Am aflat deja care sunt înregistrările cazurilor și modul în care acestea sunt elaborate. Dar inventarul nu este doar un dosar cu un set de fișiere disparate. În această formă nu este stocată. Inventarul în sine este un document de stocare permanentă, ceea ce înseamnă că cerințele pentru înregistrarea sa sunt destul de stricte. Este necesar să se emită o pagină de titlu, o introducere în lista de cazuri, poate o listă de abrevieri sau un index ... Dacă nu există probleme cu foaia de titlu, atunci va trebui să se lucreze la prefață.
Ce spun regulile arhivelor
În locul suferinței în fața unui dosar pur al lui Vordovski, pe care ar trebui să apară un text armonios al prefaței la lista cazurilor, este necesar să se analizeze documentele normative și metodologice din dosarul de arhivă. În ele, cel puțin, este scris ceea ce ar trebui să fie în prefață.
Compoziția aparatului de referință pentru inventar depinde de perioada de stocare a documentelor incluse în acesta și de tipul acestora.
Evidența cazurilor, a documentelor de stocare permanentă și a componenței personalului paginii de titlu. prefață, cuprins, dacă este necesar - lista de abrevieri, indicii.
În prefața inventarului, redenumirea organizației în secvență istorică (cronologică) este descrisă pe scurt pentru perioada corespunzătoare datelor extreme ale unităților de stocare incluse în inventar. Prefața este semnată de autor, indicând poziția și data compilării. "
Documentul metodic: Reguli de bază ale arhivelor organizațiilor (punctul 3.7.11.):
"Prefața include informații despre principalele activități și structura organizației pentru perioada acoperită de inventar; este prezentată o scurtă descriere a conținutului și integralității documentelor fondului incluse în secțiune; indică existența unor cazuri care depășesc limitele cronologice ale fondului; se observă grupurile cele mai tipice de cazuri, atât în documentele, cât și în conținut; oferă o scurtă descriere a informațiilor conținute în inventarul organizațiilor subordonate sau mai înalte; evidențiază trăsăturile formării, descrierii și sistematizării rubricilor de cazuri, disponibilitatea unui instrument de referință pentru secțiune, principiile de bază ale compilației acestuia și procedura de utilizare a acestuia.
Prefața este semnată de către inițiator, indicând poziția și data cuvântului introductiv și șeful arhivelor organizației (persoana responsabilă de arhivă). "
Realizăm concluzii:
1. Prefața se face numai la dosarele de depozitare permanentă și la dosarele personalului.
2. Prefața este doar o referire la companie în perioada în care aparțin cazurile incluse în inventar. Dacă a existat o redenumire - scrieți despre redenumire. Descrieți pe scurt principalele activități, descrieți structura organizatorică. Apoi, oferim o descriere a documentelor incluse în acest inventar (la care aparțin sistemul de documentare, precum și pe baza aranjamentelor acestora).
Cuvânt înainte în dosar: descărcați o mostră
Propun să citesc exemplul prefaței. Doar nu o rescrieți fără minte: fiecare companie are propria sa istorie și structură. Dar ca model, această prefață a listei de cazuri este destul de potrivită.
Imagine de cuteimage // www.freedigitalphotos.net
Trimiteți-le prietenilor: