Contractele de contabilitate în companii, de regulă, sunt construite în același mod: toate originalele și cererile sunt colectate într-un fișier de birou și apoi depuse împreună cu alte contracte într-un dosar. În Excel, un registru este menținut. Dar, atunci când numărul de contracte crește semnificativ, Excel devine inconfortabil. Dmitri Privalov, șeful departamentului financiar și economic al Irkutskenergosvyaz, și-a împărtășit experiența și a spus ce program le-a ajutat să stabilească o contabilitate ideală a contractelor în cadrul companiei. Este destul de flexibil, astfel încât poate fi utilizat în orice întreprindere.
Dezavantaje ale contractelor contabile în Excel
În primul rând, este bine să construiți foi de calcul și calcule. Dar nu este potrivit pentru liste voluminoase. Este imposibilă crearea unor directoare separate ale contrapărților, departamentelor, angajaților etc. necesare pentru păstrarea registrelor contractelor.
În al doilea rând, pentru a găsi informații despre criteriile date în Excel, de fiecare dată când trebuie să configurați un filtru special. Uneori este necesar să se aplice 5-6 condiții la un eșantion, iar acest lucru necesită prea mult timp.
În al treilea rând, probabilitatea de erori admise în timpul etapei de intrare a datelor este ridicată. Conform experienței muncii, este evident că acestea se confundă cel mai adesea cu numele firmei cu care a fost încheiat contractul. O dată introdusă eronat o dată informațiile pot fi replicate mai departe.
Din aceste motive, Irkutskenergosvyaz LLC a refuzat să înregistreze contractele utilizând Excel și să se mute într-un sistem care ar fi construit pe baza unei baze de date.
O bază de date nouă a fost creată pe baza MS Access
MS Access a fost aleasă ca platformă viitoare pentru baza de date. Acest sistem este foarte comun, deoarece este inclus în pachetul MS Office. Ca rezultat, programul a inclus cele mai necesare blocuri funcționale.
"Căutați după bază de date." Funcționalitatea este clară din titlu. Puteți căuta orice combinație de rechizite, chiar și fragmentul (a se vedea figura 1).
"Un nou contract." Folosind această secțiune, puteți adăuga un nou document în baza de date și puteți atașa fișiere cu copii scanate ale contractelor (a se vedea figura 2).
„Referințe“. Aici puteți introduce date noi - contrapartidele, statutul contractelor, departamentele, articolele bugetare și editarea celor existente.
„Raportare“. Blocul permite crearea registrelor contractelor încheiate. Există două tipuri de rapoarte: raportul expres (afișează lista contractelor pentru o anumită perioadă de timp) și proiectantul de rapoarte (formează o listă în funcție de criteriile specificate).
„Setări“. Aici puteți configura setările bazei de date - numele companiei care apare în antet, precum și câmpurile cheie. De asemenea, de exemplu, puteți specifica câmpurile care trebuie completate atunci când adăugați un nou contract.
O descriere mai detaliată a funcțiilor fiecărei secțiuni și a exemplelor ilustrative sunt date în instrucțiunile de utilizare a programului.
Recomandări pentru utilizarea la locul de muncă
În cazul în care compania decide să pună în aplicare acest program, pe baza experienței sale, Dmitri Privalov recomandă respectarea următoarelor reguli.
1. Pentru a atribui datele unui program unui angajat și pentru a remedia prin ordine internă frecvența cu care baza va fi refăcută. Există două opțiuni: fie o periodicitate calendaristică (de exemplu o dată pe săptămână), fie numărul de contracte noi acumulate (de exemplu, fiecare zece documente).
2. Determinați dintr-o privire setul de posibile situații ale contractelor. De exemplu, în "Irkutskenergo", statutul este "Activ" (în cadrul contractului se efectuează plăți regulate), "Închis" (nu mai este eficient), uneori se aplică "Acordul unic".
3. Nu amestecați contractele clienților și contractele cu furnizorii într-o singură bază de date. Este mai convenabil dacă serviciul comercial are o bază de date separată.
5. Nu creați înregistrări separate pentru acorduri suplimentare. Este suficientă notă în dosarul despre care contractul are cereri. Ar trebui adăugat un acord suplimentar la sfârșitul unui fișier pdf deja existent.
6. Puneți o ștampilă cu numărul intern al contractului și data înregistrării sale.
1. O interfață clară permite fiecăruia să folosească programul indiferent de nivelul de alfabetizare a calculatorului.
2. Indicele end-to-end al tuturor contractelor. Documentul intră în sistem în timp real, poate fi găsit fără o actualizare suplimentară a bazei de date.
3. Căutarea convenabilă și personalizabilă a informațiilor necesare.
4. Formarea registrelor contractelor.
5. Legarea copiei scanate a contractului.
Întocmit în colaborare cu redacția revistei financiare a revistei
Trimiteți-le prietenilor: