Faceți lucrul cu documentele convenabil
Principala sarcină a companiei a fost de a reduce povara asupra a 6 angajați din domeniul logisticii și contabilității, care se ocupă de hârtii. Creșterea vânzărilor a dus la o creștere constantă a documentelor primare de ieșire. Acest lucru a dus la o povară suplimentară pentru specialiști și a dus la obținerea de tone de documente pe birourile lor.
Accelerați fluxul de lucru
Pregătirea pachetului de documente în interiorul companiei a durat 2-3 zile: tipărirea, semnarea, sortarea și ambalarea. Mai mult, timp de 3-4 zile, documentele au fost transmise dealerilor. Astfel, modul de documente într-o direcție a durat aproximativ o săptămână. Același termen a fost necesar pentru vizibilitatea lor în centrul de dealer și a reveni la companie.
Reduceți costul documentelor
Tipărirea și livrarea prin curier în centrul de dealer al unui pachet de documente costă aproximativ 580 de ruble. Cu EDO, trimiterea unui document este de aproximativ 7 ruble.
Compania a decis să treacă la facturi electronice și facturi TORG-12, pe care le trimite la dealeri și selectați un operator SKB Kontur și servicii Kontur.Diadok. Principalele argumente în favoarea lui Dyadok au fost:
- o distribuție largă a companiei Dyadok în rândul producătorilor de automobile, cu o rețea vastă de centre de distribuitori;
- gata și soluții de integrare software cu majoritatea sistemelor de contabilitate și informare;
- interfață simplă;
- depozitarea permanentă a documentelor în arhiva cloud-ului Diadoka;
- posibilitatea semnării în masă și trimiterea documentelor.
Implantarea a durat 5 luni.
În prima fază a echipei de proiect DiaDoc a studiat actoria în procesele de formare ale companiei și transmiterea documentelor, și colectate, de asemenea, cerințele de bază și dorințele echipei la ECD.
În a doua etapă experții DiaDoc finalizate „Diadok.Konnektor“ pentru a încărca documente în EDI și a le converti în format XML ca documentele originale ale companiei - în Excel format. Apoi, echipa Diadoka împreună cu specialiștii BMW Rusland Trading au testat sistemul și au pus serviciul în funcțiune comercială.
Prin urmare, documentele companiei prin conectori sunt descărcate în Dyadok, unde sunt distribuite automat în cutiile de distribuție. Contabilul poate utiliza numai funcția de semnătură de masă. Pentru a trimite mai mult de 3.000 de documente durează aproximativ 30 de minute.
Următorul pas în dezvoltarea EDM pentru integrarea DiaDoc „BMW Rusland Trading“ va cu SAP ERP versiunea corporativă 7,02 sistemul EHP5 contabil. Aceasta va traduce în format electronic documentele departamentului de logistică și a centrului de distribuție al companiei.
rezultate
Astăzi, contabilitatea "BMW Rusland Trading" formează și trimite facturile electronice și foile de parcurs TORG-12. Pentru aceste tipuri de documente, 95% din fluxul de lucru cu dealerii a fost transferat în formularul electronic. Sarcinile stabilite de companie sunt îndeplinite:
- procentajul mediu al volumului de muncă pentru lucrul cu documentele pentru fiecare angajat a scăzut de la 25 la 1% din timpul de lucru;
- În prezent, aproximativ 100.000 de documente pe an sunt trimise la centrele de distribuție în format electronic;
- schimbul de documente cu dealerii este automatizat, etapele tipăririi documentelor, semnarea manuală, ștampilarea, expedierea sunt excluse;
- documentele sunt livrate dealerilor în ziua înființării și în aceeași zi se pot întoarce cu semnăturile necesare.
Egor Fomin
Expert în cifra de afaceri a Departamentului Financiar "BMW Rusland Trading"
Specialiștii Dyadoka au însoțit proiectul în fiecare etapă, au oferit idei, au reacționat întotdeauna rapid la problemele emergente. Am fost încântați să colaborăm cu această echipă profesionistă. Acum, livrarea de documente către dealeri durează în loc de o săptămână doar 30 de minute. Diferența de confort și eficiență înainte și după EDM - doar colosală. Este demn de remarcat că un astfel de efect a fost atins chiar și fără integrarea cu sistemul nostru contabil.
Konstantin Kozlov
Șeful de sucursale proiecte EDO, SKB Contour
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: