Conform punctului 14 din Instrucțiunea nr. 157n <1> și p. 1 al art. 29 din Legea contabilității <2> instituțiile bugetare sunt obligate să asigure depozitarea documentelor primare (consolidate) contabile, registrele și situațiile financiare în termenele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani. Atunci când se stochează registrele contabile, acestea trebuie protejate împotriva corecțiilor neautorizate. Responsabilitatea pentru organizarea depozitării evidențelor contabile primare (rezumate), a registrelor contabile și a situațiilor contabile este suportată de șeful instituției. În articol vom vorbi despre ordinea de organizare a depozitării și transferului pentru depozitarea în arhivă a documentelor formate ca urmare a activității departamentelor de evidență a instituțiilor bugetare.
Condiții de depozitare a documentelor contabile
Așa cum am observat, documentele contabile primare, registre, contabile (financiare) declarații ale entității economice se păstrează în termenele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivelor de stat, dar nu mai puțin de cinci ani după anul de referință.
Cu toate acestea, în ciuda acestui fapt, lista N 558 este că instituția ar trebui să fie ghidată în stabilirea termenilor de păstrare a documentelor contabile. În continuare, în tabelul de mai jos, se menționează termenii de stocare a documentelor individuale:
Să ne amintim că, din cauza alin. 14 al instituției 157n Instrucțiunea N are dreptul, dacă este posibil punct de vedere tehnic pentru a efectua stocarea primară a documentelor electronice (registrele electronice) pe medii de stocare, ținând seama de cerințele legislației ruse care reglementează utilizarea semnăturilor digitale în documentele electronice.
Astfel, registrele contabile nu pot fi tipărite pe hârtie, ci stocate electronic.
Organizarea stocării documentelor
În conformitate cu alin. 6.1 din Regulamentul privind documentele și circulația documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul Finanțelor al URSS din 29.07.1983 N 105, documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și bilanțurile sunt supuse transferului obligatoriu la arhiva.
documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și bilanțuri, înainte de transferarea acestora către instituțiile de arhivă sunt păstrate în conturi în camere speciale sau dulapuri închise sub responsabilitatea persoanelor autorizate de către contabilul-șef.
Formele de responsabilitate strictă trebuie să fie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța.
Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire pe suporturi de citire automată este definită în documentele de reglementare relevante care reglementează contabilitatea în condițiile mecanizării (automatizării).
Documentele primare prelucrate manual din luna curentă referitoare la un anumit registru contabil sunt completate în ordine cronologică și însoțite de o referință pentru arhivă.
Ordinele de numerar, rapoartele anticipate, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie să fie selectate în ordine cronologică și interconectate.
Tipurile separate de documente (comenzile de lucru, rapoartele privind schimbările) pot fi păstrate neînsoțite, dar depuse în foldere pentru a evita pierderea sau abuzul acestora.
La sfârșitul păstrării documentelor contabile, ele sunt transferate în arhivă.
comisie de experți ar trebui să fie condusă de către unul dintre șeful adjunct al instituției, și secretarul acesteia, de regulă, este șeful arhivelor departamentale sau persoanei responsabile de instituțiile de arhivă (alin. 1.4 din Regulamentul privind comisia de experți). Compoziția personală a comisiei de experți numiți prin ordin al sediului central al personalului calificat de conducere mai diviziuni structurale, reprezentant de înregistrare reprezentant al serviciului păstrarea agențiilor Rosarkhiv.
Pentru organizarea constituirea unei comisii de experți este necesar să se dezvolte poziția comisiei de experți, care ar trebui să fie aliniat cu instituția sistemului Rosarkhiv respectiv. După adoptarea procedurii de aprobare, această dispoziție trebuie aprobată și pusă în aplicare prin ordinul șefului instituției.
Principalele sarcini stabilite în constituirea comisiei de experți sunt (paragraful 2 din Regulamentul privind comisia de experți):
- organizarea și desfășurarea examinării valorii documentelor în stadiul de evidență la elaborarea nomenclaturii și formularea cazurilor. Reamintim că, la examinarea valorii documentelor în unitățile structurale, se efectuează selecția cazurilor de depozitare permanentă și temporară (mai mult de 10 ani) pentru transferul în arhivă; selectarea cazurilor cu perioade de depozitare temporară care vor fi stocate în unități structurale; alocarea pentru distrugerea cazurilor pentru anii precedenți, a căror perioadă de depozitare a expirat. În același timp, verifică în același timp calitatea și caracterul complet al nomenclatorului afacerilor organizației, corectitudinea determinării termenilor de păstrare a cazurilor;
- organizarea și desfășurarea examinării valorii documentelor în stadiul pregătirii lor pentru depozitarea în arhive;
- organizarea și desfășurarea selecției și pregătirii documentelor pentru transferul la depozitul de stat, inclusiv documentația științifică și tehnică, audiovizuală și alte documente speciale.
În conformitate cu clauza 5.2 din regulamentul privind comisia de experți, activitatea comisiei de experți ar trebui să se desfășoare pe baza planului anual de lucru aprobat de șeful instituției. Aspectele legate de competența comisiei de experți sunt luate în considerare la reuniunile sale, care se desfășoară conform cerințelor, dar cel puțin de două ori pe an. Toate reuniunile comisiei trebuie înregistrate.
Așa cum am observat, valoarea de examinare a documentelor se efectuează în scopul de a selecta cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), pentru transferul la arhiva; selectarea cazurilor cu perioade de depozitare temporară care vor fi stocate în unități structurale; alocarea distrugerii cazurilor pentru anii precedenți, a căror perioadă de depozitare a expirat.
În conformitate cu nomenclatura afacerilor a însemnat o listă sistematică a numelor de cazuri, organizarea intravasculară în relațiile cu datele lor de conservare în forma prescrisă (GOST 51141-98 „Hârtiile și arhivarea. Termeni și definiții“, pag. 3.4.1 arhive de lucru al Regulilor). Din nou, formarea nomenclatorului de cazuri este atribuită competenței comisiei de experți a instituției.
În conformitate cu clauza 3.4.4 din Regulile de funcționare a arhivelor, există trei tipuri de nomenclaturi ale cazurilor: o nomenclatură tipică, exemplară și individuală a cazurilor unei anumite organizații. O nomenclatură tipică a cazurilor stabilește compoziția cazurilor inițiate în activitatea unor organizații similare și este un document normativ. O nomenclatură exemplară a cazurilor stabilește o compoziție aproximativă a cazurilor inițiate în activitatea organizațiilor cărora li se distribuie, indicând indicii acestora și are un caracter consultativ. Nomenclatoarele tipice și exemplificative ale cazurilor sunt utilizate pentru a compila o nomenclatură individuală de cazuri.
Potrivit alin. 3.4.3 din Regulamentul de nomenclatură de rezervă a afacerilor este baza pentru prepararea stocurilor de cazuri de (peste 10 ani), permanente și temporare de depozitare și documentul contabil de bază pentru ținerea evidenței și organizarea de arhivare este utilizată pentru a înregistra cazuri de temporare (până la 10 ani inclusiv) de stocare. Nomenclatorul consolidat al afacerilor instituției este întocmit în conformitate cu forma stabilită pe formularul comun al instituției:
Nomenclatorul agențiilor afacerilor parafate de către șeful arhivei sau persoana responsabilă de dosar, semnat de șeful de serviciu sau o persoană responsabilă pentru software-ul de management al documentelor, după aprobarea de către agențiile comisiei de experți a trimis spre aprobare comisiei de experți și inspectarea instituțiilor de arhivă, și apoi aprobat de către șeful organizației.
Trebuie remarcat faptul că armonizarea nomenclaturii instituțiilor afacerilor cu experți și al Comisiei de control a instituțiilor de arhivă trebuie efectuată cel puțin o dată la cinci ani sau, în cazul dezvoltării unei noi game de cazuri, din cauza schimbare fundamentală în funcțiile și structura instituției.
După aprobarea nomenclatorului afacerilor organizației, unitățile structurale primesc extrase din secțiunile relevante pentru a fi utilizate în lucrare. Nomenclatorul afacerilor organizației pentru anul calendaristic care urmează este compilat în ultimul trimestru al acestui an.
Formarea cazurilor de transfer în arhivă
Formarea cazurilor se înțelege ca gruparea documentelor executate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul cazurilor. În cazul în care documentele sunt plasate, al cărui titlu meci conținutul faptelor, grupul este interzisă în cazul degroșare și copii dublet ale documentelor (cu excepția de mare valoare), precum și documentele care urmează să fie returnate.
În conformitate cu clauza 3.5.3 din Regulile de funcționare a arhivelor în formarea cazurilor, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:
- documentele de depozitare permanentă și temporară trebuie grupate în cazuri separate;
- include în cazul în care un exemplar al fiecărui document;
- pentru a grupa documentele din același an calendaristic în cauză, excepția se face în cazurile de procedură; procese judiciare; afacerile personale care se formează pe întreaga perioadă de lucru a persoanei din organizație; documente ale organelor elective și ale comisiilor lor permanente, grupuri de deputați, care sunt grupate în timpul convocării lor; documente ale instituțiilor de învățământ formate în cursul anului universitar; documente ale teatrelor, care caracterizează activitățile scenice pentru sezonul teatral; cazuri de filme, manuscrise, istoric medical etc.
- Cazul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli cu o grosime de cel mult 4 cm.
Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau compilației lor, sunt atașate la documentele la care se referă. Aplicațiile cu un volum de peste 250 de coli constituie un volum separat, care este menționat în document.
Instituțiile instituționale de documente de reglementare ar trebui grupate în cazuri după tip și cronologie, cu aplicații conexe:
- statute, regulamente, instrucțiuni aprobate prin acte administrative sunt anexe la acestea și sunt grupate împreună cu documentele specificate. Dacă sunt aprobate ca documente independente, atunci acestea sunt grupate în cazuri separate;
- ordinele pentru activități de bază sunt grupate separat de comenzile de personal;
- ordinele de personal sunt grupate în cazuri în conformitate cu termenii stabili ai depozitării lor. Cu volume mari de documente, ordine cu privire la personalul care se referă la diverse aspecte ale activităților organizației (angajare, tragere, mutare, călătorie etc.), se recomandă gruparea în cazuri separate;
- ordinele organizațiilor superioare și documentele privind executarea lor sunt grupate în cazuri pe linii de activitate ale organizației;
- planurile aprobate, rapoartele, estimările, limitele, listele de titluri și alte documente sunt grupate separat de proiectele lor;
- documentele în chestiuni personale sunt aranjate în ordine cronologică în momentul în care devin disponibile;
- conturile personale ale lucrătorilor și salariaților cu privire la salarii sunt grupate în cazuri separate și sunt aranjate în ordinea lor după numele în ordine alfabetică;
- propunerile, cererile și plângerile cetățenilor cu privire la activitatea organizației și toate documentele pentru revizuirea și executarea lor sunt grupate separat de cererile cetățenilor cu privire la problemele personale;
- corespondența este grupată, de regulă, într-un an calendaristic și este sistematizată în ordine cronologică, documentul-răspuns este plasat în spatele cererii de document. La reluarea corespondenței cu privire la o anumită problemă care a început în anul precedent, documentele sunt incluse în cazul în acest an, indicând indicele din anul precedent. În funcție de specificul activității organizației, corespondența poate fi, de asemenea, grupată pentru anul universitar, termenul pentru convocarea organelor elective etc.
Trebuie remarcat faptul că, în funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea completă sau parțială a cazurilor. În conformitate cu punctul 3.6.3 din Normele privind activitatea de arhivă, cazurile de depozitare permanentă și temporară (de peste 10 ani) și de personal sunt supuse înregistrării complete. Înregistrarea completă a cazurilor prevede:
- depunerea sau legarea cazului;
- numerotarea cărților de vizită;
- elaborarea, dacă este necesar, a unui inventar intern al documentelor;
- făcând clarificările necesare în detaliile acoperirii cauzei (clarificând numele organizației, indicele de înregistrare a cazului, ultimele date ale cauzei, titlul cauzei).
Cazurile de temporar (până la 10 ani inclusiv) de stocare supuse partiala clearance-ul: nu este permis să efectueze sistematizarea documentelor în acest caz, foile de caz nu sunt numerotate, de asigurare inscripție să nu fie.
Documentele care cuprind cazul, depuse de patru puncție într-o copertă de carton sau interconectate cu posibilitatea de citire liberă a textului tuturor documentelor, datele, vizele și rezoluții pentru ei. În pregătirea cazurilor la liantul (legare) de legare la metal (ace, agrafe de hârtie), din documentele eliminate.
Trebuie remarcat faptul că o procedură mai detaliată pentru cazurile de echipaj poate fi stabilită în dispoziția dezvoltată și aprobată privind procedura de lucru în birou în instituție.
În concluzie, observăm că relațiile în sfera de organizare a depozitării, achiziționarea, păstrarea și utilizarea documentelor Fondului Arhivistic al Rusiei și a altor documente de arhivă, indiferent de forma lor de proprietate, precum și relațiile în domeniul managementului afacerilor de arhivă în Federația Rusă, în interesul cetățenilor, societății și a statului sunt reglementate de Federal legea N 125-FZ.
instituții (municipale), bugetul de stat și funcționarii lor sunt găsiți vinovați de încălcarea legii privind arhivele din Rusia, poartă răspundere civilă, administrativă și penală stabilită de legislația Federației Ruse (art. 27 din Legea federală N 125-FZ).
Răspunderea administrativă pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor este prevăzută în art. 13.20 Codul administrativ al Federației Ruse: avertizarea sau aplicarea unei amenzi administrative asupra cetățenilor în mărime de la 100 la 300 de ruble. pe oficiali - de la 300 la 500 de ruble.
În virtutea art. 16 din Legea federală nr. 125-FZ, controlul asupra respectării legislației privind problemele de arhivă în Federația Rusă se realizează de către:
- Organele federale ale puterii de stat, inclusiv organul executiv federal special autorizat de Guvernul Federației Ruse;
- organele puterii de stat ale subiecților Federației Ruse, inclusiv organele executive autorizate ale subiecților Federației Ruse în domeniul arhivelor, în limitele competenței lor, astfel cum sunt definite în legislația Federației Ruse și subiecții Federației Ruse. Aceste organisme verifică îndeplinirea de către organizații a cerințelor legislației din domeniul arhivistic, asigurând siguranța, achiziționarea și utilizarea documentelor în activitatea de birou.
Dacă nu ați găsit informațiile de care aveți nevoie pe această pagină, încercați să utilizați căutarea de site:
Articole similare
-
Cum se confirmă câștigurile dacă întreprinderea este lichidată și nu a înmânat documentele în arhivă
Trimiteți-le prietenilor: