Relațiile de informare ale întreprinderii.
Întreprinderea are comunicări interne de informare (interacțiunea managementului cu executorii) și comunicațiile externe de informații (interacțiunea cu controlul întreprinderilor adiacente, consumatori, clienți etc.). De la organele mamă la întreprindere primește informații de orientare sub formă de legi, regulamente, recomandări, ordine. Autoritățile superioare primesc rapoarte și planuri. În rolul organismelor de control pentru o întreprindere, pot acționa organizații precum serviciul fiscal sau departamentul de pompieri care furnizează instrucțiuni și supraveghează executarea acestora. Partenerii cu întreprinderea, clienții de produse etc. pot coopera cu întreprinderea.
Elemente importante în structura unei întreprinderi moderne sunt conceptele precum Front Office și Back Office. Front office (front) se ocupă de vânzări și alte sarcini, unde trebuie să lucrați direct cu clienții. Operațiunile Back Office includ dezvoltarea produselor, producția, interacțiunea cu furnizorii și partenerii, adică toate acele operațiuni și servicii în care nu există întâlniri cu clienții și clienții.
Miezul infrastructurii IT a companiei este rețeaua proprie (corporativă). Multe întreprinderi moderne folosesc tehnologii Internet atât pentru conexiunile externe, cât și pentru cele interne. Rețelele construite pe baza acestor tehnologii pentru utilizarea corporativă se numesc intraneturi și extraneturi.
În Internet, care este un spațiu pentru uz comun, se caută materiale externe, se realizează comunicarea cu mass-media (media), investitorii și concurenții.
Intranetul sau intranetul este un intranet care utilizează standarde și tehnologii Internet, dar este disponibil numai pentru angajații companiei. Scopul principal al intranetului este schimbul de informații în întreaga companie.
Extranet este o rețea corporatistă care utilizează protocoale și tehnologii Internet și rețele publice de telecomunicații pentru a interacționa cu clienții, dealerii și partenerii și pentru a le furniza informațiile necesare.
La orice întreprindere devine necesar nu numai introducerea de documente în computer, ci și invers - pentru a primi o copie pe suport de hârtie a documentelor electronice. Imprimantele sunt utilizate pentru imprimarea documentelor. Cel mai adesea sunt laser, jet de cerneală sau matrice. Fiecare dintre aceste specii are avantajele și dezavantajele sale.
O mare parte din informație este trimisă pe PC prin intermediul rețelei sub formă de e-mailuri, precum și descărcată de angajați din paginile Web.
Circulația documentelor este deplasarea documentelor la întreprindere de la crearea sau primirea acestora de la alte organizații înainte de a fi acceptate pentru contabilitate, procesare și transfer în arhivă.
1. Întocmirea unui document la întreprindere sau primirea din exterior;
2. Verificarea documentului: prin formă, aritmetic; în esență;
3. Prelucrarea documentelor: înregistrarea tranzacțiilor, înscrierea documentelor în registre;
4. Predarea în arhivă.
Înregistrarea în timp util și calitativ a documentelor contabile primare, transferul acestora în timp util pentru reflectarea în evidențele contabile, precum și fiabilitatea datelor conținute în ele sunt furnizate de persoanele care au întocmit și au semnat aceste documente.
Crearea documentelor contabile primare, procedura și termenii transferului acestora pentru contabilitate în contabilitate se fac în conformitate cu graficul de flux al documentelor aprobat în cadrul organizației.
Lucrările privind întocmirea calendarului de circulație a documentelor sunt organizate de contabilul-șef. Programul de circulație a documentelor este aprobat prin ordinul șefului întreprinderii.
Document management, organizat conform programului, pentru a accelera trecerea fiecărui document primar tot drumul - de la proiectare și testare la tratament promovează distribuția uniformă a activității contabile pe parcursul întregului timp de lucru, crește angajații de productivitate de numărare, îmbunătățește controlul funcțiilor de contabilitate, precum și creșterea mecanizarea și automatizarea lucrărilor contabile.
Document Program pot fi emise sub forma unei diagrame sau a unei liste de lucrări pentru a crea, valida și de prelucrare a documentelor efectuate de către fiecare unitate a întreprinderii, instituției, precum și toți artiștii care arată relațiile lor și timpul de performanță.
Cerințele de bază pentru organizarea fluxului de lucru
Pentru organizarea corectă a contabilității și reflectarea la timp a tranzacțiilor comerciale pe conturi, este necesar să se respecte cu strictețe cerințele pentru redactarea documentelor.
Cerințele principale pentru documentele contabile sunt prezentate în articolul 9 din Legea federală nr. 129-FZ din 21 noiembrie 1996 (modificată la 23 iulie 1998) "Cu privire la contabilitate".
• Documentul contabil principal trebuie întocmit în momentul tranzacției și, dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizare.
• Documentele contabile primare sunt luate în considerare, dacă sunt realizate conform formularului din albumele formularelor unificate ale documentației contabile primare.
Dacă specificul activității organizației implică crearea propriilor sale forme de contabilitate primară, a căror formă nu este prevăzută în albumele formularelor standardizate, acestea trebuie să conțină următoarele cerințe obligatorii:
• data documentului;
• numele organizației în numele căreia este întocmit documentul;
• instrumente de măsurare a funcționării economice în termeni fizici și monetari;
• numele funcțiilor persoanelor responsabile pentru tranzacția de afaceri și corectitudinea execuției;
• semnăturile personale ale persoanelor indicate și ale transcrierilor acestora (inclusiv cazurile de creare a documentelor cu utilizarea facilităților informatice).
În funcție de natura operațiunii, pot fi incluse cerințele regulamentelor de reglementare, orientările metodologice privind contabilitatea și tehnologia procesării informațiilor contabile în documentele primare, rechizitele suplimentare. În ordinea privind politica contabilă, trebuie aprobate formele de contabilitate primară elaborate la întreprindere.
Nu este permisă utilizarea formelor de forme învechite și arbitrare.
• înregistrări în documentele primare ar trebui să fie făcute cu cerneală, creion de neșters, pixuri lipiți, folosind mașini de scris, mijloace mecanice, și alte mijloace de asigurare a siguranței acestor înregistrări în termenul stabilit pentru stocarea într-o arhivă.
Este interzisă utilizarea unui creion simplu pentru intrări. Liniile libere din documentele primare fac obiectul unei linii obligatorii.
• Formele documentelor primare, care se referă la formularele stricte de raportare, trebuie să fie numerotate în ordinea stabilită de ministere și departamente (numerotator, metodă tipografică).
Responsabilitatea pentru crearea în timp util și de bună calitate a documentelor, transferul lor în timp util pentru reflectarea în contabilitate, fiabilitatea datelor conținute în documente sunt suportate de persoanele care au creat și au semnat aceste documente.
Lista persoanelor autorizate să semneze înregistrări contabile primare este aprobată de șeful organizației în consultare cu contabilul-șef. Numărul persoanelor autorizate să semneze documente pentru emiterea de materiale materiale deosebit de rare și scumpe ar trebui să fie limitat.
Documentele care fac tranzacții comerciale cu numerar sunt semnate de conducătorul organizației și de contabilul-șef sau de persoanele autorizate.
Fără semnarea contabilului-șef sau a persoanei împuternicite de acesta, a documentelor monetare și de decontare, obligațiile financiare și de credit sunt considerate nevalabile și nu ar trebui acceptate pentru executare. Obligațiile financiare și de credit sunt înțelese ca documente care documentează investițiile financiare ale unei organizații, contractele de împrumut, contractele de împrumut și contractele încheiate cu un împrumut de mărfuri și comerciale.
În caz de dezacord între șeful organizației și contabilul-șef pentru punerea în aplicare a unor tranzacții comerciale documente contabile primare pe ele pot fi luate pentru executarea unui ordin scris al șefului organizației, care poartă întreaga responsabilitate pentru consecințele unor astfel de operațiuni și includerea datelor lor în contabilitate și financiare declarații.
Înregistrările primare și rezumate pot fi compilate pe un mediu care poate fi citit de calculator.
În condițiile mecanizării (automatizării) contabilității, rechizitele documentelor primare pot fi fixate sub formă de coduri.
Ordinea înregistrării în documente primare citibile prin mașină este determinată de materiale metodologice de orientare la nivel de industrie pentru crearea și implementarea contabilității automatizate în ACS a întreprinderilor și instituțiilor.
În cazul în care o relație juridică implicată o altă tranzacție de afaceri parte, precum și autoritatea de supraveghere, instanța sau procuratura, societatea este obligată să producă pe cheltuiala proprie o copie a acestor documente pe suport de hârtie. Ca un exemplu, în cazul în care autoritatea fiscală, exercitarea controlului asupra entităților economice, compania efectuează verificări (de exemplu, în caz de lichidare a persoanei juridice) și necesită o documentație pe hârtie a operațiunilor de afaceri care urmează să fie elaborate și documente sursă primare consolidate.
În conformitate cu regulamentele de contabilul-șef, este interzis să accepte pentru executarea și înregistrarea documentelor primare pentru operații care contravin legislației și a stabilit ordinea, primirea, depozitarea și utilizarea fondurilor, inventar și alte active. Aceste documente trebuie să fie predate contabilului-șef al companiei pentru a lua o decizie.
Documentele primare care au fost prelucrate trebuie să aibă o notă care exclude posibilitatea de reutilizare a acestora:
• pentru procesarea manuală - data intrării în registrul contabil;
• când se procesează pe un sistem informatic, o impresie de ștampilă a operatorului responsabil cu procesarea acestora.
Toate documentele atașate la ordinele de numerar primire și cheltuieli, precum și documentele care au servit drept bază pentru calcularea salariilor supuse ștampila de amortizare obligatorie sau inscripție din mâna „primită“ sau „plătit“ de data (ziua, luna, anul).
Cerințe suplimentare pentru crearea documentelor primare care stabilesc faptul de a comite operațiunile în numerar, operațiuni cu valori de inventar, de credit și de decontare a obligațiilor stabilite de dispozițiile contabilului-șef al conturilor centralizate, cu privire la desfășurarea tranzacțiilor cu numerar, regulile Băncii de Stat a Federației Ruse și a altor acte normative.
Fluxul documentelor de bază
Există trei fluxuri principale de documentare:
· Documente primite de la alte organizații (primite),
· Documente trimise altor organizații (în curs de ieșire),
· Documente create la întreprindere și utilizate de angajații întreprinderii în procesul de gestiune (intern).
Documentele care ajung la întreprindere sunt:
· Transfer pentru executare.
Analiza preliminară a documentelor este efectuată de către angajatul serviciului de suport pentru gestionarea documentelor în scopul distribuirii documentelor primite către:
Direcționate direct către unități structurale sau către anumiți artiști interpreți sau executanți.
Prelucrarea și transferul documentelor către artiștii interpreți sau executanți se efectuează în ziua în care sunt primite de către Dow. Dacă documentul urmează să fie executat de mai multe subdiviziuni sau funcționari, acesta se înmulțește cu numărul necesar de copii.
Documentele de ieșire trebuie să fie procesate și trimise în ziua înregistrării.
Documentele interne ale întreprinderii sunt transferate executorilor contra primirii în formularul de înregistrare.
Serviciul DOW trebuie să urmărească în mod sistematic numărul de documente procesate, inclusiv toate tipurile și copiile. Rezultatele contabilizării fluxului de lucru sunt sintetizate și comunicate șefului întreprinderii pentru elaborarea măsurilor de îmbunătățire a lucrului cu documentele.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: