Documentația este elementul principal al contabilității (contabilitate, fiscalitate, management, depozitare etc.) și este destinat monitorizării continue a proceselor economice. Locul cheie în documentația oricărei întreprinderi este ocupat de documentele primare. Ce este un "document primar" și cum diferă de celelalte documente?
Documentul primar - un document care confirmă faptul unei tranzacții de afaceri și compus din reprezentanții autorizați ai părților interesate, la momentul tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil - ca imediat după finalizarea acestuia. Pe baza acestui fapt, se poate concluziona că, de exemplu, o scrisoare de trăsură este un document primar, iar un contract de livrare de bunuri sau o chitanță de depozit nu este.
Documentul principal este necesar pentru a reflecta în contabilitate orice operațiune de depozitare. Este baza legislativă pentru crearea unui cont.
Formele tipice de documente primare sunt aprobate de stat în mod legal și sunt obligatorii pentru utilizarea de către toate entitățile comerciale care operează pe teritoriul Federației Ruse. Formele tipice sunt distribuite sub formă de formulare, care pot fi atât de hârtie, cât și electronice.
În contabilitatea depozitului se utilizează documente primare și alte documente. Să analizăm în detaliu cele mai frecvente dintre ele.
Depozit carte de contabilitate
Controlul inventarului card este esențială pentru cuantificarea valorii stocate în depozit în unități fizice. În prezent, în Federația Rusă poate utiliza contabilitatea de inventar carte în formă de M-12, care a fost aprobat în timpul Uniunii Sovietice (URSS Comitetul de Stat pentru Statistică Numărul Decretul 241) sau materialele de control al inventarului carte în formă de M-17, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat Statistică al Rusiei № 71a.
În partea de sus a cardului, următoarele informații: numele companiei care deține depozitul, numărul individual de card, numele sau numărul de depozit, detalii cu privire la o valoare stocată (nume, grad, varietate, numărul de stoc, etc), Rack și numărul bin pentru aceasta valori și altele.
Lista de tranzacții de intrare și de ieșire pentru această valoare, cu calcularea soldului cu rezultatul fiecărei operațiuni, este menținută în secțiunea tabelară a documentului. În primul rând, data înregistrării și numărul ordinului de depozitare sau al altui document pe baza căruia se face înregistrarea, numărul de ordine al înregistrării și numele furnizorului / cumpărătorului sunt indicate mai întâi.
După aceea, pentru operațiunea de intrare, cantitatea de mărfuri este indicată în coloana Parohie, iar pentru tranzacția pe flux, în coloana Cheltuieli. În coloana Balanță, restul valorii se calculează pe baza rezultatelor acestei operațiuni.
Apoi, angajatul responsabil pentru întreținerea contabilității depozitului și crearea acestei înregistrări trebuie să pună data și semnul.
Cantitatea reală de inventar din depozit ar trebui să coincidă cu soldul calculat după ultima operațiune din cardul de depozit. Inconsistența acestor date indică faptul că nu a fost afectată o anumită operațiune în contul depozitului sau despre prezența altor erori (de exemplu, erori aritmetice) în contabilitatea depozitului.
Cu un număr mare de tranzacții de venit / cheltuieli pentru o anumită valoare, o puteți lua în considerare pe mai multe carduri care sunt capsate și stocate împreună. Toate aceste carduri trebuie să aibă același număr, deoarece de fapt acesta este un card de contabilitate a depozitului, în care se ia în considerare același inventar.
Din când în când, bilanțurile cardurilor contabile de depozit sunt verificate în raport cu soldurile contabile păstrate de contabil pentru acest depozit.
Comenzile depozitului și cardurile de limitare a gardului
O comandă de primire a depozitului este un document în care bunurile sunt primite în contabilitatea stocurilor. El, spre deosebire de proiectul de lege, nu documentul primar, iar formarea sa necesită un alt document: .. Același proiect de lege, actul de excedent, etc. Cu alte cuvinte, doar plata-depozit pentru a scrie un mandat nu este permis, deoarece pot fi emise numai pe baza unui alt document.
În ordinea de intrare a depozitului se indică numele organizației care primește valoarea și numele contrapărții din care au intrat. Fiecare comandă de intrare trebuie să fie numerotată (aceasta se face de obicei de către lucrătorul din depozit responsabil de afișarea valorilor). Trebuie să specificați data buletinului de primire (data comenzii este considerată data de publicare la depozit), precum și numele (sau numărul) de depozit, care a fost umplut cu obiecte de valoare. De asemenea, pe mandatul este scris codul de cont contabil, care sunt luate în considerare în valoarea contabilă a primit în această ordine (codul angajaților din depozit raportate în conturile).
În ceea ce privește ordinul de stocare a depozitului, acesta nu este un document obligatoriu și fiecare companie decide dacă să o folosească sau nu. În cazul în care comanda depozitului de antrepozit nu este utilizată, în contul de depozit pot fi folosite și alte documente (carduri de limitare a gardului, foi de parcurs etc.).
Un ordin de depozitare a depozitului este semnat de un angajat al depozitului care a eliberat obiecte de valoare (de obicei un depozit) și o persoană care a acceptat aceste valori.
Pe baza comenzilor din depozit (în locul unei comenzi de cheltuieli, se poate utiliza un alt document) se fac înscrieri corespunzătoare în cardurile contabile ale depozitului.
Scrisoare de trăsură - un document contabil primar care certifică faptul acceptării și transferul bunurilor materiale livrate cu furnizorul de transport, destinatar sau de o terță parte.
foile de parcurs forma În prezent, în Federația Rusă sunt folosite 1-T, care a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat Statistică al Federației Ruse numărul 78. scrisoarea de trăsură este destinat să țină seama de circulația bunurilor materiale, în cazul în care mișcarea lor este cu utilizarea de transport rutier, precum și să plătească pentru transportul acestor valori, luând în calcul și executarea lucrărilor de transport.
În mod corespunzător este executat scrisorile de trăsură în mod legal documentul semnificativ, care este baza pentru anularea a obiectelor de inventar din expeditor și afișarea lor la depozit - destinatarul, și este acceptat în depozit, operațional și de contabilitate.
Valorile primite din afara Federației Ruse pot fi obținute pe baza documentelor furnizate de expeditor, deoarece documentele de transport maritim diferă întotdeauna în diferite țări.
forma aprobată de trăsură nu ia întotdeauna în considerare aceste sau alte caracteristici specifice ale unei entități de afaceri sau de mărfuri. Acest lucru poate fi tipic pentru farmaceutice, industria chimică, și de apărare, și altele. În astfel de cazuri în cauză Ministerul, departamente sau preocupări se bazează pe un model al formularului aprobat 1-T dezvolta forma proprie a scrisorii de transport, în care toate ramurile și alte caracteristici vor fi luate în considerare . După ce a acceptat în acest formular organelor de stat relevante, este permisă și aprobată pentru utilizare.
De obicei, scrisoarea de trăsură se emite în patru exemplare, dintre care trei sunt date reprezentantului transportatorului, cu o copie la destinatar el dă - pe baza acestei instanțe a destinatarului vine la stocarea valorii. O altă copie a scrisorii de trăsură rămâne expeditorului: mărfurile vor fi retrase din depozit. Al treilea și al patrulea exemplar al scrisorii de trăsură sunt transferate transportatorului.
Foaia de parcurs pentru transportul mărfurilor din formularul 1-Т conține multe rechizite. Dar aceasta nu înseamnă că trebuie să fie umpluți cu toții: atunci când se procesează documente, entitățile de afaceri completează rechizite, ghidate de nevoia lor.
Scrisoarea de trăsură pentru mărfuri este, de asemenea, destinată înregistrării concediului și acceptarea mărfurilor între diferite entități de afaceri, fiind o scrisoare de transport de marfă. Diferența sa fundamentală față de scrisoarea de transport de mărfuri este că nu reflectă informațiile despre transportul obiectelor de valoare.
formă trăsură În prezent, în Federația Rusă utilizate în principal de tranzacționare-12, care a fost aprobat de către Federația Rusă Statistică Rezoluția Comitetului № 132. În mod corespunzător scrisorii de transport este stilul de document semnificativ din punct de vedere, care este baza pentru debitarea obiectelor de inventar de la expeditor și expedierea acestora în depozit - destinatarul.
Scrisoarea de trăsură pentru mărfuri este emisă în două exemplare: un exemplar (primul) pentru destinatar, al doilea pentru expeditor.
În general, procedura de procesare a facturilor în multe privințe coincide cu proiectarea facturilor de marfă. Dar nici un detaliu de însoțire destinat purtătorilor de informații, masina, sofer, ale containerului și numărul de pachete, pentru a calcula costul serviciilor de transport, manipulare și alte lucrări conexe.
Foaie de parcurs pentru mișcarea internă
Factura pentru circulația internă este, de asemenea, un document utilizat în contabilitatea depozitului. Diferența principală dintre factura pentru deplasarea internă a notei de mărfuri și transport - care este destinat pentru înregistrarea transferului de valoare în cadrul întreprinderii, de exemplu, de la depozit la magazin, la magazin la magazin, și așa mai departe ..
Când creați un document, vă indicați mai întâi data. În conformitate cu această dată, valorile vor fi eliminate de la expeditor și primite de destinatar. Factura pentru mișcarea internă fără dată este nevalidă.
De asemenea, trebuie să specificați numărul documentului. În acest caz, puteți utiliza atât cifre, cât și litere; literele pot fi utilizate ca numere de prefix. Apoi, trebuie să specificați expeditorul și destinatarul inventarului.
În secțiunea tabelară a documentului se formează o listă de valori ce trebuie transferate. Pentru fiecare valoare este necesar să se indice numărul de serie în listă, numărul articolului, numele, unitatea de măsură, cantitatea, prețul.
În partea inferioară a facturii pentru circulația internă sunt date sintetizate: valoarea totală a mărfurilor vândute și numărul de articole din document.
Factura pentru circulația internă este certificată prin semnăturile reprezentanților expeditorului și ale destinatarului valorilor. Anterior, documentul este certificat prin semnătura angajatului responsabil, care a autorizat eliberarea obiectelor de valoare (acesta poate fi, de exemplu, managerul depozitului). Un angajat al unei întreprinderi care preia obiecte de valoare dintr-un depozit le transferă la locul de destinație, iar un angajat care a primit aceste valori este semnat în scrisoarea de trăsură pentru transferul intern.
Acte de penurie, de excedent și de lichidare a bunurilor și materialelor
În orice depozit, situațiile nu pot fi excluse atunci când există un deficit sau un excedent al unor obiecte de valoare stocate (adică lipsa și excedentul descoperit accidental sau ca rezultat al unei inspecții subite a depozitului, mai degrabă decât rezultatele inventarului).
Pentru a ține cont de surplusuri, este necesar să se elaboreze un act privind excedentele și să se elimine deficiențele, este necesar un act de deficit. Atât actul, cât și celălalt este documentul principal și este obligatoriu pentru executarea în depozit și contabilitate.
Certificatul de înscriere a mărfurilor și a materialelor este unul dintre documentele primare pe baza cărora mărfurile sunt scoase din depozit. Diferența sa principală față de facturi este că amortizarea valorilor nu se face ca urmare a eliberării lor din depozit către destinatar, ci din alte motive: expirarea termenului de expirare, furtul, certificarea, cercetarea igienică, daunele etc.
Un act de retragere este pregătit de angajatul responsabil al întreprinderii (acesta poate fi un angajat în depozit, un contabil, un economist etc.), după care șeful întreprinderii trebuie să o aprobe. Anularea valorilor în cadrul actului se efectuează în prezența comisiei, ale cărei membri trebuie să semneze actul. Structura comisiei trebuie să includă în mod necesar o persoană responsabilă din punct de vedere material din rândul lucrătorilor din depozit (de exemplu, managerul depozitului).
O listă completă a valorilor scrise se formează în secțiunea tabelară a documentului. Pentru fiecare articol din listă sunt indicate numele valorii, numărul său de nomenclatură, unitatea de măsură, cantitatea, prețul și costul total al elementului care urmează să fie scris. În coloana Nota, puteți da o scurtă explicație.
Sub tabelul din linia TOTAL, valoarea totală a valorilor care trebuie eliminate și numărul total de valori în termeni fizici sunt indicate în cifre și în cuvinte.
În partea de jos a documentului, managerul întreprinderii determină cheltuielile a căror depunere se face (în detrimentul profitului, în detrimentul persoanelor vinovate, are legătură cu costurile etc.).
Un act de anulare executat în mod corespunzător este transferat departamentului contabil pentru acceptare și executare în contabilitate. Anterior, lucrătorul în depozit trebuie să efectueze un document privind contabilitatea depozitului (adică să introducă date în cardurile contabile ale depozitului).
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: