Fluxul de lucru în intranet-uri și extranet-uri corporative.
Un intranet (sau intranet) este o rețea corporativă privată care utilizează software și tehnologii Internet, cum ar fi un server Web. Intraneturile pot fi izolate de utilizatorii externi de internet folosind programe speciale numite firewall-uri sau pur și simplu funcționează ca rețele independente care nu au acces din afară. De obicei, companiile creează intraneturi pentru angajații lor, dar accesul la acestea este uneori acordat partenerilor de afaceri și altor grupuri de utilizatori.
O altă modalitate de a asigura accesul comun al partenerilor de afaceri la informațiile stocate pe intranet este crearea unui extranet. Acest termen este denumit de obicei partea de intranet, destinată accesului din exterior. Partenerii de afaceri creează de multe ori extraneturi care oferă acces limitat la anumite părți din intraneturile lor. Partenerii de afaceri sunt disponibili numai acelor părți ale intranetului pentru care au drepturi de acces adecvate. Pentru concurenți, orice acces la un astfel de intranet este închis.
Nu este dificil să creați un intranet. De exemplu, o companie trebuie să organizeze un server Web în rețeaua sa distribuită local sau teritorial, să ofere utilizatorilor browsere Web și, dacă este necesar, să furnizeze un firewall.
Angajații beneficiază de acces instantaneu la cele mai recente informații stocate în arhiva centrală, iar companiile pot reduce sau elimina complet costurile de imprimare a documentelor. Pe scurt, oferind acces la o varietate de informații la nivel de întreprindere, intranetul permite angajaților să lucreze mai eficient, iar compania începe să funcționeze mai coerent și mai economic.
Economii și comoditate. Tehnologiile de bază pe care este construit intranetul au fost concepute special pentru a asigura independența și accesibilitatea platformei. au fost create tehnologii, cum ar fi lumea „web“ (World Wide Web), pentru a permite oamenilor de stiinta care lucreaza pe diverse platforme pentru a face schimb de informații pe Internet, fara a pierde timp și efort pentru a pregăti versiuni ale aceluiași document la mai multe platforme. Ca rezultat, orice utilizator intranet poate vizualiza documentele din intranet folosind un browser web.
Chiar și o companie mică, cu un singur birou și o rețea de dimensiuni modeste, poate beneficia de crearea unui intranet. Beneficiile utilizării acestei tehnologii cresc împreună cu creșterea numărului de angajați, dimensiunea rețelei și numărul de noduri de rețea la distanță.
Intraneturile au un avantaj față de alte metode de interacțiune. Pe intranet, puteți crea documente care să ofere utilizatorilor informații în timp real, cum ar fi liste de stocuri actuale sau cele mai recente date despre un anumit segment de piață. Cu acces aproape instantaneu la astfel de informații, angajații companiei pot reacționa mai repede la schimbările de pe piață sau la acțiunile companiilor concurente, iar acest lucru, la rândul său, afectează creșterea veniturilor companiei.
Beneficii suplimentare de compatibilitate cu Internetul. Fără costuri speciale, o organizație își poate conecta intranetul la Internet. Apoi utilizatorii de la distanță (de exemplu, angajații călătoriți sau clienții companiei) vor putea accesa intranet-ul prin Internet. Organizația poate controla accesul utilizatorilor la documente, permițând fiecărei părți să vizualizeze o parte a documentelor, iar cealaltă parte a acestora, făcându-le accesibilă numai pentru o anumită gamă de utilizatori. De asemenea, puteți permite utilizatorilor de intranet să acceseze Internetul, oferindu-le acces la o multitudine de informații care conțin informații despre aproape orice subiect.
Flux de lucru pe intranet.
Ca regulă, pentru a rezolva aceste probleme, companiile utilizează sisteme de management al documentelor. Aceste sisteme oferă un capăt frontal proprietate pentru accesarea serverului central; În plus, în sisteme există mijloace de căutare contextuală, prin care utilizatorul poate căuta documente pe un anumit subiect, precum și programe pentru conversia fișierelor. Utilizatorii pot importa fișiere din sistemele de gestionare a documentelor în aplicații de procesare a foilor de calcul și de procesare a textului.
Desigur, sistemul de pregătire a documentelor este un mijloc puternic de lucru. Cu toate acestea, capacitățile acestor sisteme vor crește de multe ori dacă funcțiile lor vor fi combinate cu deschiderea și simplitatea intranetului. Combinația acestor două tehnologii le va oferi utilizatorilor acces rapid și ușor la cantități mari de informații.
Odată cu apariția intranetului, producătorii de sisteme de gestionare a documentelor au început să furnizeze părți ale aplicațiilor lor cu interfețe cu browserele Web. Se așteaptă ca popularitatea în creștere a intranetului să contribuie la extinderea numărului de utilizatori ai sistemelor de gestionare a documentelor.
Utilizarea Web-ului servește ca o ilustrare grafică a posibilelor beneficii ale companiei de a oferi acces facil la paginile de informații. Un număr tot mai mare de companii încep să realizeze atractivitatea unui astfel de mod de îmbunătățire a sistemelor de gestionare a documentelor.
CIOs companiilor bun venit, de obicei, trecerea la tehnologii bazate pe Web, deoarece le salvează de la a fi nevoie să mențină unui sistem non-standard de management al documentelor sau interfețe pentru a configura mijloace nestandarte de interacțiunea acestor sisteme pentru a lucra cu sistemul de operare instalat pe stațiile de lucru ale utilizatorilor. În schimb, este suficient să oferiți suport pentru același software universal, pe care l-au recomandat anterior utilizatorilor pentru a lucra cu intranetul.
Sistemul de management al documentelor cu acces la Internet are un alt avantaj important: ele facilitează introducerea pe documentele intranet, deoarece multe dintre ele oferă HTML-indexare a documentelor „din zbor“.
Un alt avantaj este că sistemele de gestionare a documentelor funcționează în același mod ca serverele Web, cu care utilizatorii sunt familiarizați și care lucrează cu aceștia care nu le provoacă nici cea mai mică dificultate. Utilizatorii au învățat deja cum să găsească documentele de care au nevoie pe Web, astfel că nu vor avea prea multe dificultăți în a înțelege ce oportunități li se oferă noilor sisteme. Sisteme de gestionare a documentelor, oferind în același timp instrumente de căutare mai avansate decât cele găsite pe serverele Web convenționale. În mod obișnuit, motoarele standard de căutare pe Web permit căutarea unui sau a două cuvinte, în timp ce sistemele de gestionare a documentelor vă permit să căutați documente prin introducerea a trei sau patru cuvinte cheie.
Sistemele de gestionare a documentelor au funcții avansate de protecție și permit utilizatorilor privilegiați să editeze documente și să le transfere de la o unitate la alta.
Natura multinivel a intranetului.
Unul dintre cele mai importante avantaje ale intranetului din punctul de vedere al luării deciziilor cu privire la oportunitatea introducerii acestor tehnologii în cadrul întreprinderii este natura pe mai multe niveluri a capacităților lor funcționale. Un capăt al spectrului de funcționalități intranet include pagini Web statice care înlocuiesc documente de imprimare corporative sau oferă o nouă modalitate de a partaja informații; pe de altă parte există interfețe complexe de client pentru aplicațiile serverelor de birou. Desigur, un nivel mai ridicat de funcții este mai scump. Determinarea nivelului capabilităților intranetului său, care face parte din acest spectru, oferă baza pentru planificarea pe care companiile o pot folosi pentru a ghida deciziile de afaceri și investițiile în tehnologie.
Abilitatea firmei de a spori nivelul de funcționalitate al intranetului său se datorează mai multor factori legați de posibilitatea de a crea o infrastructură adecvată a rețelei. O rețea bazată pe TCP / IP cu acces la Internet, protejată de un firewall, reprezintă minimul necesar de pornire. Prezența conexiunilor dintre PC-uri, stații de lucru, servere și mainframe va crea o mulțime de oportunități pentru integrarea cunoștințelor și a experienței acumulate în companie. Disponibilitatea specialiștilor în tehnologiile client-server și Internet influențează în mod semnificativ calitatea și timpul de lucru.
Nivelul 1. Cu o infrastructură de rețea de bază, organizațiile pot face următorul pas în construirea unui intranet. În mod literal, într-o zi sau două puteți instala browsere ieftine și servere Web cu conținut de bază. Aceasta este cea mai obișnuită metodă de a crea un intranet de la zero.
Valoarea organizațională a configurației intranet originale este direct legată de cât de util este conținutul acesteia. Importanța acestei umpleri contribuie la faptul că diferite unități ale companiei se alătură sistemului și adaugă informații și, prin urmare, semnificația intranetului crește exponențial. Atunci când rețeaua începe să fie utilizată pe scară largă și există posibilitatea de acces la o masă "critică" de date, atenția administratorului trece la structura și organizarea informațiilor.
Nivelurile 1 sunt tipice pentru etapa inițială de partajare a informațiilor corporative. Fiind relativ simplu, acest nivel, totuși, asigură o rentabilitate ridicată a investiției. Harris a calculat că o aplicație care oferă un catalog online de metode și proceduri corporative oferă o economie anuală de 50 de mii de dolari.
Nivelul 2. În timp, când utilizatorii consideră că găsirea informațiilor de care au nevoie devine din ce în ce mai dificilă și mai dificilă, partea cea mai puternică a intranetului de nivel 1 este cea mai mare slăbiciune. Informațiile bogate complexe sunt greu de captat cu o structură bazată pe link-uri. O cantitate semnificativă a acestor informații conduce la faptul că căutarea datelor necesare începe să necesite un timp semnificativ. Prin urmare, în etapa următoare, compania introduce instrumente de căutare.
Motoarele de căutare și ghidurile Web ușurează găsirea documentelor de către utilizatori, dar duc la o complicație a sistemului, deoarece trebuie să gestioneze indexurile de căutare. În plus, ei îi obligă pe administratori să acorde mai multă atenție performanței sistemului și a rețelei.
Astfel, compania a ajuns la nivelul intranetului 2. Investițiile cresc, deoarece multe dintre instrumentele necesare sunt mult mai scumpe decât cele necesare pentru un intranet de nivel 1. Dar utilizatorii obțin acces dinamic la date statice. Sistemul ajută utilizatorul să găsească informațiile necesare, dar oamenii încă mai trebuie să răspundă pentru suportul informațional. În general, nivelul de intranet 2 contribuie la o utilizare mai activă a bazei de informare a societății.
Nivelul 3. Atunci când o companie implementează interfețele dintre sistem și bazele de date și aplicațiile existente, există o trecere la nivel de intranet 3. Acest lucru vă permite să conectați intranet financiar, de personal, de inginerie, de afaceri și alte aplicații și baze de date pentru a le oferi acces mai mare la utilizând o interfață client ușor de utilizat.
Adesea, un astfel de sistem este considerat un intranet cu un set complet de servicii. Puține instrumente pot ajuta la dezvoltarea unui astfel de mediu. Pentru a furniza o interfață cu resurse externe, este necesar un cod specializat. În multe cazuri, este nevoie de un cod suplimentar pentru a integra informații din mai multe surse într-o singură vizualizare.
Utilizatorii primesc instrumente de acces de generație nouă care ajută la gestionarea unui mediu informațional din ce în ce mai complex. Aceste instrumente se bazează pe modelul "push" al furnizării de informații. În loc să realizeze anchete și căutări (în funcție de sistemul de "extragere" a informațiilor), utilizatorii își creează propriile profiluri de interese, care sunt ghidate de sistem, care decid ce informații să le dea ("împins") acestui utilizator. Utilizatorul primește un mesaj atunci când se prezintă datele de interes pentru intranet sau când apar anumite modificări ale elementului bazei de date. Acum, intranetul oferă acces dinamic la date dinamice.
Nivelul intranet 3 vă permite să integrați toate bogățiile informaționale ale companiei. La acest nivel, corporația poate construi aplicații care integrează date din mai multe surse.
Nivelul 4. Aceasta este ultima etapă a metamorfozei intranetului. Cu acces la toate informațiile corporative, organizațiile îl pot personaliza în funcție de obiectivele afacerii, de nevoile clienților sau de angajații individuali.
Complexitatea și conținutul bogat al intranetului vor face posibilă dezvoltarea unei noi generații de aplicații. Datele de vânzări vor fi legate de procesele de urmărire a comenzilor, de facturare și de plată. În cazul întârzierilor în livrare, agenții de vânzări vor primi automat mesaje care le vor permite să notifice clienții.
Organizațiile vor dezvolta aplicații pentru a particulariza informațiile pentru nevoile specifice ale utilizatorilor. De exemplu, putem menționa un sistem integrat de management care să asigure vânzarea automată a vânzărilor atunci când sunt îndeplinite anumite condiții și să creeze un program care să stabilească automat o legătură cu informațiile necesare despre angajat sau client sau despre o anumită problemă pentru o întâlnire de afaceri sau un eveniment.
Intraneturile vor fi implicate în procesul de servicii pentru clienți, prin integrarea sistemelor interne cu aplicații de vânzări, marketing și servicii bazate pe Web. Accesul personalizat la datele personalizate va fi furnizat și, în condiții adecvate, în afara societății. Nivelul intranet 4 este arhitectura informației corporative a viitorului, oferind o bază pentru dezvoltarea și implementarea aplicațiilor.
Trimiteți-le prietenilor: