CUM SĂ FACEȚI COSTURI DE OFICIU
Fiecare secretar sa confruntat cu sarcina - de a face o estimare a ospitalității sau a costurilor administrative, fie că este vorba despre bunuri de birou și de uz casnic, servicii de curățenie terțe părți, cheltuieli corporative etc.
Articolul prezintă diferite estimări și aplicațiile lor în versiunea electronică pentru a facilita activitatea secretarului. Fișierele de aplicații EXCEL pot fi găsite mai jos.
Să luăm în considerare estimările de bază.
În organizațiile mari, managementul de top negociază adesea cu parteneri străini. Viitorul companiei depinde de rezultatul negocierilor. Pentru manager, problema fundamentală este că totul merge bine. Prin urmare, secretarul are sarcina de a întocmi o estimare a cheltuielilor conferinței, întâlnirilor etc. Concomitent cu această sarcină se pune următorul pas: găsirea variantei optime a unei parități a prețului și a calității.
Înainte de a începe calculul, este necesar să colectați următoarele date:
1) Numărul de persoane care participă la conferință. Poate că capul admite ideea că, după recepția oficială, vor fi oaspeți și apoi în estimare este necesar să se cheltuiască cheltuieli suplimentare.
2) Locație. În prealabil, ar trebui să clarificați cu șeful, cu ce clasă de servicii aveți nevoie pentru a găsi o cameră (restaurant, sala de conferințe). Pentru claritate, este necesar să faceți un minim de două estimări cu locuri diferite pentru managerul de a alege de la. Este important să indicați ce este inclus în costul serviciilor, cât de des vor servi gustări, care vor intra în meniu.
3) Data și ora reuniunii. Aceste nuanțe afectează costul închirierii unei încăperi pentru o întâlnire.
4) Traducători disponibili. Dacă vă întâlniți cu parteneri străini, aveți nevoie de un interpret. De asemenea, veți găsi mai multe opțiuni.
5) Notari, avocați. Uneori este necesar să se invite reprezentanți ai legii la reuniuni. Cel mai adesea - aceștia sunt oameni cu care compania cooperează de mai mulți ani și uneori secretarul trebuie să-i găsească el însuși. Oricum, costul serviciilor și costul cheltuielilor acestora într-un restaurant (hotel) ar trebui luate în considerare.
6) Taxi. Este necesar să se calculeze livrarea optimă a persoanelor la locul de întâlnire și înapoi acasă (sau la hotel).
7) Vase, băuturi, ornamente. Dacă întâlnirea are loc într-un restaurant, atunci se calculează meniul optim sau se stabilește un buget aproximativ al cheltuielilor pentru alimente. Uneori, așezat în birou sau în sala de conferințe, atunci trebuie să cumpărați fructe și băuturi.
8) Cadouri, cadouri. Poate că șeful va considera necesar să facă un cadou partenerului său sau să dea flori în cazul în care partenerul este o femeie. În estimare, este necesar să se indice costul exact al acestor costuri.
- CHELTUIELI DESPRE CHELTUIELI ESTIMATE
Fiecare cap de cel puțin o dată a zburat pe o călătorie de afaceri în străinătate. Uneori secretarul este însărcinat cu extinderea sau crearea unei vize. Dar principalele puncte din estimarea costurilor pentru călătoriile în străinătate sunt:
1) Bilete în ambele direcții. Aceste bilete sunt de obicei rezervate în avans, ceea ce le reduce costurile.
2) Livrarea sefului de la aeroport la hotel. Cel mai adesea trebuie să țineți cont de toate călătoriile din cap (pentru oraș, pentru întâlniri).
3) Locuiesc într-un hotel. În acest articol nu va fi inutil să țineți cont de vârful personalului de serviciu.
4) Excursii. Întreprinderile mari își pot permite costurile de extindere a perspectivelor managementului lor superior. Prin urmare, având în vedere aceste costuri, trebuie să calculați costul turului.
Estimarea costului pentru o călătorie de afaceri este similară cu estimarea ospitalității.
La începutul anului, este de dorit să se facă estimări ale cheltuielilor administrative, și anume: pe papetărie, pe bunuri de uz gospodăresc și pe trusă de prim ajutor.
3.1. Estimări de cost pentru papetărie.
Înainte de a face o estimare a costurilor pentru papetărie, trebuie să creați un formular, care să indice toate departamentele și unitățile cu cererile lor. În coloana finală, suma tuturor unităților și înmulțirea cu prețul. Lunar vor fi achiziții suplimentare, și va fi mai ușor pentru grefier să urmărească ce și când a fost deja achiziționat. Un astfel de cont va face posibilă controlul frecvenței comenzilor și reducerea probabilității de atribuire a unui chancery de birou. De asemenea, la sfârșitul anului secretarul poate să bată rezultatele și să facă în mod independent comanda pentru anul viitor, în vrac, la un preț scăzut.
Cererea se completează pur și simplu - în coloane cu diviziuni, se introduc aplicații departamentale, iar în masa finală se indică prețul. Apoi estimarea se calculează în funcție de formule.
3.2. Estimările costurilor pentru bunurile de uz casnic.
Dacă nu comandați servicii de curățenie, atunci trebuie să faceți estimări pentru bunurile de uz casnic. De asemenea, este recomandabil să le cumpărați pentru un an. Lăsați compania curată să facă o listă și îi veți pune în planul tău. De asemenea, puteți completa rezervele în decurs de un an. Dar veți avea deja posibilitatea de a monitoriza utilizarea rațională a fondurilor. Și chiar dacă biroul tău este eliminat de companii terțe, va trebui să ai propriile bunuri de uz gospodăresc (mături, covorașe, cârpe de praf, saci de gunoi etc.).
De asemenea, este necesar să se facă cheltuieli suplimentare pentru achiziționarea de cafea (în cazul în care există o mașină de cafea în birou), livrarea de apă, îndepărtarea gunoiului și alte servicii economice pe care le utilizează firma.
Nu uitați de lucruri mici, care uneori pot fi necesare chiar și pentru capul - filete cu ac, meciuri, foarfece, manichiură).
În cele din urmă, bunurile de uz casnic includ diferite detalii privind decorarea biroului - flori în vase, șervețele frumoase, vase, roller-coastere, ochelari, vase, baloane, felicitări.
3.3. Estimarea cheltuielilor pentru medicamente.
Fiecare companie respectatoare de sine trebuie să aibă un kit de prim ajutor, în care sunt toate medicamentele necesare. Mai ales dacă organizația lucrează cu clienți direcți. Într-un an, datele de expirare trebuie revizuite și trusa de prim ajutor reumplută.
Este necesar să se introducă o instrucțiune pentru toate medicamentele și dispozitivele și numărul de medici sau o ambulanță.
4.1. Costurile pentru companie.
Pot fi petreceri corporative de Anul Nou sau aniversări ale companiei. Sarcina secretarului în avans de a rezerva un restaurant și un prezentator, pentru a cumpăra cadouri pentru concursuri. Dacă corporațiile sunt ținute în birou, atunci trebuie să faceți o estimare a achiziției de alimente, băuturi, ornamente ale biroului.
În aplicație, trebuie să specificați numărul de persoane din departamente și costul pe persoană al meselor.
4.2. Complex de costuri pentru promovarea angajaților.
Multe întreprinderi își felicită angajații, prin urmare este recomandabil să se întocmească un calendar al zilelor de naștere pentru toți angajații timp de un an și să fie completați în decurs de un an, în cazul în care cineva renunță la un loc de muncă. Astfel, bugetul pentru zilele de naștere va fi stabilit. Uneori, companiile felicită ziua de naștere a copilului sau alocă bani în caz de deces al unei rude apropiate. Aceasta poate fi inclusă și în buget ca fond de rezervă.
4.3. Cheltuieli pentru team building.
Modelele moderne arată că ieșirile comune în afara biroului au un efect pozitiv asupra creării echipei, nu doar a departamentului. Prin urmare, după ce ați fost de acord cu managerul, trebuie să compilați o estimare a costurilor pentru teambuilding în detaliu și în câteva opțiuni, astfel încât șeful să poată evalua ceea ce este cel mai potrivit pentru întreprindere.
Estimarea costului pentru Teambuilding poate fi calculată ca o estimare a cheltuielilor corporative.
4.4. Costurile de instruire a echipei.
Acestea includ costurile pentru seminarii, cursuri de perfecționare, cărți și reviste pentru a îmbogăți profesionalismul angajaților.
Și în mod special pentru a crea "link-uri" nu va fi inutil să faceți o estimare a cadourilor tuturor acestor persoane pentru sărbătorile principale.
Astfel, orice secretar, poate, poate ajuta managerul și biroul său, după ce a compilat orice estimare a cheltuielilor, cu excepția estimărilor de producție pe care se ocupă departamentul de planificare.
Victoria ta Torosyan
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: