Lucrările privind repartizarea documentelor pentru distrugere, de regulă, se efectuează atât în arhiva organizației, cât și în unitățile structurale care efectuează stocarea actuală a documentelor. În unitățile structurale de lucru se face anual, după încheierea anului calendaristic, care vizează formarea și pregătirea cazurilor de stocare permanentă pentru transferul la arhivele Organizației, precum și la eliberarea în timp util a distrugerii documentelor cu termen de valabilitate expirat. Aș dori să menționez că documentele care au o perioadă de depozitare mai mică de 5 ani nu sunt transferate în mod normal în arhivă, ci depozitate în unități structurale până când sunt eliminate.
Organizațiile Arhive De asemenea, sunt de lucru pentru a elibera distrugerea documentelor cu termenul de valabilitate expirat, acceptând cazuri de distrugere a unităților structurale, întocmirea documentelor și organizarea de export pentru eliminare.
Acum voi explica în detaliu modul în care se desfășoară această activitate.
Grefier al unităților structurale bazate pe nomenclatura cazurilor aprobate pentru încheierea anului calendaristic, evidențiază cazul continuării și depozitarea pe termen lung, face în cazul în conformitate cu cerințele din regulile de bază ale organizațiilor de a transfera arhivele lor la arhivele organizației. În acest caz, termenul de valabilitate a expirat, documentul întocmit pe baza cărora caz vor fi transferate în arhiva care urmează să fie incluse în actul de alocare la distrugerea documentelor. Acest document, de regulă, este o formă simplificată a actului aprobat de reguli. Actul este semnat de către grefierul, componența acestuia, și aprobat de către șeful direcției structurale.
Arhivatorul primește de la unitățile structurale cazuri cu perioade de depozitare expirate în cadrul actului, care sunt verificate în mod necesar pentru corectitudinea includerii cazurilor în act. Cazurile, a căror termen de valabilitate, conform arhivarului sau comisiei de experți, nu a expirat, sunt returnate unităților structurale pentru depozitare ulterioară sau sunt depuse în arhivă.
De asemenea, arhivistul analizează cazurile transferate pentru păstrarea în siguranță la arhivele organizației, cazurile cu perioada de expirare a depozitării sunt separate. Cazurile selectate în acest mod sunt retrase din spațiile de depozitare sau din alte locuri de depozitare.
Încă o dată, aș dori să menționez că alocarea pentru distrugerea documentelor se efectuează numai după aprobarea stocurilor de cazuri de depozitare permanentă și pe termen lung!
Cazurile sunt luate de pe rafturi, scoase din seifuri și depozitate! Ce ar trebui să fac? Acum, această masă de cazuri trebuie să fie simplificată și descrisă, adică să întocmească un act privind alocarea pentru distrugerea documentelor cu perioade de depozitare expirate. Este bine dacă organizația efectuează în mod regulat distrugerea documentelor, adică anual. Și cu volume mari de documentație și cu o cantitate relativ mică de spațiu de arhivă, se recomandă efectuarea unei astfel de lucrări în două, sau chiar de trei ori pe an. Acest lucru ne va permite să actualizăm rapid fondul de arhivă și să nu stocăm documente care și-au pierdut multă semnificație practică pe "spațiul de arhivă scump".
La întocmirea unui act, este de asemenea necesar să se țină seama de faptul că descrierea cazurilor incluse în act diferă de descrierea cazurilor aduse în inventar. Actul nu descrie fiecare caz în parte, dar specifică numărul total de cazuri de acest tip (nume) și termenul limită pentru finalizarea cazurilor în activitatea de birou.
De exemplu, în lista de comenzi pentru activități primare, trebuie să menționăm numele fiecărui caz, să menționăm termenele limită, numărul de pagini ale cazului etc. și atunci când intră în act copii ale acelorași ordine, este suficient să se reflecte următoarele informații:
Prin urmare, atunci când se redactează un act, metodologia este simplă: au descompus cazurile după nume, au raportat numărul de cazuri de o denominație și au indicat datele extreme ale cazurilor, adică data de închidere a celei mai vechi și mai tinere afaceri. Asta e tot.
În act, cazurile sunt aranjate în ordinea în care sunt incluse în nomenclatorul afacerilor organizației.
De asemenea, este recomandabil să verificați numărul total de directoare "reale" și numărul total de cazuri pe care le specificați în intrarea finală a actului. Atenție vă rog! Aceste două sume trebuie să coincidă în mod necesar.
După examinarea valorii documentelor, comisia de experți poate decide să distrugă complet sau parțial problemele de arhivă. Uneori, înainte de distrugere, o arhivă electronică este creată prin scanarea documentelor.
În acest caz, utilizarea documentelor alocate pentru distrugere, pentru nevoile economice (de exemplu, draft-uri) este interzisă!
Dacă se ia o decizie cu privire la eliminarea completă, se lucrează la distribuirea cazurilor, la extragerea capselor și a altor tipuri de elemente de fixare. De exemplu, dacă documentele capsate de capse intră într-un tocător, acestea pot deteriora aparatul.
Dacă vă petreceți de lucru pentru distrugerea documentelor nu a fost primul an, și trebuie să arhivați ordinea perfectă, atunci este convenabil să se retragă cazul de la magazin numai după actul de aprobare, și imediat le-a pus în containere - pungi sau cutii. Dar acest lucru este posibil numai în cazul în care „rezervă ideală“, care nu trebuie să verifice fiecare caz și de a determina durata de conservare la fața locului.
Deci, actul este făcut. Acesta este semnat de persoana care a elaborat-o, CE a organizației este convenită asupra căreia este înregistrată o înregistrare corespunzătoare a actului. Apoi actul este înaintat spre aprobare conducătorului organizației, care este pe deplin responsabil pentru păstrarea documentelor.
În cazul în care organizația este proprietarii originale ale arhivelor de stat, actele sunt aprobate numai după consultarea inventare cazuri de stocare permanentă și funcționează pe personalul cu EPA Arhivele Statului, care este de a acționa ca o intrare corespunzătoare.
Documentele pot fi distruse pe teritoriul companiei sau transportate cu încărcătură. Pentru a exclude pierderea documentelor, acestea trebuie ambalate.
În același timp, atât compania dvs., cât și organizația specializată care se ocupă cu distrugerea documentelor pot livra și încărca documente. În orice caz, prezența specialiștilor companiei dvs. este obligatorie la încărcarea documentelor și cu procedura de distrugere, deoarece este necesară confidențialitatea.
Vă rugăm să rețineți că unele companii se specializează în exportul de deșeuri și de prelucrare ulterioară (și de a face, astfel, mai mult de lucru gratuit, profitul pe care le primesc ca urmare a transferului de pulpa pentru producția), și altele - este pe viața privată și un grad ridicat de fiabilitate. Dacă utilizați o companie care este specializată în reciclarea deșeurilor de hârtie, organizația poate confrunta cu o „scurgere“, cu consecințe imprevizibile.
arhivarea documentelor, arhivarea documentelor, legarea documentelor, recuperarea documentelor, distrugerea documentelor de arhivare, legarea documentelor contabile
Trimiteți-le prietenilor: