În articol vă vom spune ce și cum să învățați angajații în primele zile într-un loc nou, cum să includă un curs scurt de lucru în birou în programul de adaptare a acestora. Chiar dacă compania nu întreține astfel de programe, explicațiile corecte și prietenoase îi vor ajuta pe începători să evite greșelile și să se alăture rapid echipei.
Toată lumea care vine la un nou loc de muncă știe ce stres. Principalele responsabilități ale noilor veniți sunt introduse rapid în cursul afacerilor, precum și de către supraveghetorul imediat și colegii din departament.
Și adesea nimeni nu poate spune despre lucrurile minore. Prin urmare, greșelile pe care începătorii le permit în manipularea documentelor. Uneori este costisitor și consumatoare de timp să le corectăm. Prin urmare, noii angajați trebuie să fie instruiți și adaptați.
MODURI DE ADAPTARE A NEWBIES
Personalul este, de obicei, responsabil pentru adaptarea noilor angajați. Aceștia sprijină ferm lucrătorii în zilele lor (într-adevăr greu) într-un loc nou.
# 9632; "Ziua unui nou muncitor". În întreprinderile mari, în care numărul de angajați este măsurat în mii și mișcările de personal sunt în mod constant, activitățile de formare pentru începători sunt o practică obișnuită. Aproximativ o dată la două săptămâni, un grup de câțiva angajați noi sunt îndrumați pe parcursul întregii zile cu un tur al unităților, familiarizați cu producția, spunându-le despre companie, prezentând filme de prezentare, explicând regulile generale ale operei.
De obicei, în această zi, începătorii petrec câteva ore în sala de clasă, unde sunt expuse și explicate structura rețelei locale a companiei, portalul corporativ intern și explică principiile de lucru în programele principale.
# 9632; Mentoring. În întreprinderile mici și mijlocii, unde angajații noi apar rareori, este cu greu posibil și nu este în întregime rațională organizarea unei "Zile a angajaților noi" pentru fiecare dintre ei. În aceste cazuri, ajută la așa-numitul mentorat, atunci când un nou venit pentru câteva săptămâni fixează unul dintre colegii săi, ceea ce explică regulile de încredere și principiile muncii într-un loc nou și normele de etică corporativă.
Chiar dacă noul muncitor este doar unul, trebuie să-l ajuți în adaptare. Pentru ca un începător să se implice în muncă cât mai repede posibil, trebuie să fie instruit. Acest lucru este valabil pentru companiile mici, unde o duzină de oameni lucrează, și pentru giganți, o cunoaștere rapidă cu care poate dura o zi sau două.
ALEGEREA METODEI DE ADAPTARE
Șeful biroului, secretarul și grefierul nu-i pasă cât de repede vor intra noi colegi în spiritul corporativ. Este important pentru ei ca un nou angajat să învețe regulile de procesare a documentelor cât mai curând posibil. Aceasta înseamnă că vor exista mai puține greșeli în proiect, rareori vor exista situații în care ruta de negociere a documentelor este incorectă sau directorul refuză să semneze un document incorect redactat.
Luați în considerare avantajele și dezavantajele diferitelor metode de formare a începătorilor pentru regulile de lucru cu documentele organizației - îndrumare și formare în grup
Desigur, există și oa treia cale - lipsa oricărui program de adaptare în companie. Un nou angajat vine la unitatea sa și adresează mai întâi întrebări colegilor, apoi învață din greșelile sale.
Răspunzând la întrebările noului venit, foarte adesea vechii rezidenți sunt surprinși să afle că fiecare dintre ei are propriile idei despre designul și căile documentelor. În acest caz, cel mai bine este să trimiteți imediat angajați noi (și vechii angajați ai companiei) serviciului Dow, care trebuie să-și organizeze instruirea.
CONSTITUI "COLORITUL LOCAL"
Toate subtilitățile de evidență a noilor angajați nu trebuie să fie cunoscute. Începătorii ar trebui să înțeleagă specificul proceselor de gestionare a înregistrărilor din propria organizație; Știți cine să contactați pentru ajutor sau unde puteți obține informații dacă aveți dificultăți în lucrul cu documentele.
Majoritatea nou-venților vin în companie cu propriile idei despre cum să lucreze cu documente: "Și în ultima lucrare am făcut-o ..." (sau nu am făcut-o deloc). Dacă de la bun început nu este clar că societatea a stabilit reguli clare clare pentru DOW pentru toată lumea, atunci trenul din experiența anterioară va continua să însoțească noul angajat pentru o lungă perioadă de timp și să creeze probleme pentru el și colegii săi.
Normele generale de lucru în birouri, desigur, sunt universale. Dar fiecare companie are propriile sale tradiții. În tabelul 2, exemplul unei organizații condiționate arată ce fel de caracteristici ar putea fi aceasta.
Astfel, dacă un nou-venit a lucrat anterior într-o organizație mai mult sau mai puțin serioasă, atunci este familiarizat cu elementele de bază ale înregistrării. Abordarea academică față de învățarea corporativă nu este, în general, binevenită: începeți odată cu elementele de bază și nu este necesar. Sarcina principală este de a aduce noului coleg doar funcțiile "locale" de manipulare a documentelor.
Nu trebuie să-i spuneți că un memoriu este un document de informare care îndeplinește anumite funcții. În schimb, trebuie să explicați în ce cazuri compania compilează memorii și cum să le facă.
Avantajul programelor specializate este acela că ajută noii angajați să stăpânească rapid și eficient regulile de bază ale activității de birou în cadrul organizației. Abilități mai puțin semnificative angajații se vor stăpâni în procesul de lucru.
Pe baza programelor specializate, se construiește și o educație individuală. Dacă în companie nimeni nu este angajat în adaptarea noilor veniți, atunci încă cineva ar trebui să le explice regulile muncii. Dacă este vorba despre reguli și principii de lucru în birou, cel mai bun consilier va fi angajatul biroului și nu cel în care va lucra noul venit. Programul de formare este elaborat în funcție de sarcinile pe care noul angajat le va îndeplini.
Avem programe de instruire
În cazul în care formarea noilor veniți în companie se desfășoară în permanență, este mai bine să se realizeze un program universitar și mai multe programe specializate. Formarea trebuie să se încheie în mod necesar cu practica.
PROGRAMUL UNIVERSAL
Un program universal este potrivit pentru companii care practică "Zilele noilor angajați" sau activități similare. Aceasta implică formarea în grup. Angajații noi sunt învățați doar regulile generale de lucru în birou în cadrul organizației (Exemplul 1).
Pentru cine este destinat: pentru toți angajații noi.
I. Reguli de pregătire și executare a documentelor.
1. Pregătirea și executarea documentelor emise:
a) primirea și executarea sarcinii;
b) raportează asupra finalizării cesiunii.
2. Pregătirea și executarea documentelor interne.
3. Căi de reconciliere a documentelor în cadrul companiei.
II. Căutați documente.
III. Regulamentul privind munca clericală.
1. Creați o notă.
2. Trimiteți proiectul de document spre aprobare.
3. Finalizați sarcina pentru document:
a) acceptați cesiunea (de exemplu, creați o scrisoare de răspuns);
b) să creeze o scrisoare de expediere ca răspuns la intrare;
c) raportează despre cesiune.
4. Găsiți documentul din baza de date.
PROGRAME SPECIALIZATE
Pentru cine este destinat: pentru șefii departamentelor, sucursale,
1. Revizuirea documentului în SED:
a) adoptarea unei rezoluții;
b) numirea artiștilor interpreți sau executanți;
c) primirea sarcinii finalizate.
2. Rute de aprobare a documentelor în cadrul companiei.
3. Semnarea și aprobarea documentului.
4. Crearea unui document în ERMS:
a) primirea și executarea sarcinii;
b) raportează asupra finalizării cesiunii.
5. Pregătirea și executarea documentelor emise.
6. Căutați documente.
7. Delegarea autorității la un asistent în SED.
1. Atribuirea unui executor de execuție documentului primit
cu adoptarea unei rezoluții.
2. Acceptați proiectul de document.
3. Verificați foaia de aprobare și aprobați / nu aprobați
4. Finalizați sarcina pentru document:
a) să preia sarcina la lucru;
b) să creeze o scrisoare de expediere ca răspuns la intrare;
c) raportează despre cesiune.
5. Găsiți documentul din baza de date.
6. Delegați-vă autoritatea unui asistent în SED.
Pentru cine este destinat: pentru manageri de birouri, secretari, manageri asistent.
1. Înregistrarea documentelor:
a) înregistrarea documentelor primite;
b) înregistrarea documentelor emise;
c) înregistrarea documentelor interne.
2. Reguli pentru întocmirea și executarea documentelor:
a) pregătirea și executarea documentelor expediate:
• Primirea și executarea sarcinii;
• raportați cu privire la finalizarea misiunii;
b) pregătirea și executarea documentelor interne;
c) rutele de aprobare a documentelor în cadrul companiei.
3. Controlul îndeplinirii sarcinilor pe documente:
a) numirea artiștilor interpreți sau executanți;
b) raporteaza cu privire la finalizarea cesiunii;
c) raportul de referință privind îndeplinirea sarcinilor.
4. Stocarea documentelor:
a) întocmirea unei nomenclaturi de cazuri;
b) formarea cazurilor.
5. Căutați documente.
6. Regulamentele privind munca clericală.
1. Înregistrați documentul.
2. Verificați ruta de aprobare a documentelor.
3. Trimiteți sarcina executorului pe document.
4. Puneți documentul în dosar în conformitate cu nomenclatura.
5. Găsiți documentul din baza de date.
TEORIE SAU PRACTICĂ: FACING ACCENTS
Antrenamentul corporativ este bun, deoarece permite angajaților să-și dezvolte abilitățile practice maxime în cel mai scurt timp posibil.
Într-o școală sau universitate, profesorii au timp să explice teoria. Nu o avem, și nu studenți în fața noastră, ci profesioniști în domeniul lor, cei mai mulți în spatele universităților. Stăpânirea profesiei grefierului în planurile lor nu este inclusă.
Dacă ne concentrăm pe practică, este destul de logic ca antrenamentul să se desfășoare într-o cameră special echipată. În mod ideal, fiecare "student" trebuie să fie pus în spatele unui computer, astfel încât să poată îndeplini sarcini pentru a lucra în SED. În cazuri extreme, un computer poate fi unul pentru toată lumea, dar fiecare dintre cei nou-veniți trebuie să aibă timp să lucreze în program în modul de testare. Activitatea de predare în cadrul ERMS prin prezentarea prezentărilor este o pierdere de timp.
Să se pregătească pentru grupul de studenți un prospect extins și colorat? În opinia noastră, nu merită. Dacă există posibilitatea de a face fără documente inutile, atunci este mai bine să faceți acest lucru. Ascultătorii înșiși vor schița ceea ce consideră necesar, iar accentul se pune mai bine pe sarcini practice.
1. Programele de adaptare și îndrumare pentru începători trebuie să includă instruirea în gestionarea înregistrărilor. Dacă nu există astfel de programe în cadrul organizației, atunci se recomandă ca angajații noștri să fie instruiți individual, direcționându-i la secretar sau la birou.
2. La elaborarea unui program de instruire este necesar să se țină seama de particularitățile manipulării documentelor în fiecare organizație.
3. Dacă noii veniți sunt instruiți de către grup, pentru aceștia se compilează un program universal de instruire a biroului. Dacă există posibilitatea de a împărți "elevii" în funcție de funcțional, sunt elaborate programe speciale pentru aceștia. Avantajul lor este ca muncitorii să obțină mai multe informații de care au nevoie.
4. La pregătirea unui program de instruire, se recomandă să se pună în practică un minim de teorie și un maxim de practică.
5. Instruirea pentru orice program trebuie completat cu sarcini practice. Fiecare "student" trebuie să îndeplinească cât mai multe sarcini, sub îndrumarea profesorului.
N. Kozhanova, specialist pentru DOW și managementul resurselor umane
Aflați mai multe:
Articole similare
-
Despre formarea lucrătorilor medicali în condițiile schimbării legislației
-
Candidații pentru avocați au început să ia examenele conform noilor reguli - consultanță juridică
Trimiteți-le prietenilor: