Întâlniri, întâlniri

Organizarea și desfășurarea de întâlniri de afaceri în Rusia!

Întâlniri, întâlniri

Ne întâlnim cu parteneri de afaceri pentru a discuta problemele curente și planurile pentru viitor. Organizăm întâlniri cu colegii pentru a discuta strategia și tactica acțiunilor în cadrul sarcinilor atribuite de conducere. Ne întâlnim cu prietenii pentru a vorbi despre recreere în comun sau doar despre bârfe despre cunoscuții obișnuiți. Întâlnirile și negocierile au devenit o parte integrantă a afacerilor și a vieții noastre de zi cu zi. Calendarele și jurnalele multor oameni de afaceri sunt pur și simplu pline de înregistrări despre întâlnirile planificate, întâlniri și alte evenimente de afaceri.







Dar câți dintre noi cred de fapt despre cum să se organizeze și să negocieze în mod eficient pentru a atinge obiectivele dorite și de a rezolva problema, cheltuind un minim de timp proprii și a altor lui oameni? Din ce ar trebui să depindă alegerea locului și a timpului de comportament? Și, în cele din urmă, ce ar trebui avute în vedere și ce nu ar trebui să se facă în cadrul unei întâlniri pentru a lăsa impresia cea mai favorabilă a participanților săi?

O întâlnire de afaceri este întâlnirea a două sau mai multe persoane într-o afacere orientată sau profesională. Natura acestor întâlniri poate varia de la o conversație informală a doi colegi până la prezentări oficiale cu zeci de participanți. Acestea pot fi organizate în mod regulat (de exemplu, întruniri săptămânale de producție) sau organizate după cum este necesar (de exemplu, pentru a aborda o problemă urgentă "aici și acum").

Atunci când se organizează întâlniri de afaceri, este întotdeauna necesar să se acorde o atenție deosebită nu atât caracteristicilor lor cantitative (cum ar fi durata și frecvența deținerii), cât și calității acestora. Planificările calitative planificate și eficiente și dinamice duc întotdeauna la rezultate mai bune decât cele organizate în ultimul moment fără un obiectiv clar și clar.

Tipuri de întâlniri de afaceri

Pentru a vă pregăti corespunzător pentru o întâlnire de afaceri, trebuie să știți natura evenimentului în care urmează să participați.

În primul rând, în funcție de tipul de participanți, întâlnirile de afaceri pot fi împărțite în interioare (intracorporate) și externe. În cadrul întâlnirilor de afaceri interne, de obicei participă șefii companiei de diferite niveluri și angajații săi. Aici, de exemplu, includ ședințele consiliului, reuniunile de capete, toate tipurile de întâlniri de producție și de proiectare, brainstorming, așa-numitele de zbor detașare și planificarea întâlnirilor, unu-la-unu pe probleme de afaceri, vnutrikorporativ Nye prezentari, etc. În majoritatea cazurilor, astfel de întâlniri au loc pe teritoriul companiei și sunt guvernate de regulile interne de desfășurare a activității. Întâlnirile de afaceri externe (sau negocierile externe) includ întâlniri cu parteneri potențiali sau deja existenți și clienți. Deci, scopul reuniunilor externe de afaceri pot fi, de exemplu, outsourcing în proiecte de afaceri, proiecte comune sau întreprinderi, atragerea de VIP-clienti, abordarea unei fuziuni sau achiziții etc.

Prin gradul de respectare a formalităților, întâlnirile de afaceri pot fi împărțite în formale și informale. Structura și ordinea întrunirilor oficiale sunt, în multe cazuri, strict reglementate. necesită menținerea unui protocol și adesea aceste întâlniri conduc la semnarea oricăror documente. Întâlnirile informale de afaceri sunt de obicei ținute într-o atmosferă relaxată, adesea în afara teritoriului companiei, și nu se încheie neapărat cu adoptarea oricăror decizii obligatorii din punct de vedere juridic. Gradul de formalitate al întâlnirilor de afaceri influențează în mare măsură alegerea locului și a timpului întâlnirilor lor.

În funcție de scopul întâlnirii, puteți selecta o serie de tipuri de întâlniri de afaceri, care pot fi combinate condițional în trei grupuri mari - informative. consultativ și executiv. Informativ. de exemplu, întâlniri de afaceri externe organizate în scopul prezentării companiei, întâlniri interne ale întreprinderilor menite să clarifice politicile companiei față de angajații acesteia etc. La o astfel de întâlnire, una dintre laturile sale ia adesea rolul ascultătorului, care nu necesită pregătire specială din partea acestuia. Întrunirile de afaceri interne consultative implică discutarea unei probleme și găsirea soluției, obținerea de instrucțiuni, elaborarea planurilor de lucru, revizuirea dezacordurilor etc. Pentru reuniunile consultative externe este posibilă, de exemplu, includerea discuțiilor cu un client cheie sau un partener de condiții speciale și perspective de cooperare. Ambele părți participă, în majoritatea cazurilor, în mod activ la procesul de negocieri și schimb de opinii. Reuniunile de afaceri interne și externe de natură executivă implică, printre altele, adoptarea deciziilor esențiale de afaceri, încheierea de diverse acorduri care determină viitoarea politică de cooperare și, uneori, soarta societății în sine etc. De obicei acest lucru, dacă aș putea spune așa, reuniuni "în vârf". Adesea, aceste întâlniri de afaceri (în special cele externe) necesită pregătire specială și se desfășoară în mediul de afaceri adecvat.







Desigur, tipologia de întâlniri de afaceri de mai sus, în funcție de scopurile lor, nu este absolută și exhaustivă. În practică, în cele mai multe cazuri, negociatorii au pus mai multe obiective simultan, ceea ce face posibilă o astfel de întâlnire mai productivă și economisirea timpului.

Planificarea unei întâlniri de afaceri

Orice întâlnire de afaceri - desigur, dacă nu doriți ca rezultatele să devină o surpriză pentru dvs. - necesită o pregătire atentă. Atunci când participanții nu își imaginează exact ce se așteaptă de fapt și ce roluri sunt atribuite în acest caz, întâlnirea riscă să "nu reușească". Prin urmare, indiferent dacă sunteți organizatorul întâlnirii sau partea invitată, este necesar să luați în considerare următoarele aspecte:

  • Obiectivele întâlnirii de afaceri: ce rezultate doriți să obțineți?
  • Participanți: cine va participa la întâlnire și de ce?
  • Agenda: ce este planificat să discutăm și ce decizii se așteaptă să fie luate după întâlnire?
  • Documente: ce documente și materiale trebuie să aduc cu mine la întâlnire?
  • Locul desfășurării: unde va avea loc întâlnirea? Locul de desfășurare este adesea un factor cheie care determină atmosfera generală a negocierilor. Dacă întâlnirea are loc într-un restaurant, atunci după o vreme atmosfera va deveni inevitabil mai puțin formală și mai relaxată decât, de exemplu, în sala de ședințe.

În mare măsură, succesul și eficiența unei întâlniri de afaceri depind, bineînțeles, de organizatorul acesteia. Fie că discuțiile formale sau informale conversație, rezultatele sunt determinate nu numai de alegerea participanților, dar și de cât de mult de lucru pregătitoare a fost efectuată cu atenție - de multe ori destul de laborios și meticuloasă. Cu toate acestea, având o idee despre metodele și factorii cheie ai unei astfel de instruiri, este posibil să simplificăm substanțial această sarcină.

Pregătirea preliminară pentru o întâlnire de afaceri

Dacă sunteți inițiatorul unei întâlniri de afaceri, trebuie să vă clarificați în mod clar scopurile proprii. Următorul pas este dezvoltarea agendei evenimentului, care este unul dintre aspectele esențiale ale fazei pregătitoare. În unele cazuri, atunci când o dezvoltăți, este logic să cereți opinia altor participanți și organizatori ai reuniunii, dacă există. Efectuați o listă cu participanții la întâlnire și selectați data și ora. În același timp, asigurați-vă suficient timp (în mod ideal, una sau două săptămâni) pentru a rezolva toate problemele curente și acele probleme cu care trebuie să vă confruntați în timpul pregătirii. Dacă întâlnirea pe care ați planificat-o a fost precedată de o altă întâlnire, ar fi util să examinați rezultatele acesteia pentru a evidenția acele probleme care nu au fost luate în considerare în mod corespunzător și pentru a le include pe ordinea de zi. La următoarea întâlnire, aceste întrebări ar trebui abordate la început.

Localizarea și logistica întâlnirii de afaceri

Logistica unei întâlniri de afaceri este un alt aspect-cheie al organizării sale. Sub logistica înseamnă locul de desfășurare, dimensiunile fizice ale camerei, este o ventilație suficientă (mai ales în cazul în care un număr mare de participanți sau de planificare eveniment ar trebui să fie destul de lungă), iluminat (mai ales în cazul în care va lucra cu documente, notițe etc.), disponibilitatea de bai, disponibilitatea echipamentelor necesare, materialele de birou și ajutoarele vizuale. Adesea se organizează întâlniri de afaceri în sălile de conferințe. Dar indiferent de numărul de persoane prezente, ar trebui să fie suficient pentru toată lumea. Deci, dacă în camera de conferințe de birou nu este potrivit pentru a se potrivi confortabil tuturor participanților, probabil, în valoare luând în considerare posibilitatea de a organiza reuniuni în afara biroului. De asemenea, este necesar să se asigure un număr suficient de mese și scaune. Și este absolut inacceptabil să le cerem celor prezenți să li se ofere scaune, dacă din anumite motive nu sunt suficienți pentru toată lumea.

Dacă în timpul negocierilor ar putea fi necesar un echipament suplimentar (microfon, căști, proiector pentru prezentare etc.), asigurați-vă disponibilitatea, configurați-vă și verificați funcționalitatea înainte de începerea evenimentului.

scaune incomode, iluminat și ventilație necorespunzătoare, urmărire vizuală slabă, echipamente neconfigurată - toți factorii care pot nega chiar și atmosfera mai prietenoasă și relaxantă.

Pregătirea finală înainte de întâlnirea de afaceri

După ce agenda a fost formulată și convenită în final, aceasta trebuie trimisă împreună cu o invitație oficială tuturor participanților potențiali (cu câteva zile înainte de întâlnire). Imediat în ziua întâlnirii, este necesar să vă asigurați că totul este pregătit și stabilit corespunzător pe site-ul întâlnirii. Dacă intenționați să utilizați orice material, trebuie să se facă într-un număr suficient de copii după numărul de participanți. Ar trebui, de asemenea, să se asigure că secretarul (sau recorder), cu excepția cazului, desigur, planificat prezența sa, are la dispoziție un număr suficient de consumabile de birou necesare (pixuri, log pentru a înregistra, etc.).

Ce face intalnirile de afaceri la eșec

Probabil, unul dintre factorii organizaționali cheie care duc întâlnirea de afaceri la eșec este lipsa de participare. Dacă oamenii nu acceptă participarea în direct (cel puțin ca ascultători activi), o astfel de întâlnire este sortită eșecului. Alți factori organizaționali, cum ar fi capcana, sunt:

  • Țineți o întâlnire fără nevoie. În cazul în care întâlnirea este organizată fără a fi nevoie reală pentru ea, în prezent, a avut în mod inevitabil, sentimentul de pierdere de timp, să ia parte activă în discuție, nu o vor face, și cel mai probabil, va ignora pur și simplu vorbitor și a comuta la gândire unele probleme mai presante
  • Scopul neclar al unei întâlniri de afaceri. În cazul în care scopul reuniunii în avans nu este marcat în mod clar, participanții nu vor fi în măsură să se pregătească în mod corespunzător pentru ea, și este puțin probabil ca o astfel de întâlnire va da rezultate concrete.
  • Întâlnire de afaceri puțin pregătită. În cazul în care ordinea de zi a reuniunii nu este definită cu claritate și detalii suficiente, este probabil, întâlnirea în sine va dura mai mult timp și să dea rezultate mai puțin tangibile în comparație cu bine pregătit.
  • Nu acei oameni. Dacă într-o întâlnire nu există acei oameni despre care ați numărat, atunci, cel mai probabil, rezultatul unei astfel de întâlniri va fi "zero". Dacă vă așteptați să se întâlnească cu vice-președintele companiei, dar în cele din urmă înainte de a apare al treilea adjunct al patrulea asistent, este puțin probabil pentru a obține răspunsuri la întrebările dumneavoastră.
  • Locul de desfășurare. Locul de desfășurare al întâlnirii de afaceri joacă un rol foarte important. Cel mai probabil, nu îl veți invita pe președintele companiei la un prânz de afaceri la Mu-Mu, nu?

În plus față de factorii de caracter organizațional, tu - indiferent dacă vă aflați într-o întâlnire de afaceri ca gazda sa sau din partea de oaspeți - ar trebui să fie luate în considerare și alte lucruri care sunt mai mult domeniul eticheta de afaceri, dar, de asemenea, joacă un rol important în formarea impresia generală a interlocutorilor dvs. despre dvs. ca partener de afaceri. Desigur, există situații diferite și forță majoră pentru aceasta și forța majoră pentru a fi o surpriză și pentru a face corecții proprii, dar totuși:







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: