Organizarea lucrărilor de arhivă departamentală

Aici va oferim un ghid pas cu pas pentru a restabili, sau organizarea arhivei de întreprindere de la zero în cazurile în care se desfășoară activitatea realizată în mod corespunzător sau deloc. Acest manual este simplu și accesibil, vom explica în detaliu ce trebuie făcut dacă sunteți instruit să păstrați o arhivă departamentală și nu știți de unde să începeți.

Baza normativă și metodologică pentru organizarea lucrărilor arhivei departamentale

În cazul în care compania dumneavoastră produce completarea documentelor de arhivă municipale sau de stat, care este, sunt transmise valorilor mobiliare de stocare permanentă, puteți contacta curator al instituțiilor de arhivă, care vă pot consilia cu privire la multe probleme, și vă va aduna de la el o mulțime de informații utile.

De obicei, arhiva organizației este o parte a vieții de birou, și anume Secretariatul, birouri, departamentul general și așa mai departe. Când aveți un volum mare de documente, arhivele departamentale pot fi organizate ca o unitate structurală separată.

Descrierea postului angajatului responsabil cu arhiva întreprinderii trebuie să conțină informații despre tipurile de muncă pe care le desfășoară, precum și despre drepturile și îndatoririle sale.

Documentele de arhivare ale organizației, de regulă, sunt depozitate în spații adaptate în acest scop, echipate în conformitate cu cerințele de reglementare. Organizațiile mai mici, care au format pe parcursul anului, doar un număr mic de cazuri, documente de arhivă pot fi stocate în aceeași cameră în care serviciul este situat birou, dar într-o carcasă metalică, care nu numai blocat, dar poate fi sigilat.

Înregistrări ale arhivei întreprinderii

Dacă nu creați o arhivă de la zero, trebuie să verificați dacă în arhivă există deja înregistrări existente. Indiferent de situația specifică, trebuie să înțelegeți care formulare stabilite pentru înregistrarea documentelor în arhivele organizației ar trebui să fie păstrate în conformitate cu cerințele actuale de reglementare. Pe site-ul nostru veți găsi un articol util pe această temă.

Dacă ați găsit fișierul fundației în arhivă, precum și înregistrările cazurilor, acest lucru este foarte bun. Studiul lor vă va ajuta să înțelegeți compoziția și cantitatea documentelor de arhivare. Pentru a menține o arhivă departamentală, este necesar, de asemenea, să existe un nomenclator de cazuri în ultimii ani.

Compoziția documentelor din arhiva întreprinderii

Pe baza prevederilor relevante, în arhiva întreprinderii se primesc următoarele documente, completate de departamentul de evidență:

Documente de stocare permanentă, care se formează de obicei numai pentru acele organizații care transferă documentația pentru stocarea de stat. Alte societăți nu pot avea astfel de documente, deoarece au dreptul de a stabili perioade de depozitare de zece ani și mai mult. Adesea, în loc de stocare permanentă în companii, se aplică opțiunea de depozitare "înainte de lichidarea organizației".
Documentele privind personalul.
Documente de depozitare temporară cu un termen mai mare de 10 ani, dacă există în organizație.
Documentele de stocare temporară pentru o perioadă mai mică de 10 ani, este rareori transmis arhiva, ea poate fi realizată doar printr-o decizie a șefului firmei, de exemplu, datorită faptului că nu dispun de spațiu pentru a stoca aceste documente în diviziunile structurale ale companiei.

Verificarea prezenței și a situației în arhiva întreprinderii

Dacă trebuie să luați cazuri de la un alt angajat, se întocmește un act de acceptare-transfer al cauzelor. Aceasta se face în situația schimbării persoanei responsabile pentru arhivă, în care se efectuează primirea și transferul documentelor de arhivă, precum și atunci când aparatul de referință, camera de arhivă sau echipamentul se schimbă.

Dacă aveți la îndemână nu este arhiva departamental care este creat de la zero, și există deja unul sau alte documente, va trebui să efectueze verificarea prezenței și a statutului de afaceri existente acolo. Această procedură se realizează pentru a stabili corespondența dintre compoziția și cantitatea lor în realitate și în forme contabile. Cu alte cuvinte, descrierea de pe coperta cazului este comparată cu descrierea disponibilă în fișierele de arhivă. Dacă totul este același, bine, dacă se vor găsi diferențe, ele vor trebui eliminate. În procesul de verificare, ar trebui să se emită un act al formularului stabilit. Actele pregătite vor trebui să fie plasate în afacerea fondului.

Planul de lucru al arhivei organizației

Când a sosit momentul să se elaboreze un plan de lucru pentru arhiva departamentală, va fi necesar să se ia în considerare ceea ce este inclus în acest plan.

Dacă este necesar, puteți programa recuperarea înregistrărilor. O atenție deosebită ar trebui acordată dosarelor cazurilor. În lipsa acestor documente, acestea ar trebui luate. Înregistrările documentelor care vor fi transferate la depozitul de stat vor fi în arhivele de stat și, prin urmare, puteți face o copie pentru organizația dvs.

Va fi necesar să se stabilească ce documente trebuie să fie procesate și raționalizate și care - sunt supuse la distrugere în legătură cu expirarea depozitării lor. Pentru a face acest lucru, ar trebui să studiezi nomenclatorul afacerii întreprinderii.

Reglementările în vigoare cer ca înregistrări permanente, documente de personal, precum și cele care au un termen de valabilitate mai mare de 10 de ani, nu mai târziu de trei ani după ce a fost finalizat documente, ar trebui să fie supuse unei înregistrări completă, care urmează să fie depusă în capacul dur. Procesarea documentelor din punct de vedere științific și tehnic este foarte laborioasă și sunt necesare abilități speciale pentru aceasta. Acesta este motivul pentru care poate fi efectuată nu numai angajați ai companiei, dar, de asemenea, experți terți, care sunt relevante pentru contractul de servicii.

Este necesar să se elaboreze un program de luare a cazurilor în arhiva întreprinderii de la fiecare unitate structurală, care trebuie să fie coordonată cu conducătorii acestor unități structurale.

Dacă documentele sunt, de asemenea, trimise statului pentru depozitare în organizație, este recomandabil să se consulte cu privire la momentul, ordinea transferului etc. cu curatorul arhivei de stat.

Organizarea utilizării documentelor arhivelor departamentale

Va fi necesară organizarea utilizării documentelor de arhivă ale companiei, dacă este posibil. În baza cererii sale, un angajat al unei organizații poate obține o afacere potrivită pentru o perioadă de până la 30 de zile, dar dacă este necesar, acest termen poate fi prelungit cu încă 30 de zile. Într-o formă specială numită cartea care emite cazuri din depozit. puneți o notă pe chitanță și apoi pe întoarcerea fiecărui caz. În locul fișierului arhivat emis, trebuie introdus un card de înlocuire. Deși, în practică, în organizații cu o cantitate mică de documente de arhivă, ultima cerință nu este aplicată cel mai adesea.

Și în cele din urmă

Un angajat arhivar trebuie să aibă calificările corespunzătoare pentru a efectua următoarele lucrări:

Verificarea formării și executării cazurilor în unități structurale, care include și o examinare a stării de stocare a documentelor, în timpul căreia se întocmește un certificat corespunzător sau un memorandum către manager.
Asistență pentru angajații unităților structurale ale companiei atunci când lucrează cu documente.
Participarea la crearea nomenclatorului afacerilor întreprinderii și, dacă este necesar, și în dezvoltarea bazei normative și metodologice a afacerii de arhivă și a activității de birou a firmei.