Fiecare document este alcătuit din elemente separate - rechizite. Există rechizite permanente și variabile ale documentului. Detaliile permanente sunt tipărite atunci când formularul este făcut, variabilele sunt fixate pe antet în timpul procesului de umplere.
Un set de rechizite situate în secvența stabilită este numit un formular. Fiecare tip de document trebuie să aibă propria formă de aspect, adică un anumit model pentru construirea aceluiași tip de documente.
O foaie de hârtie, cu detaliile despre ea conținând informații permanente, este numită "blank". Formularele sunt produse în două formate - A4 și A5 (de exemplu, pentru referință).
Un grup de rechizite și părțile lor permanente, recreate pe un document gol ca o singură unitate, se numește ștampila.
Eșantionul de formă furnizează următoarele documente și locația acestora în documentația de management (Tabelul 3.1).
Tabelul 3.1. Obligațiile și locația acestora
În partea de sus a documentului
Împărțirea textului în părțile constitutive, separarea grafică a unei părți a textului de celălalt, precum și utilizarea numerotării titlurilor, subtitrărilor etc. se numește titlu. Este o expresie externă a structurii compoziției hârtiei de afaceri, iar gradul de complexitate a acesteia depinde de volumul, subiectul și scopul documentului. Cea mai simplă rubrică este împărțirea textului în paragrafe.
Un paragraf este o liniuță la dreapta liniei, care începe prezentarea unui nou gând în document, precum și un fragment al textului dintre cele două indentări. În textele documentelor în limba engleză, indentarea se face ocazional, dar o linie este omisă. Trebuie să ne amintim că paragraful, indiferent de lungimea sa, este un întreg intrinsec semnificativ care exprimă un gând complet.
Durata medie a paragrafului ar trebui să fie de 4-6 propoziții, deși în textele documentelor care conțin doar o propoziție există paragrafe. De exemplu:
Paragraful pentru divizarea textului este completat de numerotarea titlurilor textului, care indică interdependența anumitor secțiuni, părți, paragrafe și subordonarea lor. Există două sisteme de numerotare - combinate (tradiționale) și noi.
Numerotarea combinată se bazează pe utilizarea diferitelor tipuri de simboluri - cuvinte, litere, cifre arabe și romane. Acest sistem de utilizare a diferitelor denumiri trebuie să fie în mod necesar logic, consistent și construit pe baza creșterii.
Noul sistem se bazează pe utilizarea numai a cifrelor arabe aranjate într-o anumită ordine. Aplicând acest sistem, trebuie să respectați următoarele reguli:
o după numărul părții, secțiunii, paragrafului, punctului, se introduce punctul;
o Numărul fiecărei părți include numărul etapelor superioare ale diviziunii:
- secțiuni - 1. 2. 3. 4;
- numărul subsecțiunii constă în numărul secțiunii și numărul ordinal al subsecțiunii separate printr-un punct - 1.2. 1.3. 1.4. etc.;
- numărul articolului conține numărul ordinal al secțiunii, subsecțiunii și punctului separate prin punctele - 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. etc .;
- numărul subclasei este alcătuit din numărul secțiunii, subsecțiunii, paragrafului, subparagrafului, separat printr-un punct - 1.1.1.1. 1.1.1.2. 1.1.1.3. și așa mai departe.
Utilizarea noului sistem de numerotare simplifică procesarea documentelor și face posibilă utilizarea numelor și simbolurilor verbale (tabelul 3.2).
Tabelul 3.2. Sisteme de numerotare combinate și noi
În documente, titlul este scris cu o mică literă atunci când este localizată după numele tipului de document și cu o literă mare - dacă precede.
consiliere academică specializată
2. Cu privire la introducerea de amendamente la Regulamentul privind consiliile științifice specializate
Textul titlului este scris în 3-4 intervale.
Antetul este plasat în mijlocul liniei sau în începutul acesteia, lângă marginea din stânga. Punct după ce titlul nu este setat. Nu scrieți un titlu la sfârșitul paginii, dacă nu există spațiu pentru text; este mai bine să o transferați pe pagina următoare.
Anteturile scurte sunt scrise în defalcare, folosind o funcție specială a computerului. De exemplu:
Subtitlurile sunt scrise cu litere mici fără subliniere. Distanța dintre titlu și subtitrare trebuie să fie de 2 linii, iar între subtitrare și text - 3-4. Dacă subtitrarea conține mai multe linii, acestea sunt separate una de alta cu o linie.
REGULI GENERALE ALE DESCRIERII BIBLIOGRAFICE Componente, elemente și zone de descriere
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: