Reguli de înregistrare a documentelor

Capitolul 1. REGULI DE DOCUMENTARE

Capitolul 2. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR

Capitolul 3. NORME DE BAZĂ A COMPUSULUI TEXTULUI DE DOCUMENTE.

LISTA SURSELOR UTILIZATE







Capitolul 1. REGULI DE DOCUMENTARE

Actualizarea GOST R 6.30-97, conform căreia mii de specialiști au lucrat timp de cinci ani, inclusiv secretari, este întotdeauna un eveniment important. Noul standard va fi dedicat sesiunilor de instruire, instruiri, seminarii. Standardul va deveni parte integrantă a cursului de conducere și management al biroului în diferite instituții de învățământ. Standardul introdus stabilește cerințe și reguli uniforme pentru executarea documentelor de management, indiferent de:

· Întreprindere de stat sau non-statală;

· Ce fel de activitate se ocupă de întreprindere?

· Modul de gestionare a înregistrărilor (în mod tradițional sau pe baza tehnologiei informației moderne).

Ce este nou în standard?

Poate că cel mai important lucru este în introducerea sa - se recomandă cerințele acestui standard. mai degrabă decât obligatorie.

Numărul de documente are mai multe detalii: 30vmesto 29. Standardul a introdus două noi elemente de recuzită: OGRN (numărul de înregistrare de stat primar al persoanei juridice) și codul fiscal / KPP (numărul de identificare fiscală / codul de motiv pentru înregistrare). Excluse este ștampila restricționării accesului la document, care este reglementată de alte acte normative, care sunt obligatorii pentru executare.

Modul de plasare a celor mai utilizate obiecte pe câmpul documentului poate fi văzut acum pe eșantionul dat (Figura 1).

Marcajul de control. localizat anterior în câmpul din stânga al documentului, este plasat acum pe câmpul de sus. Acest lucru este mai convenabil, deoarece, odată cu depunerea documentelor în foldere groase, această recuzită nu a fost vizibilă. În plus, multe organizații i-au pus o ștampilă "Control", a cărei plasare pe câmpul stâng era imposibilă.

Dimensiunile câmpurilor de documente sunt acum ușor de reținut: câmpul drept face nu mai puțin de 10 mm, restul - nu mai puțin de 20 mm.

Documentul de aprobare pentru aprobarea fretboard numele dat acum caz instrumental (aprobat prin ordin), care este cu siguranță mult mai logic decât era înainte (cazul nominativ - a aprobat comanda).

Modificările cosmetice au fost supuse recuzităilor "marcă despre performer". Acum se pun doar inițialele și prenumele interpretului. Dar, în lucrul cu documentele, mai ales cu un număr mare de corespondență, este mai convenabil, la urma urmei, să se indice complet numele și patronimul, deoarece acest lucru facilitează foarte mult comunicarea cu interpretul, pe care nu îl cunoașteți, în cazul oricăror întrebări legate de document.

Locația notei la primirea documentului în organizație sa modificat. În noul GOST este plasat în colțul din dreapta jos.

Toate celelalte rechizite nu s-au schimbat semnificativ.

Pentru meritele noului standard, deoarece este paradoxal, se poate atribui un număr mic de modificări. Există o anumită continuitate și stabilitate. Ca o comparație, se poate menționa experiența internațională. Normele de redactare a documentelor în gestionarea înregistrărilor occidentale au fost formate în principal în 1930 și, cu modificări minore, au supraviețuit până în ziua de azi [2].

Punerea în aplicare a normelor unice de executare a documentelor va asigura: forța juridică a documentelor; compilarea și executarea în timp util a documentelor; organizarea unei căutări operaționale a documentelor și, prin urmare, va contribui la succesul întreprinderii dvs.







La pregătirea documentelor se utilizează următoarele rechizite:

Capitolul 2. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR

Toate documentele privind activitățile reflectate în acestea sunt împărțite în două grupe mari:

1) Documentele referitoare la chestiuni generale și administrative, adică probleme de gestiune generală a întreprinderii (organizație) și activitățile sale de producție. Aceste documente pot fi făcute de angajații tuturor diviziilor întreprinderii.

2) Documente privind funcțiile de gestionare. Aceste documente sunt angajați ai organelor financiare, departamentelor de contabilitate, planificare, furnizare și marketing, alte unități funcționale [3].

Documentele sunt clasificate prin denumirea: scrisori de serviciu, ordine, protocoale, acte, memorandumuri, contracte etc. Proiectarea tuturor acestor documente este unificată, dar poate fi complet diferită:

- la locul întocmirii - interne (documente întocmite de angajații întreprinderii) și externe (documente provenind de la alte întreprinderi, organizații și persoane fizice);

- în conținut - simplu (dedicat unei probleme) și complex (care acoperă mai multe aspecte);

- prin termenele de executare - urgentă, care necesită executarea la un moment dat și ne-urgentă, pentru care data scadenței nu a fost stabilită;

- de origine - oficial, care afectează interesele întreprinderilor, organizațiilor și personalului, referitoare la o anumită persoană și care sunt înregistrate;

- pe tipuri de înregistrare - autentice, copii, extrase, duplicate;

- prin fixare - scris, grafic, foto-documente etc.

Originalul este o copie semnată și executată în mod corespunzător a documentului întocmit pentru prima dată. O copie este o reproducere repetată, absolut exactă a originalului (cu o notă "copie"), atestat în timp util de către oficialul relevant. Pe copii ale documentelor oficiale care necesită o certificare specială, semnătura capului și sigiliul sunt obligatorii.

Uneori, pentru muncă nu este necesară o copie din documentul original, ci un extras din această secțiune sau din acea secțiune. La întocmirea unei instrucțiuni, trebuie să specificați de la care document a fost făcut. Corectitudinea întocmirii unui extras este confirmată de semnăturile funcționarilor și de un sigiliu. Întreprinderile și organizațiile au dreptul să emită duplicatul corespunzător (cu semnul "duplicat"), având același efect juridic ca originalul, dacă proprietarul documentului original este pierdut.

CAPITOLUL 3. NORME DE BAZĂ ALE COMUNICĂRII TEXTULUI DE DOCUMENTE

Documentul constă din elemente de informație separate, care se numesc rechizite (semnătura, ștampila, numele tipului de document, textul documentului etc.). Setul de rechizite ale documentului aflat în ordinea stabilită formează formularul de document.

GOST R. 6.30 - 97 "Sisteme unificate de documentare. Sisteme unificate de documentație organizatorică și administrativă. Cerințele pentru înregistrarea documentelor "a stabilit un formular de eșantion de documente organizaționale și administrative, care este un model grafic sau o schemă pentru construirea unui document. Șablonul de dispunere stabilește mărimea câmpurilor, locația necesităților permanente și variabile [4].

GOST R. 6.30 - 97 stabilește compunerea detaliilor documentelor organizatorice și administrative și amplasarea acestora pe forma documentului, regulile de înregistrare a cerințelor, cerințele formularelor și procedurile de fabricație etc.

În total, standardul de stat stabilește 29 de rechizite. Cea de a nouăsprezecea cerință este textul documentului.

Textul este principala cerință a documentului, care trebuie să conțină informații fiabile și obiective, precizate clar, precis, într-un ton neutru și, dacă este posibil, pe scurt. Textul documentului ar trebui să fie impecabil din punct de vedere juridic și să nu permită o interpretare dublă.

Documentele sunt compilate în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse privind limbile de stat.

Textul documentului poate fi prezentat sub forma unui tabel, a unui chestionar, a unui text coerent.

Textele documentelor cu un volum mare sunt împărțite în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe care sunt numerotate cu cifre arabe:

Cerințele de bază pentru documentele produse prin mijloace de scris

Dacă documentul este compilat pe un computer, atunci tastarea textului pe baza cerințelor ergonomice ar trebui să utilizeze fonturi care sunt aproape de dimensiunea fontului mașinii de scris. Se recomandă utilizarea fonturilor Times New Roman în dimensiunile 13, 14, 15 sau dimensiunile Arial 12, 13, 14. Titlurile tabelului pot fi imprimate în fonturi mai mici.

Textul documentului este tipărit prin distanțe de 1,2 sau 1,5 linii. Distanța dintre detaliile individuale este de 1,5 - 3 linii. Dacă o recuzită ocupă mai multe linii, atunci textul său este imprimat într-un singur interval. Dacă textul documentului durează mai mult de o pagină, începând cu cel de-al doilea, paginile sunt numerotate cu cifre arabe fără puncte, liniuțe și alte pictograme suplimentare. Numărul paginii este plasat în mijlocul câmpului de sus.

Dimensiunea hârtiei A4 și A5; permis - A3 și A6. Dimensiunile minime ale câmpului pe document (în mm): stânga -20; dreapta - 10; vârful - 15; partea inferioară - 20.

LISTA LITERATURII UTILIZATE







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: