:
- respectați regulile reglementărilor interne ale muncii;
- Respectarea condițiilor stabilite de pregătire a documentelor;
- respectarea standardelor etice de comunicare în echipă;
- să păstreze confidențialitatea informațiilor oficiale.
În secțiunea "Drepturi" este fixat cercul de drepturi necesare pentru ca angajatul să-și îndeplinească îndatoririle care îi sunt atribuite, precum și procedura de exercitare a acestor drepturi. Secțiunea include drepturi cum ar fi: luarea deciziilor, obținerea de informații pentru desfășurarea activității, dreptul de a vedea anumite tipuri de documente, dreptul de control etc. O formulare clară a drepturilor salariaților îi permite să își formuleze responsabilitatea, care este evidențiată într-o secțiune separată.
În secțiunea din fișa postului "Interrelații" se înregistrează ordinea de interacțiune a angajatului cu alte diviziuni structurale și funcționari. Secțiunea cuprinde unitățile structurale din care salariatul primește documentele și cei cărora le transmite informațiile.
Descrierile posturilor sunt elaborate și semnate de către șeful departamentului de lucru al biroului, spune șeful organizației (firmă). Descrierile de locuri de muncă sunt redactate pe antetul general al organizației. Acestea pot fi aprobate (coordonate) cu conducătorii diviziunilor structurale cu care interacționează angajatul.
Descrierile posturilor se aplică și documentelor cu durată lungă de acțiune.
Revizuirea fișelor de post este obligatorie în următoarele condiții:
- schimbarea structurii organizației;
- realocarea lucrărilor de birou;
- schimbați numele poziției;
- modificarea structurii organizatorice interne a activității de birou;
- introducerea de noi forme și metode de organizare a muncii;
- introducerea unei noi tehnologii, deoarece în acest caz există o redistribuire a funcțiilor între angajați individuali și diviziuni structurale.
Cu capul fișei postului (sau biroul de personal) este obligat să informeze salariatul la primire. Visa de referință este sub semnătura șefului de servicii de birou (dezvoltator descriere de locuri de muncă) și este format din cuvintele „familiarizați cu instrucțiunile de (pe)“ semnătură angajat, inițialele sale, nume și date.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: