Acțiunile de acțiune din SharePoint Designer sunt pregătite pentru utilizare cu setările implicite, dar ele oferă, de asemenea, o flexibilitate incredibilă, permițându-vă să editați și să reglați aproape orice aspect al procesului de activitate. De exemplu, parametrii impliciți în procesul de sarcină înseamnă că aprobarea trebuie acceptată în unanimitate de toți participanții la fluxul de lucru, dar acest lucru poate fi modificat, astfel încât aprobarea să fie obținută printr-o majoritate simplă sau chiar un anumit procent, de exemplu când atinge 70%.
Indiferent dacă este vorba despre un document oficial de audit sau un raport de cheltuieli, procesul de aprobare include o serie de sarcini atribuite persoanelor într-o anumită ordine.
În acest articol
Ce sunt fluxurile de lucru de aprobare?
Procesele de lucru sunt de obicei de două tipuri: cu logică de aplicație și orientată spre om. Un flux de lucru cu logica aplicației efectuează un set de funcții automate care modifică în cele din urmă o altă sursă de date. Fluxul de activități poate efectua automat calcule, poate actualiza lista elementelor și poate crea un șablon pentru propunerile de vânzări atunci când un anumit câmp este modificat în sursa de date. Toate acestea se întâmplă automat fără participarea oamenilor. Pe de altă parte, există fluxuri de lucru care țintesc persoanele care solicită participarea oamenilor (de obicei, un grup de oameni care au nevoie să îndeplinească o serie de sarcini pentru a finaliza procesul de afaceri). Procesele de lucru ale acestor două tipuri pot exista ca procese separate sau ca părți ale unui singur proces.
Procesele de aprobare a fluxului de lucru sunt concepute pentru a lucra cu persoane din organizație. Participanții la fluxul de lucru vor accepta cel mai probabil, vor aproba seturi de date de afaceri sau vor lăsa feedback pentru ei. Procesele de aprobare a procesului pot fi folosite pentru a gestiona angajarea de noi angajați, pentru a menține rapoartele de cheltuieli, a verifica documentele și multe altele. În fluxul de aprobare, un utilizator pornește un flux de lucru, care poate fi o interogare simplă pentru validarea documentelor. Apoi, fluxul de lucru de aprobare atribuie sarcina tuturor participanților la proces care trebuie să îndeplinească sarcinile pentru sarcina lor. După ce ați finalizat toate sarcinile, întregul proces este considerat complet.
Următoarea este un exemplu simplu al unui flux de lucru rulat de un singur utilizator și alocat la patru participanți înainte ca procesul de lucru să se finalizeze.
Modelul procesului de sarcină în fluxul de lucru al aprobării
Acest model de proces de sarcini conține o ierarhie a proceselor de activitate și a sarcinilor în sine care sunt asociate cu conținutul site-ului SharePoint. Procesul de sarcină conține mai multe evenimente care reprezintă cronologia fluxului de lucru: datele de început, sfârșit și sfârșitul fluxului de lucru. În procesul sarcinii există sarcini separate pentru care există, de asemenea, evenimente în fluxul de lucru: datele de început, execuție și finalizare. Fiecare dintre aceste evenimente de sarcină trebuie să fie finalizată pentru a finaliza procesul de activitate. După terminarea procesului de sarcină, continuă un flux de lucru mai mare.
Procesul de sarcină este un proces general, care poate consta într-un număr mare de sarcini individuale.
Fluxul de lucru conține mai multe evenimente care reprezintă procesarea generală a cronologiei - atunci când este rulată, când este în desfășurare și când expiră. Fiecare dintre aceste evenimente are loc o singură dată pentru toate sarcinile din proces.
Ca parte a fluxului de lucru, la pornire, atunci când acestea sunt în desfășurare și când se termină, există evenimente de flux de lucru - sarcini individuale. Fiecare dintre aceste evenimente se produce o dată pentru fiecare sarcină din proces.
Toate aceste sarcini trebuie efectuate pentru a finaliza întregul proces de sarcină. După finalizarea procesului de activitate (sau subproces), se va relua activitatea unui flux de lucru mai mare care conține sarcini.
Modelul final al procesului problemei arată așa.
Această structură este pentru cele mai frecvente procese manuale din organizație, dar poate fi configurată pentru a schimba comportamentul fiecărei sarcini și întregul flux de lucru al aprobării.
Activitatea procesului de sarcină
Pagina rezumată a procesului de activitate
O importanță deosebită este zona de personalizare. unde puteți schimba condițiile de terminare, comportamentul sarcinilor individuale și comportamentul întregului proces al sarcinilor.
Condițiile de execuție pentru procesul de lucru
Comportamentul unei sarcini
Înainte de a atribui o sarcină. Aceste acțiuni sunt efectuate înainte de crearea fiecărei sarcini individuale.
Când amânați sarcina. Aceste acțiuni se efectuează după crearea fiecărei sarcini.
Când timpul de executare a sarcinii expiră. Aceste acțiuni sunt efectuate după expirarea termenului stabilit pentru o activitate individuală nerealizată.
Când ștergeți o sarcină. Aceste acțiuni sunt efectuate de fiecare dată când se elimină o singură sarcină neimplementată.
Când sarcina este finalizată. Aceste acțiuni sunt efectuate de fiecare dată când se execută o anumită sarcină.
Puteți adăuga oricare dintre condițiile și acțiunile disponibile, precum și alte acțiuni ale comportamentului activității, cum ar fi adăugarea, delegarea, transferarea la manager și realocarea. Puteți chiar să adăugați notificări prin e-mail despre sarcină și să așteptați modificări în elementul de proces al sarcinii. Acțiunile disponibile ale comportamentului de activitate se modifică în funcție de evenimentul selectat.
Comportamentul întregului proces de sarcină
Când începeți procesul de sarcină. Aceste acțiuni se efectuează imediat după începerea fluxului de lucru principal și înainte de procesul de sarcină.
Când executați procesul de activitate. Aceste acțiuni sunt efectuate înainte ca prima sarcină să fie atribuită procesului de activitate.
Când procesul de activitate este anulat. Aceste acțiuni se efectuează atunci când procesul de activitate este anulat.
Când sarcina este finalizată. Aceste acțiuni se efectuează după ultima sarcină individuală sau atunci când acțiunea de terminare a procesului este executată.
Puteți adăuga oricare dintre condițiile și acțiunile disponibile și adăugați acțiuni pentru comportamentul sarcinii, de exemplu, pentru a seta starea de aprobare a conținutului, a aștepta modificări în elementul procesului de activitate sau pentru a termina sarcina în ansamblu. Din nou, acțiunile disponibile depind de etapa selectată.
Modificarea fluxului de lucru al aprobării
Modificați condițiile finale pentru acest flux de lucru
Una dintre opțiunile implicite de comportament în acest flux de lucru de aprobare este finalizarea procesului de sarcină, atunci când numărul persoanelor aprobate este egal cu numărul de sarcini completate. Să presupunem, de exemplu, că trebuie să modificați această condiție de terminare, astfel încât procesul să se încheie atunci când participanții aprobă fluxul de lucru într-o sumă de 70%.
Pentru aceasta, selectați comanda Modificați condițiile de completare pentru a efectua acest proces de sarcină pe pagina rezumat. Apoi trebuie să faceți clic pe condiție Dacă rezultatul procesului de activitate este: numărul aprobat. În caseta de dialog "Definirea înlocuirii în fluxul de lucru", trebuie să modificați câmpul sursă la Procentul aprobatorilor și faceți clic pe OK.
Acum trebuie să vă întoarceți la condițiile finale, faceți clic pe câmpul de valoare și modificați-l la 70. Noua logică a fluxului de lucru arată astfel.
Modificarea unui comportament existent pentru o sarcină individuală
Una dintre opțiunile de comportament după crearea unei sarcini este să trimiteți notificări prin e-mail către aprobatorii desemnați, astfel încât să deschidă sarcina (prin referință), să finalizeze pașii și să schimbe sarcina. De asemenea, anunțul precizează că, dacă sarcina nu poate fi editată, este posibil să nu aibă permisiunea. Să presupunem, de exemplu, că trebuie să eliminați această parte și să instruiți aprobatorul să contacteze persoana care a fost asociată inițial cu fluxul de lucru în cazul unor probleme.
Acesta va introduce elementul de substituție [% Workflow Context_Associator%]. care reprezintă persoana care a conectat fluxul de lucru la o listă, o bibliotecă sau un tip de conținut.
Adăugarea unui comportament nou la o activitate separată
Unul dintre comportamentele din fluxul de lucru al aprobării este să trimiteți mesaje e-mail participanților la fluxul de lucru atunci când expiră sarcina, care nu a fost finalizată. Aceasta este o modalitate utilă de a reaminti participanților îndeplinirea sarcinilor lor, pentru a nu întârzia procesul de aprobare. Cu toate acestea, în cazul în care unul dintre participanți este în concediu sau în afara biroului și nu verifică poșta lor, procesul de activitate va expira. În acest caz, puteți transfera sarcina la conducătorul participantului care poate efectua singur sarcina sau poate să-l reasocize.
Pentru a face acest lucru, selectați Schimbarea comportamentului unei comenzi individuale de sarcină pe pagina rezumativă. În momentul în care timpul de execuție a sarcinii se termină, trebuie să adăugați acțiunea de acțiune a sarcinii de trimitere sarcină către supervizor imediat după e-mailul de notificare a sarcinii.
Adăugarea unui nou comportament la procesul de activitate
Până în prezent, sa arătat modul în care sarcinile atribuite în fluxul de lucru de aprobare sunt transferate unui grup de participanți până când sunt îndeplinite condițiile pentru finalizarea fluxului de lucru. Acest lucru simplifică foarte mult procesele care implică oameni în organizație, cum ar fi verificarea documentelor juridice, menținerea rapoartelor de cheltuieli și gestionarea achiziționării de echipamente.
Dar dacă este necesar ca fluxul de lucru să efectueze funcții automate bazate pe rezultatele declarației? După cum vă amintiți, fluxul de lucru de aprobare în ansamblu este o acțiune compusă sau un subproces de lucru (reprezentat de procesul de aprobare a inițierii în acest caz), care face parte dintr-un flux de lucru mai mare. Trebuie să automatizăm aceste sarcini. Pentru a face acest lucru, puteți să adăugați această acțiune în fluxul de lucru principal sau să o adăugați la sarcina procesului propriu-zis, care se va face aici. Vom crea o comandă nouă într-o listă separată de comenzi numai dacă aprobăm fluxul curent de aprobare.
Pentru a face acest lucru, selectați comanda Modificați comportamentul întregului proces de sarcină din pagina rezumativă. În procesul Când procesul de sarcină se execută după instalare pentru fluxul de lucru din starea "Aprobat", trebuie să adăugați acțiunea Creare element listei. Deoarece această acțiune va crea un element de listă pe baza datelor trimise de utilizator, trebuie să specificați lista și datele incluse în ea.
Notă: Pentru a face un exemplu în restul lucrării, trebuie mai întâi să creați o listă pe site-ul dvs. și în fluxul de lucru, să adăugați una sau mai multe opțiuni de pornire pentru formular pentru a stoca valoarea câmpurilor care vor apărea în această listă. Mai jos este un exemplu de listă a comenzilor create pe site și fluxul de lucru a fost adăugat la parametrul formularului de pornire cu numele solicitării hardware.
Faceți clic pe link-ul din listă. Pentru a deschide caseta de dialog "Creare elemente liste noi". Selectați lista în care doriți să creați un element nou (în acest caz, Comenzi). Selectați un câmp din listă (în acest caz, Nume) și faceți clic pe butonul Editați. În caseta de dialog "Introduceți valoarea", fără a elimina selecția din câmpul "Nume", apăsați fx. Pentru a găsi valoarea care trebuie inserată în câmpul "Nume". Pentru sursa de date, selectați Variabile și Opțiuni flux de lucru. Deoarece parametrul a fost adăugat la acest flux de lucru. Pentru un câmp din sursa de date, selectați Parametru: Echipamentul comandat.
Cifrele de dialog și comportamentul fluxului de lucru rezultat arată astfel.
Pașii următori
Activați sau dezactivați parametrii fluxului de lucru și parametrii formularului de activitate
Adăugarea și ștergerea câmpurilor de formular în formularele de pornire, legare și sarcini
Creați parametri și variabile pentru gestionarea datelor pe parcursul fluxului de lucru
Se potrivesc coloanele de site care pot fi mutate cu fluxul de lucru
Salvarea unui flux de lucru personalizat ca șablon și partajarea acestuia cu alți utilizatori
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: