Conditiile de depozitare a documentelor contabile si fiscale sunt prevazute in legislatie. După expirarea acestor termeni, documentele sunt de obicei distruse. Dar sunt astfel de acțiuni întotdeauna justificate? În ce cazuri ar putea fi necesară păstrarea documentației în afara termenilor generali? Și pot stoca documentele în format electronic? Vom răspunde la aceste întrebări în articol.
În activitatea oricărei companii, circulația documentelor joacă un rol important. Din organizarea efectivă, riscurile financiare și fiscale, actualitatea în timp a decontărilor cu contrapartide și îndeplinirea cerințelor organismelor de supraveghere depind în mare măsură. Una dintre componentele importante ale cifrei de afaceri în cadrul organizației este păstrarea documentelor.
După expirarea perioadei de depozitare, documentația contabilă primară poate fi distrusă. Principalul lucru nu este să faci greșeli și să nu distrugi documentele pe care le-ar putea impune legale de la autoritățile de aplicare a legii. În caz contrar, penalitățile și taxele suplimentare nu pot fi evitate ...
Cât de mult pentru a stoca primar ...
Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se menține contabilitatea. O astfel de definiție a documentelor contabile primare este dată în art. 9 din Legea nr. 129-FZ. Și la punctul 2.2. Prevederile contabile a documentelor și a documentelor, aprobate de Ministerul Finanțelor al URSS 7.29.83 № 105 (document se aplică în prezent în măsura în care nu este incompatibil cu Legea № 129-FZ), se afirmă că documentele primare se stabilească faptul unei tranzacții de afaceri. Acestea trebuie să conțină date fiabile și să fie create în timp util, de regulă, în momentul tranzacției.
Codul Fiscal nu conține noțiunea de documente contabile primare, dar, de fapt, se folosește în același sens ca și legile cu privire la contabilitate (care duc la normele de n. 1, Art. 11 din Codul fiscal). Potrivit art. 313 din Codul fiscal contul fiscal în vederea calculării impozitului pe profit - un sistem de generalizare a informațiilor pentru a determina baza de impozitare pe baza documentelor primare, grupate în conformitate cu procedura prevăzută de Codul fiscal. Cheltuielile pentru scopuri fiscale trebuie să fie confirmate prin documentele întocmite în conformitate cu legislația rusă (alin. 1, art. 252 din Codul fiscal).
Astfel, contabilitatea și contabilitatea fiscală se bazează în principal pe documentele contabile primare. Cu toate acestea, condițiile de depozitare a primelor în scopuri de contabilitate și de impozitare sunt diferite.
Condițiile generale de păstrare a documentelor contabile primare sunt cuprinse atât în legislația contabilă, cât și în legislația fiscală. Astfel, prevederile art. 17 din Legea nr. 129-FZ stabilește obligația organizației de a păstra documente contabile primare, registre contabile și înregistrări contabile în termenele stabilite de legea privind problemele de arhivă, dar nu mai puțin de cinci ani. În acest caz, numărarea perioadei de depozitare începe din anul care urmează anului de întocmire a documentului (articolul 17 clauza 2 din Legea nr. 129-FZ, punctul 1.4 din listă).
Articolul 362 Lista de asemenea, a constatat că documentele contabile primare și anexele la acesta, pe baza cărora a făcut înregistrările contabile (documente de numerar și cărți, documente bancare, ordine, acte de acceptare, predarea și anularea de proprietate, chitanțe, facturi, rapoarte de cheltuieli, și altele. ) sunt păstrate timp de cinci ani.
Codul fiscal stabilește obligația de a asigura integritatea înregistrărilor contabile și fiscale timp de patru ani. Această cerință se extinde în mod egal la contribuabili și la agenții fiscali (sub-pct. 8 din clauza 1 a articolului 23 și sub-pct. 5 din clauza 3 din articolul 24 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
... și câte facturi?
Astfel, norma de Art. 17 din Legea nr. 129-FZ. potrivit cărora documentele primare sunt păstrate timp de cel puțin cinci ani, nu se aplică facturilor. Acest lucru este confirmat și de faptul că facturile sunt denumite separat în Listă.
Se pare că facturile pot fi distruse înainte de alte documente privind tranzacția. Să vedem cum poate arăta acest lucru în practică.
Notă: în cazul în care, înainte de expirarea facturilor de inspecție a început verificarea TVA pentru perioada în care impozitul pe aceste facturi în curs de deducere, acesta trebuie să fie salvate pentru a finaliza verificarea și soluționarea tuturor problemelor litigioase pe ea.
Analizând jurisprudența, se poate concluziona că distrugerea facturilor poate conduce la consecințe negative chiar și în cazul în care contribuabilul pare să fi observat perioadele de stocare stabilite prin Codul Fiscal RF. Și dacă documentele sunt distruse înainte de expirarea acestor termene, arbitrii vor lua cu siguranță partea inspecției.
Perioade speciale de depozitare
În practică, organizațiile au adesea nevoie de conservarea sectorului primar cu mult peste termenele generale stabilite prin lege. În unele cazuri, acest lucru este stabilit direct de normele legale și uneori rezultă din practica aplicării legii.
Astfel, organizația, în scopul contabilizării costurilor de instruire a angajaților în scopul impozitării pe profit, este obligată să stocheze documentele justificative pe întreaga durată a contractului de formare relevant. După încheierea formării - și în timpul unui an de lucru al angajatului, formarea, formarea profesională sau recalificarea a fost plătită de către companie în conformitate cu contractul de muncă încheiat cu organizația, dar nu mai puțin de patru ani. Acest lucru este precizat la paragraful 3 al art. 264 din Codul Fiscal.
Potrivit finantatori, stocarea documentelor primare ce confirmă execuția cheltuielilor sub formă de costuri de amortizare, stabilit termenul general (patru ani), din care calculul se efectuează într-o anumită ordine. Ținând cont de cerințele art. 252 din Codul Fiscal al RF, termenul de păstrare a documentelor primare care reflectă formarea valorii inițiale a proprietății amortizabile trebuie calculat din momentul încheierii taxei de amortizare. Aceasta este, de exemplu, atunci când achiziționează un computer care se bazează pe clasificarea activelor fixe incluse în al doilea grup de amortizare (active, cu o durată de viață utilă de mai mult de două până la trei ani), perioada de păstrare a documentelor ce confirmă pentru achiziționarea de costuri obiect OS (în cazul în care computerul va fi recunoscut ca atare ) poate fi de până la șapte ani. Plecând de la cerințele din listă, perioada de păstrare a documentelor privind stabilirea deprecierii activelor fixe nu poate fi mai mică de zece ani.
Depozitarea dispozitivelor electronice în formă electronică
Documentele electronice din arhiva organizației
Să ne amintim că dreptul unei organizații de a crea arhive în scopul depozitării formate în cursul activităților lor de documente de arhivă, inclusiv în scopul stocării și utilizării documentelor de arhivă nu au legătură cu proprietatea de stat sau municipale, prevăzute în Sec. 2, art. 13 din Legea nr. 125-FZ. Activitatea arhivei create în cadrul companiei ar trebui organizată în conformitate cu regulile arhivelor menționate mai sus. Posibilitatea creării unei arhive în care sunt stocate numai documente ale organizației și ale predecesorilor acesteia sunt specificate în clauza 1.2.1 din prezentele Reguli.
În secțiunea 3.3 a Regulilor de funcționare a arhivelor este prezentată lista documentelor ce urmează a fi transferate în arhivă. Astfel, arhiva organizației este completată cu cazuri de depozitare permanentă, temporară (mai mult de zece ani), precum și cazuri de personal. Cazurile cu o durată de valabilitate de până la zece ani nu sunt, în general, supuse transferului în arhivele organizației. Ele sunt stocate în unitățile structurale ale companiei și după expirarea perioadei de depozitare sunt distruse. Cu toate acestea, așa cum am spus mai sus, în cazuri speciale, documentele primare pot fi păstrate mai mult de zece ani și apoi nu ar trebui incluse în actele de alocare a documentelor cu perioade de depozitare expirate care urmează să fie distruse.
Din moment ce documentele companiei pot fi stocate electronic, nu există obstacole în calea formării arhivei electronice a organizației. În clauza 1.2.2 din Regulile de funcționare a arhivelor se indică faptul că, în funcție de compoziția documentației, arhiva poate fi creată și pe suport electronic. Procedura de depunere a documentelor electronice (ED) în arhiva este recomandată în clauza 2.1.4 a Regulilor. Selectarea documentelor în format electronic, pentru transmiterea la arhiva se face de către organizațiile comisiei de experți după aceste documente nu mai sunt utilizate în cadrul companiei. ED examinează ED în legătură cu documentația organizației pe transportatorii tradiționali. Acest lucru ia în considerare, în special, lipsa de informații de back-up în documentele adoptate de stocare de arhivă, costul ED posibil transfer la un alt format, la o recepție în arhiva tipului adecvat de echipamente electronice pentru diferite moduri de costuri de păstrare a evidenței și de depozitare. Toate operațiunile sunt efectuate cu documentele electronice, atunci când sunt transferate la stocarea arhivelor și în timpul depozitării (suprascrie, conversie la noi formate, compresie, etc.) trebuie să fie documentate pentru a asigura autenticitatea documentelor. Acest lucru este menționat în paragraful 1.3.4 al Regulilor pentru activitatea arhivelor. Formularele necesare pentru acest lucru sunt enumerate în anexele la regulament. Deci, pentru contul de documente electronice forme de carduri de înmatriculare utilizate, având în vedere în anexa 31. Unitatea de cont ED poate fi luat cu fișier media de înregistrare sau fișierele care alcătuiesc un singur software și informații de obiect, și documentația de sprijin pentru a le (acesta poate fi eliberat pe cale electronică formă sau pe hârtie). Purtătorul poate fi un CD, o unitate HDD de calculator (HDD), și așa mai departe. Ca o filială a înregistrărilor pot fi create și utilizate o confirmare de primire registru și de eliminare a ED (apendicele 33) și un registru al migrației și rescrie ED (apendicele 34).
Trimiteți-le prietenilor: