Gestionarea înregistrărilor de personal de la zero - instrucțiuni pas cu pas asupra personalului contabil

Destul de des, un ofițer de personal novice se confruntă cu o sarcină dificilă - de a organiza gestionarea dosarelor de personal. Pentru a facilita acest proces, trebuie să utilizați următorul ghid pas cu pas. Aceasta nu numai că va explica unde este mai bine să înceapă, ci și să câștige experiență.

Personalul biroului de lucru ce este?

Managementul înregistrărilor HR este cea mai importantă parte a fluxului de lucru în orice firmă. Scopul său este de a menține o evidență clară a activităților industriilor existente ale societății.
Gestionarea înregistrărilor de personal este necesară pentru:

reglementează procesele de lucru care apar în cadrul organizației;
găsirea rezervelor neutilizate sau "înghețate";
monitorizarea și rezolvarea în timp util a problemelor din domeniul activităților de personal;
să poată informa corect organele de revizuire cu privire la evoluția proceselor economice și intra-sistem.

Căutarea legilor și a literaturii speciale

Note de bază și acte privind gestionarea înregistrărilor de personal:

Codul Muncii al Federației Ruse;
acte normative privind dreptul muncii;
facturile privind datele cu caracter personal și secretele comerciale;
reguli pentru gestionarea cărților de lucru.

Determinați ce documente există în organizație și care nu sunt

Pentru a întocmi o listă de documente disponibile sau care lipsesc la locul activităților de personal, este suficient să folosiți această listă:

contracte de muncă;
declarații privind plata salariilor angajaților sau orice compensație;
regulile muncii în cadrul organizației;
carti de munca si un jurnal al contabilitatii lor;
documente referitoare la protecția și prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților;
fișă de timp;
forma aprobată a documentelor de decontare;
masa de personal;
ordinele de admitere a salariaților sau de concediere a acestora.

După ce ați pregătit toate documentele necesare conform legislației Federației Ruse, ar trebui să clarificați cu directorul întreprinderii care dintre actele facultative rămân să fie elaborate. În plus, este necesar să se afle care sunt condițiile pe care autoritățile preferă să le vadă în documentele interne ale companiei și contractele de muncă ale angajaților.

Identificarea persoanelor responsabile de documente

La începerea activității personalului, în primul rând, este necesar să se determine dacă șeful întreprinderii este înregistrat corespunzător. Dacă ordinul de numire nu este disponibil, atunci este necesar să-l formalizăm pentru o poziție de conducere. Instrucțiuni pas-cu-pas de astfel de design pot fi găsite în "Pack of Kadrovik." Sunt prezentate exemple de documente necesare și materiale de consultanță pe tema "Formularea relațiilor de muncă cu directorul angajat".

Este necesar să se rezolve cu directorul problema cine ar trebui să fie angajat în gestionarea cărților de lucru. Deoarece personalul nu este încă înregistrat pentru muncă, directorul întreprinderii ar trebui să ghideze cărțile. Pentru a transfera aceste atribuții directorului, este necesar să se emită o ordine adecvată, că directorul își asumă responsabilitatea pentru gestionarea cărților de lucru. În viitor, directorul are dreptul de a transfera aceste competențe ofițerului de personal adoptat, printr-o comandă.

Organizarea locului de muncă al ofițerului de personal

Pentru a spori eficiența muncii, angajatul departamentului de personal ar trebui să-și poată organiza în mod adecvat locul de muncă. Pentru aceasta, în primul rând, este necesar să se aibă grijă ca zona de lucru să fie cât se poate de convenabilă. Este important să aveți un scaun confortabil care să nu permită oboselii să se obosească și să mențină postura. Distanța față de monitor nu trebuie să fie mai mică de 50 cm, altfel ochii vor fi suprasolicitați. Lumina joacă un rol important, ar trebui să fie confortabil, în caz contrar, angajatul se poate simți mai rău, poate avea dureri de cap sau oboseală excesivă.

Personalul trebuie să conțină toată documentația în ordinea cronologică sau alfabetică corectă. Documentația suplimentară sub formă de formulare sau aplicații trebuie să fie mereu la îndemână.

Programe necesare

Pentru confortul gestionării documentelor, managementul companiei ar trebui să fie preocupat de achiziționarea unui program contabil special. Există o mulțime de programe similare și toate acestea sunt convenabile, cu toate acestea, cel mai popular funcțional este "1C: salariul și personalul".

Programul personalului

Conformitatea tabelului de personal și a datelor descrise în contractele de muncă

Reviste privind evidența personalului

În ciuda faptului că în toate companiile moderne, circulația documentelor este efectuată electronic, revistele de evidență a personalului sunt componente importante ale activității de personal. Formele de reviste sunt unificate și le puteți cumpăra în magazine specializate.

Numărul de jurnale obligatorii include:

cartea contului cărților de muncă;
registrul concediilor;
carte de înregistrare a ordinelor de concediu;
registrul contractelor de muncă ale angajaților și acordurile suplimentare;
carte de comenzi pentru personal.

Alte documente

Cu o atenție specială, trebuie să abordați crearea de documentație care să reflecte procesele de lucru ale companiei. Acestea includ:

modificarea și completarea contractelor de muncă și a fișelor de post;
plece;
Traduceri.

O atenție deosebită ar trebui acordată pregătirii documentelor pentru concedierea unui angajat. În cazul în care angajatul și conducerea nu sunt despărțiți de comun acord, procedura de concediere trebuie să fie efectuată în deplină conformitate cu cadrul legal, altfel pot apărea probleme grave.

Datele din procedurile judiciare în astfel de cazuri dovedesc că instanța de judecată joacă cel mai adesea partea angajatului, nu conducerea societății.

Program de sărbători

Cu cel puțin două săptămâni înainte de sărbătorile de Anul Nou, compania trebuie să fi întocmit și aprobat un program de vacanțe. Dacă firma este mică, atunci agentul de personal însuși poate intervieva angajații și poate coordona cu ei un program bazat pe dorințele lor. Într-o mare organizație, acest proces devine oarecum mai complicat. Ar trebui să se asigure că plecarea simultană a mai multor angajați dintr-un departament nu afectează funcționarea acestuia.

Dacă în momentul programării există situații conflictuale între angajați. legat de perioada de sărbătorire, este necesar să se aducă informațiile autorităților și să se întocmească un calendar bazat pe decizia conducerii.

Nu mai târziu de 14 zile înainte de sărbătoare, trebuie să anunțați angajatul de la început și să emiteți o comandă. Începutul concediului poate fi transferat de către angajat în coordonare cu autoritățile. Dacă în zilele ofensive ofițerul se îmbolnăvesc și eliberează o foaie de concediu medical, atunci este necesar să transferăm timpul de odihnă la o perioadă convenabilă pentru el.

Documente pentru traducere

În cazul în care conducerea a decis să transfere un angajat la un alt departament, sau el însuși și-a exprimat o astfel de dorință, atunci documentele relevante privind transferul ar trebui să fie pregătite. Probele lor și un exemplu de umplere pot fi găsite în "Pachetul Kadrovika". După ce documentele sunt pregătite, acestea trebuie trimise spre aprobare directorului, după care se va efectua transferul angajatului.