Definiția scopului
Scopul funcțional al scrisorilor de afaceri ca element de comunicare în afaceri este de a ajunge la un acord între doi și un număr mare de parteneri (organizații, instituții, firme, persoane fizice).
Sfera oficială și de afaceri a comunicării, scopul funcțional al corespondenței de afaceri determină caracteristicile sale. În primul rând, acest lucru este oficial, datorat, în primul rând, situațiilor de comunicare și, în al doilea rând, naturii relațiilor dintre parteneri.
în discursul de afaceri scris, utilizarea de clicheri situaționale, expresii stereotipizate, fraze este inerentă. Unificarea corespondenței comerciale este condiționată de cerințele de salvare a limbii și de necesitatea de a facilita prelucrarea scrisorilor. "Pierderea în cuvinte înseamnă deșeuri în dolari", americanii le place să sublinieze.
Casa de la Casa Albă a estimat că, datorită redactării neatent a scrisorilor de afaceri, companiile americane pierd câteva milioane de dolari pe săptămână.
Mă întreb ce Roosevelt nu a luat la lectura documente oficiale, în cazul în care textul este mai mare decât o jumătate de pagină, și a cerut „pus“ esența oricărei probleme, indiferent cât de grele nu a fost în acest interval. "
Einstein în discursul său despre proiectul de creare a bombei atomice a fost în măsură să prezinte cererea de două fraze: „Napoleon a respins recursul Fultoka echipeze nava și motorul cu aburi a fost distrus pe mare cu America va fi la fel dacă ați znehtuєte invenții ale științei moderne.“ [146].
în condițiile moderne de computerizare a activităților întreprinderilor, firmelor și corporațiilor din Ucraina, acest fapt al evoluției deliberate a scrisorii de afaceri americane este o dovadă convingătoare a unificării și standardizării comunicării scrise.
Deci, înainte de a lua un stilou sau de a porni un computer personal, trebuie să realizați:
- ce fel de scrisoare va fi - o scrisoare de intentie, o scrisoare-cerere, un mesaj scris, o scrisoare de reamintire, etc;
Renumitul manager american Li Kak din cartea "Career Manager" a menționat că pregătirea unei scrisori de afaceri este cel mai bun mod de a învăța secretele managementului [161].
O procedură clară pentru prezentarea scrisă a unei idei este, astfel, primul pas spre punerea sa în aplicare. În conversație, puteți pune la dispoziție tot felul de idei nedocumentate. Dacă gândul este prezentat pe hârtie, se întâmplă ceva care vă solicită să vă prezentați în detalii specifice. Este mult mai greu să te inducă în eroare decât pe altcineva.
Discursul scris are punctele forte și slăbiciunile sale: Omul, desigur, este mult mai ușor să-și exprime gândurile verbal decât să scrie. Dar realitatea cere ca toată lumea să poată scrie. Scopul scrierii notei:
- atrage atenția asupra unei anumite situații sau probleme;
- pentru a oferi o ocazie de a înțelege cu ușurință ceea ce a fost scris;
- să încurajeze să acționeze în acest fel, și nu altfel.
Acesta este un obiectiv evident. Dar există și un obiectiv pe care chiar și cel care scrie scrisoarea nu îl vede. Acest obiectiv este de a înțelege mai bine problema, pentru a forma o idee logică logică a designului dvs.
Elaborarea unui plan de scrisori
Indiferent de limba în care este pregătită scrisoarea, după ce se stabilește scopul scrisorii, se întocmește un plan. A selectat cu grijă toate faptele care trebuie specificate. Textul scrisorii este construit din trei părți principale:
partea finală (recunoștință, vă rugăm să scrieți în cazul în care ceva rămâne de neînțeles pentru asta.).
o Partea de deschidere este construită în funcție de scopul scrisului. De exemplu:
- Dacă scrisoarea are doar caracter informativ, atunci în introducere se preda istoria organizației, dezvoltarea și formarea acesteia, esența activității în acest moment, oferă statistici și altele asemenea. De exemplu: Am informat că societatea noastră colaborează. (Dorim să vă informăm că firma noastră colaborează.).
- Dacă este necesar să se explice întrebările puse de partener, atunci, în afara răspunsurilor, se exprimă un aviz cu privire la posibilitatea unei cooperări ulterioare sau a lipsei acestei posibilități, iar propunerile sunt formulate. De exemplu: În legătură cu solicitarea dvs. vă informăm că o echipă de specialiști ar putea fi trimisă. (În legătură cu ancheta dvs. vă informăm că putem trimite un grup de specialiști.).
De mare importanță este prezentarea materialului de bază al foii. Toate informațiile trebuie transmise pe scurt, logic, clar. Dar prea mult entuziasmul pentru concizie nu este justificat, deoarece duce la întrebări suplimentare, clarificări și clarificări care necesită o corespondență continuă. întârzie rezolvarea practică a întrebărilor.
- Dacă scrisoarea oferă instrucțiuni sau recomandări, este mai bine să determinați momentul implementării lor. Expresiile de tip în viitorul apropiat sunt nedorite.
În timpul redactării părții principale a scrisorii este necesar:
- să analizeze toate argumentele, să refuze, dacă este posibil, din fundal;
- grupați toate faptele în direcția aleasă, selectați rubricile pentru fiecare secțiune;
- scrieți fiecare titlu pe o foaie de hârtie separată, adăugați mici întrebări;
- ia în considerare ordinea de prezentare, folosiți principiul "de la necunoscut la cunoscut;
- Nu vă concentrați asupra lucrurilor banale: scurtătatea este sora talentului;
- utilizați grafice, diagrame, tabele etc .;
- Nu neglija lucrul la schițe, textul ar trebui să fie ușor de citit.
o Partea finală a scrisorii are și propriile opțiuni. În mod tradițional, se dorește speranța pentru dezvoltarea relațiilor și pentru faptul că informațiile prezentate în scrisoare vor fi reciproc avantajoase. De exemplu: Sperăm că vom sprijini cooperarea și vă asigurăm. (Aș dori să menținem cooperarea și să vă asigurăm.),
- În caz de ruptură iminentă de contacte de afaceri cu partenerul partea finală a scrisorii poate fi redusă la fraza același martor timp de urs la deschiderea noastră pentru cooperarea de afaceri în viitor (Noi simultan atesta caracterul deschis nostru de afaceri cum ar fi cooperarea în viitor.).
Astfel, în funcție de conținutul negativ al scrisorii, partenerul are posibilitatea de a reveni la cooperarea în afaceri, în cazul unei schimbări a poziției sale. Acest răspuns va fi mai mult un semn de politețe decât o speranță de cooperare în viitor, prin urmare, eticheta va fi îndeplinită.
Dacă este necesar, nu ezitati sa contactati reprezentantul nostru V. Shamraєm si afla toate problemele care vor apărea (dacă este necesar, nu ezitați să contactați cu reprezentantul nostru (A. Shamray) și clarifica toate întrebările care apar cu el.).
Stilul stilului de afaceri
Termenul "stil" provine din cuvântul grecesc styloz (latin - stilus). Așa-numita baghetă pentru scris pe ardezie subțire cerată. Un capăt al baghetei a fost evidențiat, au fost scrise, al doilea a avut apariția unei scapule pentru a alinia ceara, dacă ceara a fost ștersă. "Întoarceți stilul mai des!", A spus profesorul elevului. Aceasta însemna: scrie și corectă, schimbând scrisul. De-a lungul timpului, această expresie avea un înțeles figurativ: "Lucrează pe stilul de prezentare".
Tonul scrisorii
Într-o scrisoare de afaceri este recomandat să folosiți un ton neutru și pozitiv, să nu permiteți ironie, rudeness și altele asemenea.
De la construirea de fraze depinde rezultatul comunicării de afaceri. Un alt Francis Bacon a susținut că este mai important să conducă un dialog de afaceri într-un ton binevoitor decât să folosească cuvinte bune și să le poziționeze corect. De exemplu, în loc de a trebui să scrie „Noi nu înțelegem de ce nu ați plătit factura,“ scrie - „Nu putem plăti până când vom obține“ „Suntem siguri că ceea ce nu ați plătit pentru o acțiune casual,“ sau în loc de o mai bună scrieți "Vom fi fericiți să plătim imediat ce primim".
Este mai recomandabil să scrieți "Ne pare rău să învățăm din scrisoarea dvs.". În loc de "Avem scrisoarea dvs. în care declarați asta".
Tipuri de propuneri de scrisori de afaceri
O persoană care nu are experiență în corespondența de afaceri are o înclinație pentru pedepsele excesiv de lungi, ceea ce împiedică înțelegerea textului. Când o persoană citește o frază din 20 de cuvinte, trebuie să o citească din nou.
Dar laconismul excesiv împiedică înțelegerea textului sau îi conferă brutalitate. Prin urmare, este mai bine să folosiți diverse propuneri asupra designului.
în finalul acestei secțiuni Vreau să reamintesc că persoana calai aderă la o anumită cultură a documentației administrative, regulile de întocmire a documentelor, introduce în fraze discursul său dintr-o altă limbă fără a distruge bazele gramaticale și particularitățile fonetice ale Ucrainei, își păstrează frumusețea ei se bucură de frazospoluchennyam și averea ei, nu este este inacceptabil.
Merită să ne amintim că bogăția eufonică, lexicală și frazeologică, flexibilitatea sintactică, capacitățile imense de construire a cuvintelor din limba ucraineană au primit recunoaștere generală. În Paris, de exemplu, la Competiția lingvistică pentru frumusețe mondială, a ocupat locul trei după franceză și persană.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: