PENTRU DEPOZITARE ÎN ARHIVA
1. Dispoziții generale
2. Formarea cauzelor
3. Pregatirea documentelor pentru depozitarea si utilizarea ulterioara
Nomenclatorul cazurilor este o listă aprobată, sistematizată a cazurilor inițiate la instituție, indicând datele de stocare a acestora, în conformitate cu procedura stabilită. Gama de cazuri este utilizat ca un sistem de distribuție și gruparea documentelor executate în cazul (schema de clasificare), un pointer la indexarea documentelor și a cazurilor, viața lor de conservare, precum și schema fișierului de referință nu este executat documente. În plus, este un document contabil în gestionarea înregistrărilor și arhiva instituției pentru depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).
Nomenclatorul de cazuri este necesar pentru o căutare rapidă a documentelor pentru conținutul și tipurile acestora. Pe cât de bine se compilează, viteza de lucru cu documente depinde de siguranța acestora. Disponibilitatea nomenclatorului de cazuri în fiecare instituție, organizație, întreprindere este obligatorie.
Principalele prevederi privind elaborarea nomenclatorului de cazuri sunt stabilite în Sistemul unificat de gestionare a documentelor (UGSD).
Nomenclatorul cazurilor poate fi concret, exemplar și tipic. În plus, se disting nomenclatoarele diviziunilor unității structurale și ale instituției.
Nomenclatura specifică reflectă documentele unei anumite instituții sau unității structurale.
Prepararea nomenclatoarelor afacerilor din organizație precede lucrările pregătitoare, care are ca scop - să furnizeze înregistrarea cazurilor, intravasculară în munca de birou, de potrivire de tipul acestora și a documentelor cu întârziere de conținut, corect pentru a le clasifica în conformitate cu domeniile de activitate și probleme ale organizației.
Lucrările la elaborarea nomenclaturii afacerilor, ca unități structurale și întreaga instituție, serviciu de evidență coordonate și, de regulă, include studiul structurii și direcțiile lor de organizare, precum și documente complexe, pe baza cărora vor fi formulate în numele cauzelor și definește principiile de formare a acestora. Nomenclatoarele cazurilor includ rubricile de cazuri pentru gruparea documentelor cu ștampila "Pentru uz oficial", cărți de referință.
Copiile aprobate ale nomenclatorului de cazuri sunt documente de stocare permanentă și sunt incluse în afacerile biroului organizației. Dacă un astfel de serviciu nu este disponibil, acestea sunt incluse în treburile secretarului-referent.
După aprobarea nomenclatorului de cazuri, diviziile structurale și organizațiile obștești primesc extrase din secțiunile relevante pentru utilizare în muncă.
Nomenclatorul cazurilor unei instituții care nu transferă documentele pentru stocarea de stat aprobate de o comisie de experți (CE) este aprobată anual de către șeful acesteia. Prima copie a nomenclatorului este păstrată timp de cel puțin 10 ani.
Nomenclatorul cazurilor din subdiviziuni structurale este întocmit pentru a asigura ordinea formării și înregistrării cazurilor în fluxul de lucru departamental. Nomenclatorul consolidat al cazurilor este întocmit pe baza nomenclatoarelor diviziilor diviziilor structurale.
Nomenclatorul afacerilor instituției este tipărit în mai multe exemplare. Primul exemplar este stocat în birou, al doilea - acest serviciu este folosit ca o copie de lucru, iar al treilea - este arhivele departamentale (persoana responsabilă de arhivă) ca documentul contabil, a patra - în Arhivele Statului, care a transmis documentele instituției.
Nomenclatorul afacerilor instituției este revizuit cel puțin o dată la cinci ani. În cazul unei schimbări radicale în funcțiile și structura instituției, ea este întocmită, aprobată și aprobată din nou.
Formarea cauzelor este atribuirea documentelor unui caz particular și sistematizarea documentelor din cadrul acestuia. Un fișier este o colecție de documente (sau un document) referitoare la o singură problemă sau o secțiune de activitate și plasată într-o copertă separată.
Formarea cazurilor trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de bază: procesarea promptă și recuperarea documentelor; fiabilitatea serviciilor de documentare; siguranța documentelor. În cazul pus numai executarea documentelor (originale sau copii certificate), întocmite în conformitate cu cerințele GOST și EGSD. Documentele care nu corespund titlului cauzei, prelucrate incorect (returnate executorului pentru revizuire), care trebuie returnate, schițe, variante, copii ale copiilor nu se pun în discuție.
Documentele de depozitare permanentă și temporară sunt grupate în cazuri separate (originale și copii separate, planuri anuale, trimestriale, lunare, rapoarte etc.). În cazuri excepționale, documentele de stocare permanentă și temporară asociate cu luarea în considerare a unei probleme sunt grupate într-un singur caz - un registrator sau un dosar. După examinarea acestor documente, luarea deciziilor și închiderea cazului, documentele de depozitare permanentă sunt retrase și transferate către depozitul permanent. În cazul în care separarea cazului în două cu condiția nomenclaturii, această mențiune este făcută în coloana Nomenclator „Notă“.
În cazuri, documentele dintr-un an birou sunt grupate. Excepțiile sunt chestiuni tranzitorii și juridice; afacerile personale care se formează pe întreaga perioadă de lucru a persoanei în instituție; documentația educațională, creată în instituții de învățământ (formată în cursul anului școlar).
Dosarul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli la o grosime de 30-40 mm. Când un număr mare de documente din ele formează cazuri independente în cronologie sau probleme înguste. De exemplu: cazul „Corespondența pentru furnizarea de metal“ poate fi împărțit în trei :. „Corespondența pentru furnizarea de turnare“, „Corespondența pentru furnizarea de închiriere“, „Corespondența pentru furnizarea de rebar și sârmă“
Documentele pentru reuniuni, grupate într-un caz separat, sunt sistematizate în conformitate cu procesul-verbal al reuniunilor. Într-un grup de documente referitoare la același protocol, acestea sunt situate într-o secvență de rezolvare a problemelor; în grupul de documente pe o singură problemă, inițiativa, și apoi alte documente, este depusă prima dată.
Ordonanțele organelor superioare sunt grupate în cazuri în domeniile de activitate ale instituției. Documentele din interiorul cazului sunt aranjate în ordine cronologică.
Documentele din fișierele personale sunt plasate în următoarea ordine: un inventar intern al documentelor disponibile în dosarul personal; cerere de angajare, sesizare sau prezentare; un chestionar, o listă a evidențelor personalului; autobiografie, documentele de învățământ, extras din ordinul de numire, transferarea, eliberarea (copii de note cu privire la angajare, prin transfer, concediere); adăugarea la fișa personală privind contabilitatea personalului; adăugarea unei fișe personale pentru înregistrarea stimulentelor. Anchetele de la locul de reședință, starea de sănătate și alte documente de importanță secundară sunt grupate separat de dosarele personale. În cadrul acestor grupuri, documentele sunt aranjate în ordine cronologică. Copii ale ordinelor privind impunerea de sancțiuni, încurajarea, schimbarea numelui etc. în legătură cu introducerea acestor înregistrări în plus față de o foaie de personal privind personalul contabil în dosarul personal nu este plasat.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: