Mulți oameni cred eronat că este suficient pentru a stabili valoarea bugetului pentru papetărie pentru fiecare divizie, departament, de afaceri sau direcția de ramură, concentrându-se, de exemplu, evaluarea inter pares, sau, în medie, de fapt, în lunile precedente. Și ei cred că, controlând această sumă atunci când plătesc facturile în termen de o lună, ei păstrează, prin urmare, costurile de papetărie sub control.
Totuși, acest lucru nu este cazul. O astfel de abordare - "de la suma" de planificare - nu va permite niciodată să vă păstrați într-adevăr cheltuieli pe papetărie "sub control". Veți fi într-o situație în care, după ce ați planificat o sumă în buget, veți primi de fapt o factură de plată pentru o sumă mai mare. Și vă va fi întotdeauna spus de ce suma este depășită. Și o vor face în mod rezonabil. Ele se vor referi la relocare, la retragerea noilor angajați, la o creștere a volumului lucrărilor de hârtie, dar puțin mai mult pentru ceea ce. Deși există motive obiective pentru depășirea faptelor asupra planului, în cazul articolelor de papetărie, pot fi doar 2 și aproximativ puțin mai mici.
Prin urmare, uităm de toate căile de planificare a costurilor pentru papetărie, cu excepția unuia.
Limită pentru papetărie.
Există o singură modalitate foarte simplă și sigură de a planifica și controla cu adevărat costurile de papetărie - stabilind o limită pentru papetărie.
Ai nevoie doar de 2 limite:
- pentru un angajat deja angajat este un angajat care a lucrat în companie timp de mai mult de o lună,
- la 1 nou angajat, i. e. doar adoptate în stat, deoarece prima achiziție de papetărie, de regulă, principalul și, prin urmare, cele mai costisitoare. Este clar că valoarea acestei limite va fi mai mare decât prima.
IMPORTANT: setați o limită pentru papetărie la o rată de 1 angajat. Încă o dată: PENTRU UN ANGAJATOR. De ce nu la departament? Da, pentru că astăzi aveți 5 persoane care lucrează în departament, iar mâine 15 și ziua de mâine criza, reducerea și 7 persoane. Și ce? De fiecare dată când revizuiți limita privind departamentul? Acest lucru nu este practic.
IMPORTANT: pentru limitele stabilite există doar 2 dintre cele de mai sus. Nu este necesar să se creeze limite pentru poziții diferite, pentru diferite departamente, gândindu-se în mod eronat că un funcționar sau un departament nu se va limita la limitele stabilite. Crede-mă: cum altcineva se vor liniști. Și tot va rămâne. Și pentru directorul general, vă asigur că este mai puțin nevoie de consumabile de birou decât de un angajat obișnuit. Și dacă directorul general dorește un instrument scris scump, atunci aceasta este o necesitate industrială. Aceasta este o situație unică. Prin urmare, cumpărați, pentru numele lui Dumnezeu, managerilor tăi instrumente scumpe de scris, însă suma limită pentru papetărie nu are nimic de-a face cu asta.
IMPORTANT: să înțelegeți faptul că limitele indicate pentru papetărie nu includ costul de achiziționare a hârtiei tipărite. Hârtia, de regulă, este cumpărată cu cutii, iar costul unei astfel de cutii este ridicat în sine și nu puteți respecta nici o limită dacă includeți hârtie tipografică în ea. Costurile de imprimare a hârtiei trebuie planificate separat de limita pentru papetărie. Și mai bine, de asemenea, pe o limită separată de calculul numărului de pachete pe departament, de exemplu. Sau un angajat. Aici decideți. Există departamente în care angajat 1 1 top de hârtie este de a petrece câteva luni, și sunt cele în care pachetul poate zbura într-o zi. Poate zamorochitsya foarte mult această problemă și a instala echipamente de calculator, care va conta numărul de foi cheltuită efectiv și chiar departamente, dar să fie conștienți de faptul că costul de astfel de echipamente de birou și costul consumabilelor nu-l plătească înapoi dorința de a salva pe hârtie. Și nu vă puteți deranja cu o limită pe hârtie în general și cumpărați-o pe baza considerentelor de rezonabilitate, bazându-vă pe angajații lor. Un pachet de hârtie din birou este greu de tras. Și cine are nevoie de ea? Vă veți liniști cu acest lucru))
Cum să setați suma limită pentru papetărie?
Valoarea limitei pentru papetărie ar trebui să fie adecvată. Nu ar trebui să fie supraestimată, dar nu ar trebui să fie subevaluată. Dacă sunteți sub presiune de la angajați pentru a umfla limita, va fi de fiecare dată, nu numai pentru a cheltui mai mulți bani, dar, de asemenea, provoca o situație în care rechizitelor va fi din abundență, și ei vor pur și simplu „trage“ de la birou. Dacă faceți o limită nejustificat de scăzută pentru papetărie, prin urmare, nu veți economisi pe cheltuieli, dar veți fi obligați:
- de fiecare dată pentru a asculta o explicație de ce limita este depășită,
- provoacă negativitate și tensiune printre angajații care, atunci când comandă consumabile de birou, vor experimenta că nu vor fi suficienți.
De asemenea, este eronat să se stabilească o limită pentru papetărie sub forma unei sume unice pentru întreaga companie, de exemplu, 15 000 de ruble. pe lună. Apoi, dacă limita este depășită din cauza creșterii numărului de angajați din cauza extinderii afacerii sau din alt motiv, de fiecare dată când această limită trebuie revizuită și justificată.
Voi da un exemplu de sume limită pentru papetărie. bazată pe practică.
- 600 de ruble. pe lună pentru un angajat angajat
- 1 200 frecați. pe lună pentru 1 angajat nou.
În timpul crizei, limita pentru papetărie a fost revizuită și sa ridicat la:
- 450 ruble. pe lună pentru un angajat angajat
- 900 de ruble. pe lună pentru 1 angajat nou.
Limita pentru papetărie este fixă pentru un an. Limita pentru papetărie, instalată în cantitatea corectă, nu poate fi modificată timp de mai mulți ani. Nu uitați să confirmați acest lucru în fiecare an.
Cum să planificați cheltuielile pentru papetărie în buget?
Odată ce ați stabilit o limită pentru papetărie, nu vă veți mai întreba niciodată: "Și cum să planificați costurile pentru papetărie în buget?". Pentru că o veți face astfel:
Costuri de papetărie =
= suma limitei pentru un angajat deja angajat este înmulțită cu numărul de angajați care lucrează deja +
+ cuantumul limitei pentru un nou angajat înmulțit cu numărul de salariați planificați a fi angajați în personal în perioada de planificare
Ce trebuie să faceți în cazul în care ați primit depășiri pe articole de papetărie?
Dacă ați stabilit limite pentru papetărie în companie și acest lucru este depășit, atunci pot exista doar 2 motive pentru aceasta:
- recrutarea de noi angajați a căror producție nu a fost prevăzută în planificarea bugetului,
- creșterea prețurilor de la furnizor.
Totul este transparent. Controlată. O scuză pentru a pune o întrebare angajatului angajat în achiziții și furnizorului.
Trebuie să creez o rezervă pentru papetărie?
Aici avem în vedere o rezervă nu în termeni monetari, ci în natură. Această întrebare fiecare companie decide modul propriu, dar în 99 de cazuri din 100, desigur, o anumită cantitate de materiale de birou ar trebui să aibă loc în rezervă, în caz de eliberare neașteptată a noului angajat, în cazul în care unele articole de papetărie consumate dintr-o dată (și parantezele în capsator se termină întotdeauna brusc ), iar achiziția va fi mai târziu, etc. Responsabil pentru papetărie de rezervă, de regulă, departamentul administrativ și economic.
La rechizite de birou este ffs!) :-) Dacă mi-e dor de ceva sau am altă experiență, scrie-mi prin formularul de feedback de pe pagina "Persoane de contact".
Trimiteți-le prietenilor: