Cerințele pentru clădirile și sediile arhivei sunt stabilite la punctul 4.2 din Regulile de bază. În primul rând, ar trebui să se țină seama de faptul că plasarea arhivei nu este permisă în clădiri dărăpănate, clădiri din lemn, clădiri cu bază brută, subsol, săli de mansardă, încălzire pe sobă. Camerele destinate depozitării documentelor de arhivă în clădirile adaptate trebuie izolate.
În prezent, în cadrul organizației noastre se creează o arhivă. Care ar trebui să fie luate în considerare la selectarea și pregătirea sălii de arhivă, în care documentele noastre vor fi stocate în viitor?
Când alegeți o clădire (cameră) potrivită pentru depozitarea documentelor de arhivă, considerați că pentru funcționarea completă a arhivei sunt necesare următoarele premise:
2) sedii pentru recepție, depozitare temporară a documentelor, aclimatizarea documentelor;
3) premisele pentru utilizarea documentelor;
4) camere de lucru (cameră) ale personalului de arhivă.
Dacă nu aveți posibilitatea să luați mai multe camere sub arhivă, iar întreaga arhivă ar trebui să fie situată în aceeași cameră, trebuie să o împărțiți cu partiții, separând cel puțin spațiul de stocare de documente de zona de lucru.
Arhiva organizației ar trebui să fie amplasată într-o clădire special construită sau documentată sau într-o clădire separată. Această cameră trebuie scoasă din obiecte periculoase din punct de vedere al siguranței la incendiu. La acestea se includ, de exemplu, benzinării, parcări, garaje. Nu ar trebui să existe obiecte care să polueze aerul lângă clădirea (sediul) arhivei.
Un caz ideal este amplasarea arhivei într-o clădire special construită, dar mai des decât pentru stocarea documentelor de arhivă, organizațiile adaptează clădirea sau spațiile deja disponibile acestora.
Care sunt cerințele principale pentru arhivă?
Cerințele principale pentru arhivă sunt:
Vă rugăm să rețineți: Nu se recomandă amplasarea depozitului de documente în subsoluri și la etajele superioare ale clădirii sau conversia spațiilor mansardate
Desigur, excepțiile de la reguli pot fi: de exemplu, dacă subsolul este uscat și încălzit și există ventilație artificială, care asigură schimbul de aer pe oră de două sau trei ori pe oră și se poate crea un regim normal de temperatură și umiditate la etajele superioare.
Se impun cerințe speciale pentru cablarea electrică: trebuie să fie ascunsă, prizele - echipamentele electrice etanșe, etanșe, trebuie să aibă cabluri de izolație din cauciuc. Întrerupătoarele generale și cele de podea trebuie amplasate în afara încăperilor de depozitare.
Finisarea instalațiilor de depozitare se realizează cu materiale neagresive, nepracticabile, iar în sisteme și în medii de stingere a incendiilor se utilizează substanțe neutre, care sunt protejate de documente. În timpul depozitării este interzisă folosirea incendiului, a aparatelor de încălzire, a plasării obiectelor străine.
Lucrez ca manager de resurse umane. Nu cu mult timp în urmă, în organizația noastră i sa alocat o cameră pentru arhivă. Echipat în conformitate cu toate normele în consecință. Luna viitoare managerul nostru intenționează să pună clădirea în funcțiune. Ma instruit să mă pregătesc, dar nu știu cum să o fac corect. Care este procedura de punere în funcțiune a unei încăperi destinate funcționării arhivei?
Decizia finală privind adecvarea unei clădiri (cameră) pentru arhiva organizației se face ținând seama de concluziile Autorității de Supraveghere a Străinii și Stației Sanitare și Epidemiologice. Numai după o examinare adecvată, arhiva este plasată în clădirile sau sediile adaptate organizației.
O astfel de expertiză este necesară pentru a determina rezistența la foc a clădirilor sau spațiilor, durabilitatea structurilor de bază, precum și rezistența suprapunerii interfețelor, luând în considerare sarcini potențiale, disponibilitatea și starea sistemelor de încălzire și ventilație. Ea se desfășoară de către reprezentanții organizației însăși (de obicei arhiviști), pompieri, securitate, construcții, servicii sanitare epidemiologice și alte servicii speciale. Pe baza rezultatelor examinării, se întocmește un act relevant.
Articole similare
-
Cerințe pentru monitorizarea și evaluarea microclimatului spațiilor industriale
-
Cetățenia copilului este o cerință excesivă pentru documente suplimentare, ce trebuie făcut dacă
Trimiteți-le prietenilor: