Cum să organizați în mod eficient sarcinile corporative în Outlook
După lansarea primelor ediții ale cărții "Formula timpului", scrisorile cititorilor vin în mod regulat cu diverse întrebări despre cum să utilizați eficient Outlook-ul corporativ. Într-adevăr, Outlook Network, care vă permite să vă vedeți calendarele și sarcinile celuilalt, să coordonați întâlnirile, să asigurați transparența timpului și descărcările, este un instrument excelent de management al companiei. Mai ales în condițiile muncii la distanță, atunci când oamenii petrec mult timp pe călătorii de afaceri, clienții - în general, în afara biroului.
Dar există o serie de lucruri pe care Outlook nu le poate face în mod corespunzător, dar, în practică, acestea sunt utile. Vom vorbi despre aceste lucruri.
Principala plângere a utilizatorilor, pe care o aud despre Outlook, este că "nu există o ierarhie de sarcini!".
Într-adevăr, lucrarea noastră constă în obiective și proiecte, pentru realizarea căreia este necesar să facem multe etape concrete - să rezolvăm un anumit set de sarcini. Aceste sarcini pot fi delegate unor oameni diferiți, fiecare sarcină poate avea termeni proprii ... Dar ceea ce suntem în final interesați este realizarea obiectivelor-cheie, realizarea proiectelor noastre.
În Outlook, toate sarcinile noastre sunt un set destul de mare de acțiuni individuale, în care nu este atât de ușor să vedem imaginea de ansamblu. Puteți folosi instrumente mai grele: Mind Manager, MS Project, etc. Dar aici există o altă problemă: pierdem simplitatea inerentă în Outlook, conexiunea convenabilă a sarcinilor cu calendarul și poșta.
La timp am rezolvat această problemă în cadrul dezvoltării IT a unor clienți corporativi ai companiei "Organizarea timpului". Treptat, din aceste dezvoltări individuale, sa format produsul software "Organizator de sarcini Outlook". Acest produs software este instalat de programul de completare în Outlook, adică în interfața familiară cu Outlook, apar câteva butoane suplimentare, oferind acces la mai multe modalități de lucru cu sarcini.
Principalul avantaj oferit de "Organizatorul sarcinilor Outlook" este o oportunitate de a vedea toate sarcinile companiei, departamentului sau proiectului într-o formă ierarhică, după cum se arată în figura de mai jos.
Proiectele sunt împărțite în sarcini și subtascuri, sunt sprijinite cinci niveluri de cuibărire. Teoretic, puteți și mai mult, dar pentru nevoi practice, există trei sau patru nivele.
Procesul de lucru cu sarcina este organizat mai subtil decât în Outlook standard, unde puteți accepta sarcina și trimiteți raportul de performanță. „Sarcinile Organizator Outlook“ oferă oportunități de a „pune problema“, „să adopte pentru executare“, „începe să ruleze“, „să ia înapoi pentru revizuire“, „împlinirea completă“, „anula fara executare“, „scos din executarea“, „aproba executie "," Aprobați neîndeplinirea "," trimiteți pentru revizuire ". Astfel, se realizează abordarea procesului de a lucra asupra sarcinii, ținând cont de diferitele scenarii de viață, și nu numai că presupune idealismul "sarcina este stabilită - sarcina este finalizată".
Pentru o gestionare mai eficientă, în situațiile în care mai multe persoane sunt implicate în lucrul la această sarcină, co-executorii sunt încredințați acestei sarcini. Responsabil pentru sarcina continuă să fie interpretul în conformitate cu principiul clasic: pentru îndeplinirea oricărei sarcini, o singură persoană trebuie să răspundă pe deplin și complet. Dar co-executorii văd sarcina în listele de sarcini și pot primi notificări din partea interpretului sau a directorului despre schimbările sale.
De asemenea, este important ca directorii co-executorilor să poată vedea o astfel de sarcină. Este foarte important pentru companii cu o structură de matrice în care capul de un departament poate aduce pentru a lucra la un personal de sarcini de la alte unități, dar șeful unui alt departament ar dori să știe exact modul în care resursa a angajaților implicați alți lideri.
Uneori sunt utilizate soluții de rezolvare, de exemplu, într-o sarcină, se face o legătură cu un document care se află pe portalul SharePoint. Un portal vă permite să ajustați mai bine drepturile de acces ale utilizatorilor la documente. Dar acest lucru creează o serie de inconveniente suplimentare și necesită, de asemenea, prezența și utilizarea activă a SharePoint în companie.
"Organizator de activități Outlook" vă permite să delimitați subțiri drepturile de acces la sarcini stocate fizic într-un singur folder al serverului Exchange. Utilizatorii obțin acces la sarcinile din sistem în conformitate cu drepturile de acces pe care administratorul de sistem le configurează utilizând un folder special care listează utilizatorii cu drepturile care le sunt acordate.
În mod implicit, utilizatorul sistemului are dreptul de acces la acele sarcini în care este director, executor, co-executor sau participant la acord. Utilizatorul în rolul managerului are acces la toate sarcinile în care utilizatorul subordonat este directorul, interpretul, co-executorul sau participantul la acord.
Există și rolul unui asistent care are acces la sarcinile supervizorului și subordonaților săi. Acest rol este foarte relevant, când în controlul sarcinilor capul este asistat de secretar.
Deseori, îndeplinirea sarcinii implică coordonarea acesteia de către mai mulți angajați ai companiei. De exemplu:
„Pentru a pregăti contractul cu clientul Alpha“ înseamnă că nu este pregătit doar un manager de vânzări, dar, de asemenea, a fost de acord cu un avocat, finantator sau contabil, și cel mai important, lucrător de producție, care efectuează tratatul;
De obicei, în marile companii această sarcină este rezolvată prin mecanisme extrem de grele: documentele de observare pe suport de hârtie sau în sistemul electronic de gestionare a documentelor. Reconcilierea durează adesea săptămâni și, uneori, luni, ceea ce întârzie considerabil procesele de lucru, face ca întreprinderea să încetinească [5]. Iar dezacordul oricărui participant la acord, de regulă, trimite documentul pentru un nou pasaj al tuturor cercurilor iadului încă de la început.
Reconcilierea are loc în paralel, adică următorul "concordant" nu trebuie să aștepte opinia precedentă. Dacă, în urma rezultatelor coordonării, s-au produs schimbări semnificative în documentul sursă, organizatorul coordonator îl poate trimite pentru re-negociere.
Una din problemele Outlook este mecanismul de inimentare incomod. Memento-urile apar în momentele cele mai inoportune. În același timp, de îndată ce există mai mult de cinci sau șapte dintre ele, utilitatea lor scade brusc, pentru că abia începeți să le ignorați.
Rapoarte similare de sinteză, desigur, pot fi primite de către manager pentru sarcinile pe care le-a atribuit.
În plus față de memento-urile "inteligente", "Outlook Task Organizer" vă permite să faceți notificări "inteligente". Smart - înseamnă a ajunge la un cerc strict definit al angajaților companiei și, în același timp, sarcini fixe (adică, nimeni nu poate spune "dar nu mi-au spus"). Pentru notificare, executantul sarcinii sau directorul său selectează pur și simplu acei angajați cărora le-ar plăcea să trimită o notificare în fereastra de sarcini și introduce textul de notificare.
Există, de asemenea, notificări automate:
când setați o sarcină de control (atunci când apăsați butonul "Livrare"), executorul automat primește o notificare despre setarea sarcinii. Când executorul deschide sarcina atribuită, co-executorii sunt notificați automat;
atunci când interpretul îndeplinește sarcina și apasă butonul "Finalizați execuția", directorul este informat că interpretul a finalizat sarcina și rezultatul va fi acceptat. Când deschideți un mesaj de notificare, cartea de sarcini se deschide imediat;
atunci când sarcina este anulată, executorul și co-executorii sunt informați automat despre îndepărtarea sarcinii de la control;
Atunci când directorul nu acceptă sarcina interpretului și îl trimite pentru revizuire făcând clic pe butonul "Trimitere pentru revizuire", notificarea este trimisă executantului că sarcina urmează să fie finalizată.
Astfel, "managerul de activități Outlook" susține o comunicare eficientă între producător, performer și co-executori în etapele esențiale ale lucrărilor la această sarcină.
O "bază de date" în care sarcinile de stocare ale unui add-in pot fi orice folder de activități partajate de pe serverul Exchange.
În acest caz, există posibilitatea de a lucra off-line, care este, dacă lucrați cu o suprastructură fără o conexiune la server (de exemplu, atunci când se lucrează la distanță, fără Internet), atunci când vă conectați la server add-sync modificările cu aplicații de stocare de server.
Dacă compania dvs. nu are Exchange, puteți pune add-on-ul pe computerul utilizatorului principal al managerului de sarcini (de exemplu, într-o companie mică, poate fi un CEO sau secretarul său). Ca bază de date, programul de completare va utiliza folderul local de activități Outlook. Managerul de sarcini va vedea întreaga structură a copacilor și colegii săi - pentru a primi notificări despre sarcinile atribuite prin e-mail.
În viitorul apropiat, compania "Organizarea timpului" - dezvoltarea unei versiuni a unui add-in care utilizează ca bază de date nu este destul de costisitoare pentru un schimb de afaceri mic și Microsoft SQL Server Express gratuit. De asemenea, este planificat să furnizeze suprastructurii în formatul SaaS, «Software-ul ca serviciu», atunci când un client cumpără software-ul și nu-l instalați la domiciliu, și închiriază un server extern, cu software-ul de pre-configurate.
Aceste soluții vor beneficia de toate avantajele "organizatorului sarcinilor Outlook" pentru companiile mici pentru care achiziționarea Exchange este o investiție destul de serioasă.
Orice instrument are propriul scop, o anumită gamă de sarcini, care, cu ajutorul său, ar trebui abordate. "Organizator de activități Outlook" va fi foarte util în următoarele situații.
Pentru a gestiona proiecte care nu au o structură complexă de rețea de lucru, pentru care este dificil să se elaboreze o diagramă Gantt și nu necesită o gestionare a resurselor cu granulație fină. Adică pentru proiectele pentru care utilizarea redundantă a instrumentelor profesionale de management de proiect, cum ar fi Microsoft Project.
Pentru a gestiona sarcini în situațiile în care există multe sarcini și unul asociat cu unitățile și cu alte proiecte; când unele instrucțiuni sunt voluminoase și trebuie împărțite în mai multe sub-sarcini, distribuite între diferiți artiști.
Pentru a dezvolta compania într-o disciplină de performanță mai rigide decât instrumentele clasice Outlook așteptate: atunci când aveți nevoie pentru a rezolva în mod rigid problema corespondenței, interzice Executivul singur pentru a edita o sarcină sau marcați-l ca face fără aprobarea capului, să se facă distincția între dreptul de acces al angajaților la diferite sarcini, etc ...
Pentru a simplifica procedurile de aprobare în cadrul companiei, atunci când există multe probleme operaționale care necesită o coordonare a diferitelor servicii sau diferiți angajați, și nu există nici un sistem formal de management al documentelor electronice sau sistemul este prea grea și nu acoperă o parte semnificativă a managementului de zi cu zi a interacțiunilor.
Pentru utilizatorii individuali, Organizatorul de sarcini Outlook poate fi de asemenea util, permițându-vă să descompuneți obiectivele și proiectele personale în activități și subtascuri. Dar efectul maxim, desigur, se realizează prin aplicarea corporativă a acestui program.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: