Procesarea științifică și tehnică a cazurilor este una dintre etapele importante necesare pentru depozitarea adecvată a documentelor și utilizarea eficientă a acestora.
Practica arată că cerințele de formare a cazurilor în majoritatea organizațiilor nu sunt respectate sau parțial respectate. Documentele se formează în cazuri ordonate arbitrar. Documentele sunt pe dosarele în care sunt sistematizate în ordine cronologică inversă, numărul de foi în mai mult de 250 de documente separate plasate în fișiere de plastic, și altele. În cazul plasate copiile a doua și copii ale documentelor, schițe, documente împrăștiate. De aceea, practic, este întotdeauna necesar să se efectueze formarea sau reformarea cazurilor.
La întocmirea dosarelor, documentele sunt atribuite unui anumit caz, iar documentele sunt sistematizate în acest caz. Atunci când cazurile sunt reorganizate, documentele incorect grupate în cazul sunt dizolvate și cazurile sunt formate din nou.
Trebuie respectate următoarele cerințe:
- Includeți documente veridice în cazuri și, în anumite cazuri, în absența documentelor originale, pot fi incluse în dosar o copie legalizată a cazurilor;
- documentele de stocare permanentă și temporară sunt grupate în cazuri separate;
- includ a face cu o copie a fiecărui document (după caz pot fi incluse copii brute și dublet de cele mai importante documente, ale caror copii sunt disponibile pe rezoluția inițială, vizele, notele sunt în plus față de documentul principal;
- gruparea documentelor dintr-un an calendaristic în cazuri. Excepțiile sunt: afacerile trec, afacerile judiciare, afacerile personale, documente de educație care formează pentru anul universitar (cu excepția documentelor de problemele administrative și contabile), documentele teatre ce caracterizează cariera etapă - în sezonul de teatru, și altele.
- Nu includeți mai mult de 250 de foi standard în cazul cu o grosime de cel mult 4 cm. (Numărul foilor nestandarte poate fi mai mare, dar grosimea casei este menținută la 4 cm.). Dacă numărul de coli în procesul de formare a cazului a depășit norma, cazul este supus împărțirii în volume;
- să sistematizeze documentele în cauză astfel încât să acopere în mod consecvent anumite aspecte din conținutul lor;
- Formează documente împreună cu cererile, indiferent de data aprobării sau compilației acestora. Aplicațiile pentru documentele cu un volum de peste 250 de coli sunt formate în volume separate.
Crearea la timp a arhivei corecte este cheia succesului viitorului companiei tale. Procesarea calitativă a arhivei evită multiple probleme de găsire a documentelor necesare și menține relații bune cu partenerii dvs. de afaceri.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: