În publicațiile anterioare, s-au identificat o serie de probleme care sunt cele mai relevante pentru suportul de documentare al activităților de management în societățile pe acțiuni. Una dintre problemele cheie este reglementarea juridică în organizarea tuturor proceselor legate de documentația de management. Este vorba și despre rolul statului și despre reglementarea internă a DOW. Ce probleme de management documentar în organizațiile non-statale, în special în societățile pe acțiuni, sunt în prezent reglementate de stat și care sunt problemele asociate?
În conformitate cu definiția oficială dată de standardul terminologic de stat, asigurarea documentată a managementului este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente. Organizarea rațională și funcționarea eficientă a acestei industrii trebuie să facă obiectul reglementării și al gestionării de stat.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Ca orice domeniu de activitate, suportul de documentare al managementului are două componente: organizaționale și tehnologice. Printre sarcinile reglementării de stat se pot identifica următoarele:
- organizarea sistemului DOW (alegerea formei organizaționale optime de lucru cu documente, crearea de servicii specializate, reglementarea funcțiilor serviciilor, angajații acestora și performanța tehnologică a datelor de către angajați a sarcinilor de serviciu);
- stabilirea unor reguli și metode pentru a crea documente care au efecte juridice (definirea structurii documentelor pentru rezolvarea sarcinilor administrative tipice, cerințele pentru decizii eficiente de management al securității informațiilor la diferite niveluri, unificarea formelor de documente);
- elaborarea normelor și normelor de organizare a lucrărilor cu documente (organizarea circulației documentelor), introducerea de tehnologii raționale moderne pentru lucrul cu documente;
- stabilirea cerințelor pentru formarea fondurilor documentare ale organizațiilor, controlul asupra asigurării securității documentației de management.
Toate acestea sunt pe deplin relevante pentru societățile pe acțiuni.
Atunci când se decide ce întrebări de management al documentelor în societățile pe acțiuni și în ce măsură reglementat de stat, trebuie să țină cont de faptul că o parte din instrumentele și documentele existente stabilește temeiul juridic general al întreținerii documentare a managementului în companiile rusești, indiferent de formele lor de organizare și juridice. În același timp, este posibilă identificarea unor norme juridice care să reglementeze anumite procese documentare inerente exclusiv societăților pe acțiuni.
Organizarea unui sistem de management al documentelor
Una dintre cele mai importante domenii, care, în opinia noastră, ar trebui să fie reglementate la nivel de stat este organizarea sistemelor de management al documentelor, în legătură cu crearea de servicii specializate, definirea funcțiilor lor, și așa mai departe. N.
După cum reiese din titlul documentului, Regulile, ca și Instrucțiunea Standard, stabilesc normele de păstrare a evidenței doar pentru autoritățile executive. Desigur, pentru societățile pe acțiuni ele pot servi drept ghid, dar în ansamblu, atunci când organizează serviciile de administrare a unei companii, ei au posibilitatea să se bazeze numai pe documentele anulate: GOSNOU și așa mai departe.
Pentru grupul de documente organizaționale interne, care împreună cu prevederile servesc ca regulatori ai activității serviciului Dow, este posibil să se includă și descrierile postului. deoarece trebuie să se stabilească sarcini specifice ale angajaților serviciului de evidență a serviciilor.
Descrierile postului pot fi considerate ca regulatori ai relațiilor de muncă în cadrul organizației. Deși acest document nu este specificat în Codul muncii, se poate face trimitere la actele normative locale care conțin normele dreptului muncii (articolul 8).
Descrierea postului delimiteaza drepturile și obligațiile lucrătorilor, stabilește cerințele pentru calificarea pe care este necesar să se ia o poziție, și așa mai departe. D. Documentul face parte dintr-un sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă (USORD). Aceasta înseamnă că forma documentului, structura textului și cerințele pentru înregistrare sunt unificate la nivel de stat. Acest lucru este important, deoarece, cu ajutorul unor astfel de documente organizaționale, sunt implementate funcții tipice de management. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că USORD a fost dezvoltat în anii 1980. În ultimii treizeci de ani de când albumul de forme ale sistemului nu a fost revizuit.
Tot ceea ce a fost spus despre situația POC de serviciu, poate fi pe deplin atribuită deloproizvodstvu- prin reglementările locale reglementărilor privind procedura de documentare și organizare a muncii cu documente în societățile pe acțiuni. Instrucțiunea de păstrare a evidenței este stabilită de regulamentul Biroului organelor executive federale ca document pe baza căruia activitatea de birou se desfășoară în organele administrației de stat.
Documentarea activităților de management
Următoarea direcție de reglementare de stat este documentarea activităților de management.
Prin definiție, GOST R 51141-98 "Lucrări de birou și arhivă. Termeni și definiții ", documentația este înregistrarea informațiilor pe diverse suporturi media în conformitate cu regulile stabilite. Despre ce reguli vorbim?
Standardele juridice pentru susținerea documentației, în special pentru documentarea activităților organelor de conducere ale societăților pe acțiuni, sunt stabilite prin legea federală "Despre societățile pe acțiuni".
Într-un număr de articole din lege conține norme care determină ordinea organelor de control (adunarea generală a acționarilor, consiliului de administrație), calendarul specific al diferitelor activități organizatorice (de exemplu, calendarul și etapele de pregătire și desfășurarea adunării generale a acționarilor). Acesta a determinat cerințele privind compoziția documentelor și informațiilor conținute în acesta, identificarea ordinea documentelor relevante, și așa mai departe. N. Cerințele sunt obligatorii, iar încălcarea acestora conduce la faptul că deciziile de gestionare și acțiunile își pierd forța juridică.
Astfel, dispozițiile Comisiei Federale a Valorilor Mobiliare a aprobat o serie de reglementări - reglementări care guvernează procedura pentru menținerea registrului deținătorilor de valori mobiliare (registrul acționarilor), precizează cerințele pentru pregătirea și organizarea reuniunilor generale ale acționarilor, etc ...
Codul conține standarde care stabilesc reguli și proceduri pentru convocarea, pregătirea și organizarea adunărilor generale ale acționarilor; regulile de organizare a activităților consiliului de administrație și ale organului executiv.
Cele mai multe dintre normele incluse în Codul cu privire la cerințele privind compoziția documentelor relevante, conținutul lor și ordinea de lucru cu ei.
De exemplu, în secțiunea "Convocarea și pregătirea pentru desfășurarea adunării generale a acționarilor" se fac recomandări pentru includerea unor informații mai complete în mesajul privind convocarea adunării generale a acționarilor și a altor documente decât cele prevăzute de lege. Se precizează care informații ar trebui incluse suplimentar în documente. Normele conținute în cod se aplică și unui număr de alte documente.
Trebuie spus că aceste acte juridice acordă o atenție deosebită componentei și conținutului documentelor organelor de conducere, dar formele documentelor nu sunt fixate. În același timp, menționăm că aceste documente stabilesc proceduri standard pentru convocarea, pregătirea și desfășurarea adunărilor generale ale acționarilor și organizarea activităților consiliului de administrație și au o compoziție tipică de informații. Acest lucru face posibilă unificarea textelor și a formelor de documente și dezvoltarea complexelor lor tipice la nivel de stat, de exemplu de către Serviciul Federal al Piețelor Financiare.
Legea federală "Cu privire la societățile pe acțiuni" practic nu spune nimic despre documentarea activităților organului executiv. Acest lucru nu este accidental, deoarece activitățile aparatului de conducere al directorului general (consiliului) sunt formalizate prin documente incluse în sistemul de documentație organizatorică și administrativă. Problemele generale de mai sus legate de reglementarea de stat a documentării proceselor manageriale (sau mai degrabă, cu absența acesteia) sunt direct legate de acest domeniu de activitate al societăților pe acțiuni.
Caracteristici de documentare a activităților de control în societățile pe acțiuni vor fi discutate în următoarele publicații.
Utilizați în practica administrativă a documentelor electronice
Problemele de introducere și funcționare a circulației electronice a documentelor în cadrul organizațiilor neguvernamentale sunt în prezent reglementate de actele de reglementare locale (intracorporiale) relevante. Cu toate acestea, acestea ar trebui să se bazeze și pe normele actelor juridice de stat, care, aparent, trebuie încă elaborate.
Pe lângă documentarea noțiunii de "suport pentru gestionarea documentelor", se înțelege organizarea circulației documentelor și stocarea actuală a documentelor în activitatea de birou.
Organizarea circulației documentelor
Depozitarea documentelor
Regulamentul este un act normativ, al cărui efect se aplică documentelor tuturor societăților pe acțiuni deschise și închise pe teritoriul țării.
Reglementează aproape toate aspectele legate de stocarea documentelor: timpul și ordinea de stocare; procedura de selectare a documentelor societății pentru depozitare și distrugere; procedura de distrugere a documentelor cu perioade de depozitare expirate. Cu toate acestea, majoritatea normelor sunt de natură generală și nu conțin o metodologie specifică pentru organizarea stocării și procesării documentelor. Prin urmare, pentru a organiza în mod corespunzător toate aceste procese și de a salva informațiile care sunt importante, în special pentru societățile însele, regulamentul ar trebui să se aplice în coroborare cu cele ale prezentului, documentele normative și metodologice de stat a acțiunilor intersectoriale elaborate de administrația federală de afaceri de arhivă.
Putem spune că Regulile de bază conțin un mecanism de implementare a prevederilor Regulamentelor, deoarece ele stabilesc cerințe specifice pentru pregătirea, executarea și certificarea nomenclatoarelor de cazuri; regulile de formare a cauzelor; regulile organizației și metodologia de evaluare a valorii documentelor; ordinea de pregătire a cazurilor pentru transferul în arhivă a organizării și alocarea documentelor cu perioade de depozitare expirate spre distrugere.
Toate cele de mai sus indică faptul că sistemul de stocare a documentelor societăților pe acțiuni este suficient reglementat de stat. Mai mult, a fost stabilită o măsură a răspunderii pentru încălcarea normelor stabilite.
În acest sens, reglementarea internă normativă a DOU în organizațiile non-statale, în special în societățile pe acțiuni, este de o importanță deosebită.
T.A.Bykova, Cand. ist. în știință, profesor asociat al RSUH
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: