Acasă | Despre noi | feedback-ul
Componența documentelor administrative include deciziile, deciziile, ordinele, ordinele și instrucțiunile. Alegerea tipului de document destinat documentării activităților administrative este determinată de nivelul organului sau autorității de conducere, de competența funcționarului, de procedura de luare a deciziilor manageriale (un singur om de conducere sau colegial).
Organele executive federale ale Federației Ruse emite decrete, ordine, ordine, instrucțiuni.
Organele puterii reprezentative și executive a subiecților Federației, precum și organele puterii reprezentative și executive a orașelor și regiunilor - rezoluții, decizii, ordine.
Documentele administrative sunt emise în baza sau în conformitate cu legile, decretele și ordinele guvernului, ale autorităților superioare și ale conducerii. În plus, actele administrative se emit la inițiativa managerilor în cadrul autorității și competenței lor de a desfășura activități executive și administrative în cursul îndeplinirii sarcinilor atribuite organizației (instituției).
Pregătirea documentelor administrative poate fi încredințată uneia sau mai multor executori (funcționari, diviziuni structurale). Pentru a dezvolta documente administrative complexe și responsabile, este practic să înființeze grupuri de lucru, comisii, să atragă o gamă largă de specialiști din rândul practicanților și oamenilor de știință. Principala cerință pentru artiștii interpreți sau executanți este competența, profesionalismul înalt, cunoașterea profundă a problemei manageriale.
Pregătirea documentelor administrative constă în următoarele etape:
• studiul problemelor de management;
• pregătirea proiectului de document de reglementare;
Studiul problemei managementului începe cu furnizarea unui temei juridic pentru elaborarea documentului - de la studierea actualelor acte legislative, regulamente guvernamentale, deoarece documentul administrativ publicat nu trebuie să contravină normelor stabilite. Apoi, interpretul determină gama de probleme care trebuie reflectate în documentul administrativ, studiază informațiile, materialele documentare necesare. În acest moment, se stabilește că este necesar să se elimine documentele de reglementare anterioare sau elementele lor individuale.
Pregătirea proiectului de document administrativ începe cu definirea scopului publicării acestuia, care este prezentat în introducere. Principala atenție este acordată formulării acțiunilor administrative, care ar trebui să fie specifice, să nu permită interpretări diferite, să nu contrazică documentele emise anterior. În cursul pregătirii textului proiectului de act administrativ, interpretul formulează un titlu, propune eventualele condiții de executare și instanțe de supraveghere (funcționari). Pregătirea proiectului de document administrativ se finalizează prin retipărirea și înregistrarea acestuia, în conformitate cu normele actuale.
Șeful care dă sarcina de pregătire a ordinului determină componența instituțiilor, a unităților structurale sau a funcționarilor cu care urmează să fie convenit documentul. În instrucțiunile pentru lucrul cu documentele (păstrarea înregistrărilor), procedura de concordanță este de obicei stabilită - asupra compoziției participanților la această procedură și a secvenței de observare. Coordonarea este efectuată de executorul (unitatea structurală) care a elaborat documentul. Dacă în procesul de aprobare sunt clarificate observații substanțiale cu privire la conținutul documentului, acesta este recent redactat, iar a doua versiune este supusă unui acord complet. Deciziile și deciziile sunt aprobate în cadrul unei ședințe a colegiului colegial. În timpul ședinței, se pot face comentarii minore, amendamente și completări la proiectul de document. Dacă proiectul necesită o rafinare serioasă, acesta este prezentat spre aprobare la următoarea întâlnire.
Înainte de trimiterea la cap pentru semnarea documentului trebuie să fie verificată cu atenție - se acordă o atenție deosebită informațiilor digitale, numelor, denumirilor, patronimilor, denumirilor unităților structurale. După semnare, nu este permisă corectarea documentului.
* Kuznetsova Т.V Document Management (Managementul Documentației), - p. 114-117.
Ordinul este actul juridic cel mai răspândit emis de șeful unei instituții (organizație, întreprindere) care acționează pe baza principiului conducerii individuale, pentru a rezolva sarcinile de bază și operaționale cu care se confruntă această instituție. Sunt emise și ordonanțe privind chestiuni administrative care necesită o soluție juridică.
Ordinea se face pe un formular, specificând numele instituției (organizației, întreprindere), corpul său părinte, tipul de document (ordine), locul său de publicare, există un loc pentru a pune un cod de document, data, titlul textului.
În ceea ce privește conținutul și metodele de înregistrare, ordinele sunt împărțite în ordine pentru activitatea principală și pentru personal. Acestea din urmă sunt folosite pentru a documenta primirea, transferul, concedierea și alte mișcări de personal. Normele de emitere a ordinelor de personal diferă semnificativ de formularea comenzilor pentru activități de bază.
Partea de ordine a ordinului începe cu cuvântul "I ORDER", care este tipărit cu majuscule dintr-o linie nouă (fără un paragraf). Textul ordinului este de obicei împărțit în paragrafe care sunt numerotate cu cifre arabe. Elementele ordinului formulează diferite acțiuni în ceea ce privește natura executării. Fiecare element al părții administrative începe cu instrucțiunile executantului (acestea pot fi o organizație, o unitate structurală sau un funcționar separat). Acțiunea prescrisă este formulată în textul ordinului cu un verb într-o formă nedeterminată (implementare, furnizare, pregătire, navă, etc.). Timpul de execuție este dat fie în fiecare punct al ordinului, fie este alocat unui punct generalizat pentru toate acțiunile prescrise. Într-un paragraf separat al ordinului, persoanele care sunt responsabile pentru monitorizarea executării acestuia sunt numite: "Controlul asupra executării ordinului este atribuit. “. În cazul în care documentul emis anulează ordinul emis anterior, ultimul paragraf prevede: "Ordinul 00.00.00 Nr. 00 este considerat invalid (considerat invalid)". În cazul în care comanda anulează numai unul (sau mai multe) articole emise anterior, elementele respective sunt anulate.
Pentru un exemplu de emitere a unei comenzi, a se vedea p. 90.
În practica de gestiune, este obișnuit să se coordoneze proiectul de ordin cu unitățile structurale interesate și consilierul juridic care, atunci când verifică proiectul de document, verifică respectarea actualelor acte normative, legislative și administrative.
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării și al înregistrării sale, care se ține separat de alte documente. Indicii de înregistrare sunt atribuite comenzilor în decursul unui an calendaristic.
Instrucțiunea este un act juridic emis de organul guvernamental în principal pe probleme de informare și metodologie, precum și pe aspecte legate de organizarea executării ordinelor, instrucțiunilor și altor acte ale acestui organism sau ale unui organism de conducere superior. Dreptul de a emite instrucțiuni aparține, de asemenea, șefilor de organizații, instituții și întreprinderi atunci când pregătește o rezolvare a problemelor de producție operațională și administrativă.
Indicația ca un tip de document a fost pusă în aplicare începând cu anii 1970, în loc de note oficiale, scrisori de serviciu, ordine de serviciu cu același scop.
Pentru un exemplu de scriere a unei indicații, consultați p. 91.
Ordonanță - document administrativ emis de șeful organului colegial pentru soluționarea problemelor operaționale pe o singură parte.
Comenzile sunt emise și de către deputații primului șef, specialiștii șefi, șefii subdiviziunilor structurale privind problemele operaționale ale activităților economice, industriale și administrative. De regulă, ordinul are o durată limitată și se extinde la un cerc restrâns de executori (unități structurale).
În funcție de compoziția obiectelor și locația lor, ordinea nu diferă de ordin, dar de cele mai multe ori nu conține partea constatatoare. În acest caz, textul ordinului începe direct cu paragrafele care formulează acțiunile administrative. Dacă există necesitatea de a explica publicarea ordinului, textul părții administrative începe cu cuvântul "Eu propun" sau "Îmi impun".
Pentru un exemplu de emitere a unei comenzi, a se vedea p. 92.
Decizia este un document administrativ emis de organisme care acționează pe baza principiilor de conducere colegială (organele administrației publice, oamenii de știință și consiliile metodologice, consiliile de administrație, consiliul de cooperative, adunările generale ale acționarilor etc.).
Deciziile se fac, de regulă, pe formulare care cuprind următoarele detalii: numele organului de conducere, tipul documentului (decizia), locul de introducere a datei, indexul documentului, locul publicării acestuia, locul de plasare a titlului în text.
Partea administrativă a deciziei începe cu numele organismului care o primește și cuvântul "DECIDAT", care este scris cu majuscule. Partea administrativă, de regulă, constă din mai multe paragrafe, fiecare indicând executorul (organizația, funcționarul), acțiunea prescrisă și data scadenței. În ultimul punct al deciziei, persoana care răspunde de supravegherea executării este numită.
Decizia intră în vigoare după semnarea ei de către președintele și secretarul organului colegial, atribuirea numărului de document (adică înregistrarea) și a datei. Data deciziei este data ședinței organului colegial la care a fost adoptată.
Protocolul are un loc special în sistemul de documente organizaționale și administrative. Pe de o parte, acesta poate fi clasificat ca un document informativ (deoarece conține informații cu privire la discutarea unor probleme administrative) și pe de altă parte - protocoalele conțin dispozitivul și, astfel, pot fi considerate documente administrative.
Un protocol este un document care stabilește cursul de discuție a problemelor și luarea deciziilor la întâlniri, întâlniri, întâlniri, conferințe. Protocoalele documentează activitatea de funcționare permanent organe colegiale, cum ar fi comitetele consiliului de administrație și ministere, guverne municipale, precum și oameni de știință, tehnică și consiliere metodologică.
Adunările acționarilor, reuniunile consiliilor de administrație sunt supuse înregistrării obligatorii.
Protocoalele sunt înaintate autorităților de stat pentru înregistrare (de exemplu, la înregistrarea băncilor comerciale, a camerelor de comerț și a industriei, etc.). Protocoalele sunt folosite și pentru a documenta activitățile organelor colegiale temporare (conferințe, întâlniri, întâlniri, seminarii etc.).
Protocolul este întocmit pe baza înregistrărilor care au fost ținute la întâlnire de către secretar manual sau cu ajutorul unui dictafon.
În funcție de tipul întâlnirii și de starea corpului colegial, se alege forma protocolului: scurtă, plină sau scurtă.
Protocolul scurt - stabilește problemele discutate la întâlnire, numele vorbitorilor și deciziile luate (vezi pagina 94). Se recomandă efectuarea unui astfel de protocol numai în cazurile în care sesiunea este stenografică, rapoartele și textele discursurilor vor fi prezentate secretarului sau când întâlnirea are un caracter operațional.
Raportul Verbatim este întocmit pe baza unui proces-verbal al ședinței (transcrieri) și literalmente trimite procesul de discuție a fiecărei întrebări, precum și dezvoltarea unei decizii.
Înregistrările complete și stenografice se bazează pe înregistrări verbale sau de bandă scrise de mână, care sunt păstrate în timpul întâlnirii.
Toate tipurile de rapoarte sunt emise pe o formă generală, care include următoarele detalii: numele instituției (organizației, întreprindere), tipul de document (de protocol), locul pentru punerea data indexului documentului, locul verbal, plasați antetul textului. Data procesului-verbal este data reuniunii (protocoalele sunt de obicei întocmite după întâlnire). Dacă a durat mai multe zile, data protocolului include datele de începere și sfârșit.
Numărul (indexul) protocolului este numărul ordinal al întâlnirii. Numerotarea protocoalelor se efectuează în cursul anului calendaristic sau al mandatului organismului colegial.
Titlul textului protocolului, de regulă, reflectă tipul întâlnirii sau activitatea colegială și este în concordanță cu numele tipului de document. De exemplu: Proces-verbal - ședințe de consiliu; - întâlniri ale colectivului de lucru; - ședințele șefilor unităților structurale.
Textul protocolului include părțile introductive și principalele.
În partea introductivă a protocolului, după titlu, sunt date numele și inițialele președintelui și secretarului ședinței (în forma scurtă a protocolului, această informație este omisă). Din noua linie, după cuvântul "Prezent", se enumeră numele, inițialele membrilor permanenți ai corpului colegial (în ordine alfabetică), numele, inițialele și pozițiile invitaților la întâlnire. La întocmirea procesului-verbal al întâlnirii extinse, numele participanților nu sunt enumerate, dar numărul total este indicat de cifră. Participanții sunt numărați pe listele de înregistrare, care sunt transmise secretarului ședinței și devin una dintre anexele protocolului.
Partea introductivă a protocolului include ordinea de zi. Ea enumeră problemele discutate în cadrul întâlnirii cu numele de familie al vorbitorilor (raportori), iar ordinea discuțiilor lor este fixată. Ordinea de zi a reuniunii este de obicei întocmită în avans și ar trebui să includă numărul optim de probleme care pot fi luate în considerare și discutate în cadrul reuniunii.
Textul părții principale a protocolului este redactat în conformitate cu ordinea de probleme stabilite de ordinea de zi.
Cea mai mare parte a textului protocolului conține mai multe secțiuni ca și numărul de elemente de pe ordinea de zi. În conformitate cu aceasta secțiunile sunt numerotate. Fiecare secțiune este format din trei părți: „asculta“, „Speak“, „Rezolvat“ sunt imprimate cu paragraf, în scopul de a evidenția în textul de înregistrare discurs protocolul, participanții discută și dispozitivul formulează decizia adunării. Cu același scop în textul protocolului numele și inițialele fiecare imprimare proeminent o nouă linie în nominativ. Declarația înregistrării discursului este separată de numele de familie printr-o cratimă, se menționează de la a treia persoană a singularului.
Procesul verbal este întocmit de secretarul ședinței. Semnează președintele și secretarul.
Extras din procesul-verbal este o copie exactă a protocolului de text autentic referitor la problema ordinii de zi pe care este pregătit declarația (a se vedea. P. 97). În acest caz, reproduce toate detaliile formei, partea introductivă a elementului text al ordinii de zi pe care se pregătește declarația, iar textul, reflectând discuția și decizia. Extrasul din protocol este semnat numai de către secretar, el face, de asemenea, o inscripție de verificare. Se compune din cuvântul „Adevărat“, poziția persoanei care certifică copie (extract), semnătura personală, numele, inițialele și data specificând. Dacă un extras este dat spre prezentare unei alte organizații, atunci este ștampilat.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: