Conceptul ECM ca o tehnologie avansată pentru gestionarea resurselor informaționale ale unei organizații
Cuvinte cheie: gestionarea resurselor informaționale ale organizației, "Enterprise Content Management" (ECM),
gestionarea informațiilor, gestionarea documentelor,
suport pentru gestionarea documentelor, sistem automat de gestionare a documentelor.
Gestionarea calității resurselor informaționale astăzi devine una dintre condițiile-cheie pentru funcționarea eficientă a oricărei organizații, deoarece este mai important să se îndeplinească cu exactitate cerințele consumatorului pentru furnizarea informațiilor de care are nevoie. Pe măsură ce infrastructura informațională a organizației se dezvoltă și devine mai complexă, sarcina este de a crea un singur spațiu care să poată acoperi și organiza resurse, procese și sisteme de informații disparate. În țara noastră, principalele tipuri de resurse informaționale sunt documente oficiale, care servesc în mod tradițional ca principalul, adesea singurul, obiect de management deliberat. Acestea aplică regulile stabilite de creare, procesare și stocare. Alte tipuri de informații (indiferent de valoarea lor reală) rămân de obicei în afara câmpului de vedere al serviciilor de birou și al arhivelor organizațiilor. Un nivel ridicat de cerințe privind calitatea informațiilor impune necesitatea unor metode moderne de gestionare în acest domeniu.
În Occident, o abordare mai largă și mai universală a gestionării resurselor informaționale bazată pe conceptul de "Enterprise Content Management" (ECM) a fost folosită de mult timp cu succes. Aceasta presupune gestionarea documentelor în contextul formării unui sistem mai vast de management al informațiilor corporative care să acopere toate tipurile de resurse de informații importante pentru organizație, indiferent de forma prezentării lor. Conceptul ECM a fost reflectat în standardele internaționale, care rezumă cele mai bune practici de gestionare a documentelor în Europa, SUA, Canada și Australia. În prezent, au fost elaborate un număr de standarde care au în vigoare diverse aspecte legate de gestionarea resurselor informaționale, inclusiv în formă electronică. Acestea stabilesc cerințe privind metadatele, 1 asigurarea securității informațiilor, 2 validitatea juridică și stocarea pe termen lung a documentelor electronice, 3 precum și funcționalitatea sistemelor automatizate
În literatura de specialitate internă subiectele discutate, în principal, în contextul metodologiilor de management al informațiilor, tehnici pentru lucrul cu documente electronice, punerea în aplicare a unui sistem de management al documentelor“, precum și depozitarea pe termen lung și utilizarea resurselor informaționale în forme8 electronică. probleme ECM mai activi fiind discutate la diverse evenimente organizate VNIIDAD, companii - dezvoltatori de software pentru managementul informatiei, al companiei ABBYY în cadrul proiectului «Docflow» (Conferința anuală, seria on-line tematice de seminarii, curs de formare pe metoda AIIM, etc ..) pe Internet9.
Această stare de lucruri necesită o examinare detaliată a principalelor prevederi ale conceptului ECM și a posibilităților de aplicare practică a acestuia în Rusia. Cu toate acestea, este în primul rând necesar să dezvălui istoria însăși a conceptului.
În prima decadă a secolului XXI. la conceptul de "Content Management" a fost adăugată definiția "Enterprise", adică "Corporate" sau "scară întreprindere". În multe privințe, acest lucru sa datorat activităților AIIM și formării unei comunități profesionale de specialiști în acest domeniu. Astfel, în prezent pentru a descrie toate cea mai largă gamă de tehnologii, produse și metode pentru a asigura gestionarea eficientă a tuturor tipurilor de resurse informaționale din cadrul întreprinderii, folosind conceptul de «Enterprise Content Management». În ultimii ani, Occidentul a început trecerea la tehnologia ECM la un nou nivel: de la soluții disparate implementate de obicei, în cadrul diviziunii, și software-ul „nișă“ pentru introducerea platformei universale de informații în întreaga organizație. Precum și introducerea «Enterprise Resource Planning» clasa de sisteme (ERP) vă permite să automatizeze sarcinile operaționale și de contabilitate de organizare, tehnologie și ECM tehnici ajută la transformarea informațiilor corporative într-o resursă de gestionat și de a ajuta să-l folosească în mod eficient, în scopul de a atinge obiectivele de afaceri.
informații. O trăsătură cheie a definiției formulate de LPM este înțelegerea ECM ca o combinație a trei elemente: o strategie pentru gestionarea integrată a resurselor informaționale, activități practice pentru implementarea acestei strategii, sisteme informatice și tehnologii care susțin această activitate. Aceasta demonstrează că astăzi formarea unei strategii eficiente și a unor practici reale de gestionare a informațiilor este imposibilă fără utilizarea tehnologiilor informaționale moderne. Cu alte cuvinte, tehnologiile ECM fac parte integrantă din infrastructura informațională a organizației, iar eficiența managementului depinde în mod direct de implementarea și utilizarea cu succes a acestora.
General Conceptul de ECM sistematizate și prezentate într-unul dintre documentele metodologice de bază în domeniu, elaborat de Standarde Institution Britanic (BSI), - un proiect de standard „conținut de guvernanță corporativă - reguli practice“ 14. Acesta descrie abordările de bază pentru înțelegerea esenței ECM, a elementelor sale și a elaborat recomandări practice pentru introducerea tehnologiilor ECM. Standardul este destinat managerilor, specialiștilor în managementul documentelor și informațiilor, serviciilor IT implicate în activități care să asigure utilizarea eficientă a informațiilor în întreaga organizație.
Printre sarcinile prioritare pentru implementarea cărora se îndreaptă introducerea tehnologiilor ECM în organizație se poate identifica formarea spațiului său unificat de informare care să acopere toate tipurile de resurse informaționale; creșterea eficienței interacțiunii personalului; asigurarea conformității tehnologiilor cu cerințele de reglementare pentru gestionarea informațiilor de către organismele de reglementare; furnizarea de informații ca dovadă a activităților de afaceri (de exemplu, în cazul unui proces); reducerea riscurilor gestionării ineficiente a informațiilor și asigurarea continuității activității; obținerea avantajelor competitive prin creșterea eficienței gestionării informațiilor și reducerea costului procesării acestora. Ele sunt suficient de detaliate în publicațiile specialiștilor occidentali.
Conceptul de ECM axat pe orice semnificative pentru organizarea informațiilor (inclusiv documentele oficiale și neoficiale, date și metadate), nu structurat numai slab (de exemplu, text sau grafice), dar, de asemenea, descrie datele sale structurate, care sunt acumulate în sistemele de informații corporative ; statistică, adică informații neschimbate (de exemplu, documente aprobate sau conținutul site-ului internet), precum și dinamice, adică schimbarea în timpul utilizării (de exemplu, versiuni de lucru ale documentelor, bazelor de date și cunoștințelor etc.).
Conceptul ECM se bazează pe
Pentru citirea ulterioară a articolului, trebuie să achiziționați textul integral. Articolele sunt trimise în format PDF la poșta specificată la plată. Timpul de livrare este mai mic de 10 minute. Costul unui articol este de 150 de ruble.
Alte lucrări științifice pe tema "Istorie. Științe istorice »
Trimiteți-le prietenilor: