Înregistrarea și controlul executării documentelor
Înregistrarea documentelor - înregistrarea datelor de înregistrare a documentului în formularul de înregistrare, stabilirea faptului de creare, primire sau expediere;
Documentele de intrare, ieșire și cele interne care necesită înregistrare și executare sunt supuse înregistrării. Documentele sunt înregistrate indiferent de modul în care sunt create, transferate sau livrate.
Toate documentele fără excepție sunt ștampilate cu data primirii în colțul din dreapta jos al primei foi a documentului (cerința 31 "Notă de intrare"). Dacă corespondența nu este deschisă, ștampila este plasată pe plicuri (pachete).
În etapa procesării inițiale a documentelor primite, este necesar să se aloce documente care nu fac obiectul înregistrării, conform listei de documente neînregistrate. Astfel de documente sunt trimise unităților structurale prin desemnare, sunt preînregistrate cu o ștampilă de înregistrare fără umplere.
Documentele neînregistrate sunt incluse în lista documentelor care nu fac obiectul înregistrării, elaborate de serviciul Dow și aprobate de șeful organizației. Lista probelor de documente care nu fac obiectul înregistrării:
1. Documente de caracter informativ-operațional (scrisori, rezumate etc.) trimise spre informare.
2. Cereri, ordine, ordine.
3. Scrisori și telegrame de felicitare.
4. Programe, planuri, agende, întâlniri, conferințe, alte evenimente colegiale.
5. Cartele de invitație.
6. Publicații tipărite (cărți, reviste, ziare).
8. Scrisorile organizațiilor și antreprenorilor individuali cu propuneri de cooperare sau prestare de servicii.
10. Forme de raportare statistică și documentație însoțitoare.
Înregistrarea documentelor de intrare, ieșire și interne în cadrul organizației se efectuează centralizat în cadrul serviciului Dow;
Pentru a înregistra toate documentele primite, de ieșire și interne, se completează o singură carte de înregistrare și control. potrivite pentru procesarea mijloacelor tehnologiei organizaționale. Cardul este utilizat pentru contabilitate, control, executare și regăsire a documentelor.
Cardul este umplut cu mijloace organizaționale, folosind o metodă scrisă sau scrisă de mână, în funcție de disponibilitatea mijloacelor tehnice.
Compoziția cardului, dacă este necesar, poate fi completată cu alte cerințe: artiștii interpreți sau executanți, chitanța executantului la primirea documentului, cursul de execuție, cererile etc. Ordinea localizării lor pe card este determinată de organizația însăși.
Formularul de înregistrare a documentelor este permis numai în cadrul organizațiilor cu un volum mic de circulație a documentelor (până la 600 de documente pe an); decizia privind forma de înregistrare a documentelor (carte sau reviste) în astfel de organizații este întocmită prin ordinul șefului. Graficele jurnalelor de înregistrare repetă în principiu casetele cărții de înregistrare și de control.
Din cardurile de înregistrare și de control se formează fișiere de referință și carduri de control, prin care se efectuează lucrări de referință pe documente și controlul termenilor de execuție. Numărul de copii ale cardului care trebuie completate în document este determinat de numărul de carduri de referință și de control.
După înregistrare, documentele de la birou trebuie să fie prezentate conducerii contra cost sau executorilor direcți în ziua primirii lor, cu două copii ale cărții de înmatriculare și de control.
Capul examinează documentele în ziua în care sunt primite. Telegramele și alte documente urgente ar trebui să fie transmise către cap în momentul în care devin disponibile.
Rezultatele examinării documentelor se reflectă sub forma unei rezoluții, care trebuie să conțină o indicație clară și exhaustivă a ordinii și naturii executării documentelor și a executantului.
Rezoluția este transferată pe cardul de înregistrare și de control. Un document cu o copie a cardului este trimis (prin birou) către executor, dacă mai există mai mulți executori executorului responsabil specificat în rezoluție. A doua copie a cărții rămâne în birou; dacă documentul necesită un control conform rezoluției, cardul este trimis serviciului de control sau persoanei responsabile pentru controlul executării documentelor.
Documentele care intră în unitățile structurale sunt acceptate și prelucrate de persoana responsabilă pentru munca de birou și numite prin ordinul șefului.
Documentele înregistrate în oficiu (primite cu carduri de înregistrare și control) nu sunt supuse înregistrării secundare în unități.
Documentele sunt prezentate spre examinare conducătorului diviziei sau adjunctului său în conformitate cu repartizarea stabilită a îndatoririlor. Documentele care nu necesită decizii de conducere sunt trimise direct executorilor în funcție de competența lor.
Pe documentul executat, executorul marchează o notă privind executarea documentului și o direcționează spre caz, cu o indicație a indexului cazului.
Persoana responsabilă de lucrarea clericală transferă marca de performanță pe cardul de înregistrare și de control. Cardul este plasat în fișierul cartelei de referință, documentul fiind depus în cazul respectiv.
Documentele care trebuie păstrate în birou sunt trimise la destinație; aceste documente trebuie să aibă o notă sau o ștampilă "Întoarcere la birou".
Transferul documentelor pentru procesarea automatizată și primirea documentelor se efectuează prin intermediul biroului sau al persoanei responsabile de activitatea de birou în unitatea structurală.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: