Șeful departamentului financiar și economic al Irkutskenergosvyaz
Sistematizarea și contabilizarea contractelor pentru orice companie a fost și va fi întotdeauna sarcini reale. Cu cât mai mulți clienți, cu atât mai multe contracte. A le păstra în Excel nu este cea mai bună cale de ieșire. Puteți cumpăra un program pentru contracte contabile sau un alt program pentru automatizarea afacerilor. Și puteți sistematiza contabilitatea fără a cheltui bani pe achiziționarea unui sistem informatic scump. Este foarte posibil să o faci singur, dacă folosiți Access.
Utilizați walkthroughs:
Există trei probleme cheie care sunt familiare multor directori financiari care folosesc Excel în munca lor:
Excel este proiectat pentru a construi tabele și calcule. Acest sistem nu este foarte potrivit pentru păstrarea listelor. Nu are toată funcționalitatea utilă a bazelor de date și, în primul rând, crearea de directoare separate ale contrapartidelor, departamentelor, angajaților și altor persoane, necesare pentru păstrarea registrelor contractelor. Dacă compania lucrează cu baza de date, angajatul are doar o singură dată pentru a face ajustări în director, după care aceste modificări vor afecta toate înregistrările cu care este asociat. În Excel, cu toate acestea, trebuie să selectați cu atenție rândurile care conțin informațiile de care aveți nevoie și numai apoi actualizați datele;
O altă problemă este că de fiecare dată când trebuie să configurați un filtru special pentru a găsi informații despre criteriile specificate în Excel. Uneori, într-un eșantion, trebuie aplicate cinci-șase condiții și acest lucru durează prea mult. În plus, în tabele este problematică, chiar și cu ajutorul macrocomenzilor, să se descrie performanța operațiilor tipice cu registrul;
și cel mai important - probabilitatea mare de erori admise la introducerea datelor. Potrivit experienței, cel mai adesea se confundă atunci când intră în denumirea companiei cu care a fost încheiat contractul. Amintiți-vă cel puțin de omologii dvs. din 1C. Cât de multe înregistrări duplicate ai? Toate deoarece informațiile incorect introduse pot fi replicate în continuare.
Sistem propriu de contabilitate bazat pe Acces
Conducerea IrkutskEnergoSvyaz a decis să refuze contabilitatea utilizând Excel și să se mute la un sistem care ar fi construit pe baza unei baze de date. În același timp, a trebuit să îndeplinească o serie de cerințe cheie:
- interfață clară pentru a face convenabil utilizarea sistemului, indiferent de nivelul de alfabetizare al angajatului;
- end-to-end de indexare a tuturor contractelor - adică documentul intră în sistem în timp real și poate fi găsit imediat fără actualizarea suplimentară a bazei de date;
- căutare confortabilă personalizabilă a informațiilor necesare;
- formarea rapoartelor - registre de contracte;
- legat de o copie scanată a contractului.
Cele mai multe produse software care sunt pe piață sunt sisteme complexe concepute să însoțească întregul proces de lucru cu contracte de la dezvoltare la încheiere și transfer la depozitare. Dar întreprinderile mici și mijlocii au nevoie doar de o unitate responsabilă de înregistrarea informațiilor privind contractele.
În mod ciudat, potrivit statisticilor celor două motoare de căutare populare din Rusia "Yandex" și Google, numărul de interogări de căutare cu termenul "program pentru contracte contabile" pentru luna respectivă - 2280 și, respectiv, 1966. Aproximativ o treime este căutarea unei versiuni gratuite a programului. Este ușor de concluzionat că multe companii se gândesc să optimizeze contabilizarea contractelor și să se străduiască să facă acest lucru cu un minim de costuri.
Gestionarea Irkutskenergo nu a fost o excepție. MS Access a fost aleasă ca platformă viitoare pentru baza de date. Acest sistem este foarte comun, deoarece este inclus în pachetul MS Office. În plus, și cel mai important, accesul oferă posibilitatea de a crea interogări personalizate și de a modifica sistemul în limba VBA.
Ce este implementat în baza de date
După aprobarea proiectului de creare a unui sistem contabil de contracte în Access, programatorii au primit o sarcină tehnică, care a finalizat îmbunătățirile necesare și a pregătit baza pentru funcționare. A rămas doar pentru a îmbunătăți interfața, astfel încât chiar și acei angajați care nu au abilitățile de a lucra cu Access, utilizarea bazei contractelor nu a provocat nici o dificultate. Ca urmare, când executați programul, oamenii văd numai cele mai necesare blocuri funcționale (a se vedea figura):
desen. Ce arata interfata bazei de date pentru contabilitatea contractata?
Caracteristicile utilizării noului sistem contabil al contractelor
Câteva recomandări simple către acei finanțatori care decid să profite de programul dezvoltat de Irkutsk-Energosvyaz pentru a înregistra contracte la întreprinderile lor. Este mai bine să alocați date unui angajat, unui specialist corect și responsabil. Will cu cine să ceară greșelile făcute.
În plus, este necesar să se stabilească frecvența cu care baza de date ar trebui să fie completate cu o comandă internă. Există două opțiuni: fie o periodicitate calendaristică (de exemplu, o dată pe săptămână sau o dată pe decadă), fie să fie ghidată de numărul de contracte noi acumulate (de exemplu, să reîncărcați baza de date după apariția a zece noi documente).
Este necesar să se determine imediat setul de posibile de tratat. De exemplu, în „Irkutskenergosvyazi“ Există trei tipuri de statut: „acțiunea“ (în cadrul unui contract pentru a efectua plăți regulate), „închis“ (nu mai este în vigoare) și „tranzacție unică“ (scrisă pentru o tranzacție cu o contrapartidă, cum ar fi o performanță unică a oricărei lucrări ). Acesta din urmă este folosit cel mai adesea. În cazul în care, în viitor, pe care doriți să modificați sau să rework baza, apoi mizerie cu statut poate duce la costuri suplimentare de muncă. Notă, nu se amestecă în aceleași acorduri client bază de date și contracte cu furnizorii. Mai bine dacă baza de servicii comerciale este separată.
Asigurați-vă că ați scanat toate contractele disponibile. În viitor, acest lucru vă va economisi timp, când va fi necesar să citiți textul contractului. În plus, versiunile de hârtie vor fi mai puțin susceptibile de a fi extrase din arhivă, ceea ce le va păstra în formă normală.
Încercați să denumiți fișierele cu contracte scanate după șablon. De exemplu, acesta este: "Numărul intern _ Numele contrapărții -_ Numărul extern.pdf". Acest lucru vă va permite să găsiți orice fișier cu documentul. Nu introduceți în bază de date o înregistrare separată pentru un acord suplimentar la contract sau un document care este considerat ca parte a acestuia. Este suficient să notați în dosar că au un contract. Dacă în contract apare un acord suplimentar, acesta trebuie adăugat la sfârșitul fișierului pdf deja existent (consultați "Mai multe informații despre subiect").
Apropo, comandă o ștampilă mică, în care vor fi două câmpuri goale. Înainte ca angajatul să plaseze contractul în registratorul de dosare și îl trimite în arhivă, va trebui să pună ștampila pe pagina de titlu, care indică numărul intern al documentului și data înregistrării acestuia. Pentru a găsi rapid un contract în dosarele registratorului, faceți un autocolant pentru fiecare dintre ele cu o serie de numere de contract care sunt în interiorul.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: