Din vechime, omul a corespondat cu propriul său fel. Tablete din argilă, scrisori de coajă de mesteacăn, scrisori pe pergament. Indiferent de ce, dar un om a încercat să-și exprime gândurile și aspirațiile prin scriere. Cu siguranță că există deja scrisori de afaceri, prin intermediul cărora o persoană a făcut schimb de informații, a făcut oferte și a negociat comunicarea. Când începem să scriem o scrisoare oficială, nu ne gândim niciodată la faptul că această practică datează din antichitate gri. Formele, tipurile, tipurile de corespondență oficială, formele, metodele de proiectare și de lucru cu acestea au fost create și lustruite de secole. Multe tipuri de scrisori au o istorie de o mie de ani.
Majoritatea documentelor create de instituții sunt informații - referințe. Documentele de referință de informații furnizează informații care determină luarea unor decizii, adică Ei inițiază decizii de conducere, permit alegerea uneia sau a altei metode de influență managerială. Ele nu conțin instrucțiuni, ele nu obligă să îndeplinească sarcini.
1.1 Istoria dezvoltării telegramei
De atunci au trecut aproape 170 de ani lungi. Tehnologia revoluționară pentru acele vremuri, care permite transmiterea mesajelor pe distanțe uriașe, sa dezvoltat rapid în secolul al XIX-lea, devenind unul dintre cele mai populare mijloace de comunicare. Telegraful a influențat în mod semnificativ și alte mijloace de comunicare, inclusiv e-mail și Internet.
Poate, dacă în 1846 William Cook nu a deschis compania Electric Telegraph Company - una dintre primele companii care să reprezinte serviciile de comunicare, astăzi am fi trăit cu voi într-o lume complet diferită. Deja în 1874 în Marea Britanie, serviciile telegrafice ar putea fi folosite în 20 de mii de orașe și sate. Țara avea, de asemenea, o legătură cu SUA și cu multe dintre coloniile sale. Când telegraful a împlinit 50 de ani, chiar Queen Victoria (Regina Victoria) și-a recunoscut importanța deosebită.
1.2 Caracteristicile telegramei
Tip de document, determinat de modul în care informațiile sunt transmise prin intermediul canalelor de comunicare prin telegraf.
Telegramele în cazurile în care trimiterea documentelor prin poștă nu oferă o rezolvare în timp util a problemelor.
1. Simplu sau obișnuit (perioada maximă de trecere dintre punctele care au o conexiune telegrafică nu depășește 10 ore)
2. o scrisoare de telegramă (nu mai mult de 24 de ore)
3. urgentă (perioada maximă de trecere nu este mai mare de 5 ore)
1. Simplu (obișnuit)
1. cu livrare pe o formă de artă (cu marca "LUX", "LUX / M", muzicală)
2. cu livrare la timp, indicată de expeditor (cu marca "mâna", "data")
3. cu livrare la localitatea care nu are o conexiune telegrafică (cu marca "prin scrisoare recomandată")
4. notificarea prin telegraf
5. notificarea telegrafică urgentă
6. cu livrare pe o formă de artă cu ocazia doliu (cu semnul "deluxe")
1. cu livrare pe o formă de artă (cu o marcă "lux")
3. cu livrare în timpul specificat de expeditor (cu marca "mâna", "data")
4. cu livrare pe o formă de artă cu ocazia doliu
5. cu livrare către o localitate care nu are o conexiune telegrafică (cu o notă "prin scrisoare recomandată")
1. Certificat: Estonia, Lituania;
2. Urgente: Georgia, Letonia, Tadjikistan, Uzbekistan, Lituania;
3. Forma de artă: Georgia, Tadjikistan, Uzbekistan, Lituania.
Telegrama conține următoarele cerințe:
· O notă privind forma telegramei;
· Numărul de producție al numărului de înregistrare;
Cuvintele din telegrame pentru numărare sunt împărțite în:
Sunt necesare cuvinte reale pentru a controla corectitudinea transmisiei și recepției telegramelor și aparatelor telegrafice. În funcție de numărul de cuvinte tarifare, se plătesc telegrame.
Telegramele sunt realizate pe forme tipografice speciale, iar în cazul absenței lor pe hârtie obișnuită. Imprimați o telegramă în două exemplare pe o parte a colii în două intervale, cu majuscule, fără paragrafe, transfer de cuvinte. (ANEXA A).
Prima copie este trimisă la telegraf, al doilea este depus.
Obligațiile obligatorii ale telegramei sunt:
· Indicele de înregistrare (număr);
· Semnătura funcționarului în numele căruia se transmite textul;
Textul telegramei diferă prin așa-numitul stil telegrafic, este compilat într-o formă extrem de comprimată. În text nu există prepoziții, conjuncții, particule (cu excepția celor care nu sunt), semne de punctuație. Numerele și numerele sunt scrise cu cuvinte. Cifrele indică doar mărcile de fabrică și mărcile comerciale, numerele de case, indici de documente. Punctele de punctuație din textul unei telegrame sunt folosite numai în cazul în care absența lor poate denatura sensul textului. Este permisă desemnarea semnelor de punctuație cu următoarele convenții: ТЧК - un punct; PTA - virgulă, DVTCH - un colon, EHF - virgule inversate, paranteze SKB. Telegramele nu folosesc propoziții complicate, verbose, tipice pentru scrisorile de afaceri, alegerea se face în favoarea cuvintelor mai scurte. Se preferă vocabularul de afaceri neutru și specific, a cărui utilizare nu provoacă interpretare. Nu se recomandă utilizarea vocabularului redundant care nu conține informații noi, ci doar repetă ceea ce sa spus deja.
Telegramele din organizații și instituții semnate de funcționari trebuie să fie certificate prin sigiliul organizației respective sau prin sigiliul "Pentru telegrame". În telegramele semnate de funcționari ai mai multor organizații sau instituții, fiecare semnătură este certificată de sigiliul organizației sau instituției relevante.
Telegrama trimisă de expeditor trebuie scrisă sau imprimată în mod clar și lizibil pe partea frontală a formularului de telegraf sau pe hârtie ușoară. Corecțiile, ștergerile, ștergerile și inserțiile efectuate în telegramă de către expeditor sau la cererea operatorului de comunicații trebuie să fie certificate prin semnătura expeditorului.
O telegramă nu trebuie să conțină mai mult de 300 de cuvinte. Dacă telegrama constă din mai multe cuvinte, aceasta trebuie împărțită de operatorul de comunicație în mai multe părți, fiecare cu câte 300 de cuvinte, transmise ca telegrame separate.
· Recuzită de la "cine" și "către cine" cu indicarea poziției, prenumelui și patronimicului funcționarilor;
· Text și semnătură.
3. Faxogram (fax, fax)
3.1 Caracteristicile faxului
Faxul este o copie a unui document (scris, grafic, ilustrat) primite pe suport de hârtie transmis prin canalele de comunicare facsimilă (folosind echipamentul facsimil). Faxul nu poate fi considerat un tip separat de document, deoarece orice document poate fi trimis prin fax în format A4 - comandă, comandă, contract, protocol etc., dar cel mai adesea faxul este utilizat pentru a trimite scrisori de serviciu și diverse mesaje de informare.
Factograma cu respectarea procedurilor stabilite are forță juridică, în care este diferența de bază față de o fotocopie care necesită o asigurare specială.
Nu există cerințe speciale pentru procesarea documentelor necesare pentru tipul de document: tipărite în mod clar, contrastante.
Nu este permisă mularea sau deformarea suportului de pe suportul documentului trimis. Pe partea frontală a originalului nu trebuie să existe riduri, pete, curbe și scutiri de pe inscripțiile de pe partea din spate (Anexa 3).
Până în prezent, în practica de management, metoda predominantă de documentare este imprimarea pe calculator. Cu toate acestea, o serie de documente, de exemplu o declarație, note explicative, sunt create în manuscrisul obișnuit.
Trimiteți-le prietenilor: