Unul dintre tipurile de sisteme de arhive electronice este automatizarea managementului înregistrărilor arhivelor. Astfel de sisteme, precum și în sine arhivele pentru organizațiile municipale să iasă în evidență cerințe stricte pentru organizarea procesului de arhivare și transmitere a documentelor în arhiva sistemelor orientirovannh de afaceri. Sistemele create pentru companii, pe lângă cerințele de stat, respectă, de asemenea, standardele interne ale întreprinderilor în domeniul înregistrării.
Sistemele de automatizare pentru fluxul de arhive sunt responsabile pentru ultima etapă a ciclului de viață al documentului, și anume depozitarea arhivelor, furnizarea de informații și distrugerea documentului. În acest stadiu, documentele nu mai sunt utilizate în mod activ și sunt necesare în principal pentru referință și respectarea cerințelor organismelor de inspecție de stat pentru păstrarea documentației.
Principalele sarcini ale arhivei organizației sunt:
- achiziționarea arhivei cu documente, a căror compoziție este prevăzută de dispoziția privind arhiva;
- contabilitatea și securitatea documentelor;
- crearea unui dispozitiv științific de referință pentru documentele de arhivă;
- utilizarea documentelor stocate în arhivă;
- pregătirea și transferul documentelor referitoare la Fondul de Arhivă al Federației Ruse pentru depozitare permanentă.
Pentru a îndeplini sarcinile de bază, arhiva efectuează următoarele funcții:
Lucrări de birou de arhivă
Acesta este procesul de contabilitate, acceptare, arhivare a documentelor, care are mai multe componente.
Examinarea valorii documentelor este examinarea documentelor pe baza criteriilor lor de valoare pentru a determina condițiile de depozitare a documentelor și selectarea acestora pentru stocarea permanentă.
Examinarea valorii documentelor în organizație se efectuează:
in evidenta - in elaborarea nomenclatoarelor de cazuri, in procesul de formare a cazurilor si in pregatirea dosarelor de transfer in arhiva;
în arhivă - în pregătirea transferului de cazuri pentru depozitare permanentă
Crearea de nomenclatura afacerilor - o listă sistematică a numelor de cazuri, organizarea intravasculară în relațiile cu datele lor de conservare, în forma prescrisă.
Formarea afacerilor în organizație - gruparea documentelor executate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor. În cazul în care documentele sunt plasate, al cărui titlu meci conținutul faptelor, grupul este interzisă în cazul degroșare și copii dublet ale documentelor (cu excepția de mare valoare), precum și documentele care urmează să fie returnate.
Elaborarea și executarea inventarelor de cazuri este necesară pentru asigurarea realizării arhivei în cadrul organizației pentru toate cazurile de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personal care au trecut de expertiza valorii, sunt întocmite dosare de arhivă.
Inventarul arhivelor este un director de arhivă care conține o listă sistematizată a unităților de stocare a fondului de arhivă, a colecțiilor și destinate înregistrării și dezvăluirii acestora.
Stocurile sunt compilate separat: pentru depozitare permanentă; cazuri de depozitare temporară (peste 10 ani); cazurile de personal; cazurile constând în documente specifice doar organizației (cazuri judiciare, de investigație, rapoarte științifice pe teme etc.).
Un inventar separat este o listă a cazurilor cu o numerotare independentă (ordonată).
Achiziționarea arhivei este reaprovizionarea sistematică a arhivei cu documentele unităților organizaționale ale organizației, precum și a altor organizații care sunt surse ale achiziției arhivei.
Colectarea de arhive include:
- determinarea surselor arhivei;
- definiția compoziției documentelor care vor fi primite în arhivă prin intermediul acestor documente poate fi: facturi, acte de muncă, facturi, contracte etc.
- organizarea transferului de documente în arhivă.
Contabilizarea documentelor în arhivă constă în determinarea numărului și compoziției lor în unitățile contabile stabilite și înregistrarea (înregistrarea) proprietății fiecărei unități contabile la un anumit complex și numărul total al acestora în documentele contabile.
Un document contabil înseamnă un document al formularului stabilit care stabilește primirea, retragerea, cantitatea, compoziția și statutul documentelor de arhivă în unitățile contabile.
Documentele contabile din arhivele organizației reprezintă unul dintre mijloacele de asigurare a siguranței și controlului asupra disponibilității acestora.
Toate documentele stocate în arhiva organizației, inclusiv cele care nu sunt documentate și nu sunt profile pentru această arhivă, precum și copii de asigurare ale documentelor, copii ale fondului de utilizare (dacă există) și o listă de fișiere și documente sunt supuse contabilității.
Distrugerea documentelor - procesul de eliminare a documentelor cu perioada de depozitare expirate. Perioada de depozitare este determinată de tipul documentului, de legislația în vigoare și, în cazuri speciale, de politica companiei. Distrugerea documentelor este precedată de examinarea valorii.
Utilizarea documentelor de arhivă - aplicarea informațiilor documentelor de arhivă în diverse scopuri. Documentele arhivelor organizațiilor sunt deschise pentru utilizare de către arhivă și utilizatori
Executarea cererilor de arhivare a documentelor - se eliberează informații la cererea angajaților, în activitatea curentă a cărora a existat necesitatea accesării documentelor de arhivă.
Arhivele și gestionarea înregistrărilor arhivistice s-au bazat în mod tradițional pe documente pe suport de hârtie. Această metodă mărește cantitatea de documentație pe hârtie, creează dificultăți în contabilitate, caută prompt documentele necesare, răspunde solicitărilor angajaților. Foarte adesea, răspunsul lent al arhivei "tradiționale" de hârtie anulează întreaga eficiență a altor unități ale companiei.
În prezent, software-ul care poate automatiza funcțiile de gestionare a arhivelor, este prezentat pe piață de dezvoltatorii locali. Acest fapt se datorează specificității gestionării înregistrărilor "rusești" în comparație cu cea occidentală. Sistemele acestui profil sunt create separat pentru întreprinderile municipale și pentru structurile de afaceri din cauza diferențelor în ceea ce privește cerințele privind funcționarea sistemelor.
Astfel de sisteme sunt construite pe baza sistemelor electronice de management al documentelor SED, dar au câteva diferențe semnificative:
- Sistemul de automatizare pentru gestionarea înregistrărilor de arhivă nu ar trebui să stocheze imagini cu documente de hârtie. Cărți suficient cu informații despre locația cazului în arhivă.
- Sistemul nu se axează pe monitorizarea statutului documentului, ci pe respectarea regulilor de stocare, distrugere, examinare a documentelor și furnizarea de informații despre acestea.
Aceste sisteme permit automatizarea și simplificarea performanțelor funcțiilor listate în moduri diferite.
Cerințe pentru automatizarea gestionării înregistrărilor de arhivă:
- Adaptarea la cerințele specifice pentru lucrul cu documente în compania clientului
- Confidențialitatea tuturor informațiilor din sistem
- Interfață utilizator ușor de înțeles
Efectele implementării automatizării managementului evidenței arhivelor:
- Asigurarea siguranței informațiilor furnizate în formă electronică
- Eliminarea riscurilor pierderii iremediabile a informațiilor importante prezentate numai pe suport de hârtie
- Conformarea cazurilor cu normele interne ale întreprinderilor
- Reducerea pierderilor de timp de lucru
- Măriți viteza procesării și furnizarea de informații
- Diferențierea drepturilor de acces la utilizarea unui document pe hârtie sau a imaginii sale de căutare. Cerințele pentru distribuirea drepturilor de acces care permit utilizarea unui document electronic sunt stabilite de organizație în mod independent.
- Utilizarea eficientă a documentelor de arhivă de către toți angajații companiei (chiar și de la distanță) cu un timp minim petrecut pentru găsirea și prelucrarea documentelor necesare; Reducerea volumului de muncă al grefierilor și al personalului responsabil cu arhiva;
- Optimizarea nomenclatorului sarcinilor angajaților relevanți (programul de lucru eliberat poate fi direcționat către alte sarcini);
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: