Instrucțiunea de păstrare a evidenței este un document oficial, pe baza căruia se construiește întregul sistem de circulație a documentelor în cadrul organizației. Prin urmare, crearea Instrucțiunii este un pas obligatoriu și esențial în lucrul cu documentele.
Din articol veți afla:
- unde să găsești eșantioane ale Instrucțiunii privind munca în birouri
- Care ar trebui să fie structura Instrucțiunii pentru munca în birouri
- cum de a face manualul de păstrare a înregistrărilor un instrument într-adevăr de lucru
Unde găsiți mostre de Instrucțiuni pentru păstrarea evidenței
Prin urmare, primul pas pentru elaborarea Instrucțiunii va fi de a studia probele pe care le-ați găsit și de a le compara cu cerințele legii. Normele de redactare a instrucțiunilor de evidență sunt reglementate de următoarele acte normative:
Cel mai bine este să utilizați eșantioane ale agențiilor guvernamentale, acestea îndeplinesc exact cerințele standardelor de mai sus, de exemplu, FMS din Rusia.
Sfat util! Vă recomandăm să reprimați textul Instrucțiunii și să nu îl copiați din probele descărcate. În primul rând, vă veți îndruma mai bine în document, este mai ușor să o adaptați la nevoile organizației și, în al doilea rând, să evitați greșelile, cum ar fi numele altcuiva al organizației etc.
Lucrul în birou în companie: cum să preia controlul. 7 pași principali
Instrucțiunea finală trebuie să fie coordonată cu toți șefii departamentelor și aprobată de directorul general.
Astfel, manualul Office devine o lege corporatistă care dictează regulile de procesare a documentelor.
Care ar trebui să fie structura Instrucțiunii pentru munca în birouri
Desigur, în diferite organizații, instrucțiunile pot varia, în conformitate cu regulile interne ale companiei. Dar orice Manual privind păstrarea înregistrărilor conține secțiuni în care trebuie înregistrate:
- procesele de bază ale înregistrării;
- regulile de înregistrare a documentelor;
- reguli pentru crearea anumitor tipuri de documente.
Structura tipică a Instrucțiunii privind activitatea de birou arată astfel:
În cazul în care compania dvs. are un sistem electronic de gestionare a documentelor, sistemul ECM trebuie să includă, de asemenea, în instrucțiuni regulile de lucru cu acestea.
Sistem electronic de gestionare a documentelor. Reglați munca!
Cum de a face instrucțiunea de la birou de muncă într-adevăr instrument de lucru
Instrucțiunile pentru gestionarea înregistrărilor trebuie să vă ajute în activitatea dvs. și a angajaților organizației. Pentru aceasta, documentul trebuie să fie accesibil și ușor de citit.
Aveți grijă ca fișierele PDF să fie accesibile pentru citire de către toată lumea. Dacă este necesar, solicitați personalului departamentului IT să instaleze software-ul necesar.
Mai jos vom enumera câteva instrumente MS Word pe care trebuie să le folosiți la crearea Instrucțiunii, astfel încât lucrul cu documentul să fie rapid și ușor.
- Stiluri. Utilizați stiluri de MS Word create sau creați pe bază proprie. În mod implicit, mai multe niveluri de anteturi și sub-rubrici au fost deja create.
Stilurile sunt necesare nu numai pentru crearea structurii textului în sine (în acest caz ar putea fi formatat manual). Principala sarcină a stilurilor în cazul nostru este formarea automată a conținutului, precum și legarea pentru hyperlink-uri interne.
- Referințe. Utilizați sistemul de tranziții în interiorul documentului - la aplicații, secțiuni, care sunt indicate în text.
Document de ieșire din jurnal
- Index de subiecte. Cuprinsul nu poate ajuta întotdeauna dacă trebuie să găsiți o mențiune despre un termen sau un document. Un pointer este adesea uitat, dar este un instrument util de căutare, mai ales dacă configurați tranzițiile de la un pointer la pagina dorită.
Intrare, 11, 18, 45, ...
ieșire, 20, 38, 46, ...
înregistrat, 8, 23, 41, ...
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: