În activitatea fiecărei organizații, mai devreme sau mai târziu, vine o vreme când este necesar să se scape documentele vechi și să se facă loc pentru noi. Dar nu există niciun concept de "documente vechi" în fișierul de arhivă. Există numai documente care au expirat. Poți scăpa de ele, dar nu imediat și nu de la toată lumea. În primul rând, va trebui să revizuiți documentele și să evidențiați cele pe care le puteți distruge fără teamă.
Oricât de mare este tentația de a scoate toate documentele "vechi" oriunde din ochi, nu o face în niciun caz imposibilă - nimeni nu a anulat responsabilitatea pentru încălcarea cerințelor legislației privind depozitarea documentelor. În conformitate cu art. 13.25 din Codul cu privire la contravențiile administrative ale Federației Ruse (denumit în continuare "Codul contravențiilor administrative ale Federației Ruse") o amendă pentru o persoană juridică poate fi de 200-300 mii ruble. În practică, răspunderea pentru organizație poate apărea dacă nu furnizează nici un document la cererea autorității de supraveghere, invocând faptul că este pierdut sau distrus. De aceea este riscant să distrugi documente fără grijă.
Ce documente pot fi distruse?
Atunci când se decide distrugerea documentelor, este necesar să se ghideze după criteriul principal - termenul de valabilitate. Dacă a expirat, documentul poate fi trimis la tocător (sau la cuptor), cu condiția să fi stabilit corect expirarea perioadei de depozitare.
Imediat este imposibil să se identifice documentele pentru distrugere. În primul rând, este necesar să se evalueze valoarea. În acest caz, termenul de valabilitate va fi determinant, dar nu singurul criteriu de selecție. Un document expirat poate fi util în munca ulterioară. Este posibil ca aceasta să aibă valoare științifică, chiar istorică. Pentru a stabili acest lucru, și, prin urmare, pentru a prelungi perioada de depozitare, poate doar valoarea expert (CE), care este efectuată de către comisia de experți (CE).
Comisia de experți: compoziția și funcțiile
CE apare în organizație imediat după ce conducerea decide să creeze o arhivă. Secretarul CE este întotdeauna arhivistul, iar președintele este fie managerul de rang superior la care funcționarii sunt subordonați (de exemplu, directorul administrativ), fie, ca în exemplul nostru, directorul pentru probleme generale. Dacă nu există unul, CEO-ul însuși, care semnează ordinul de creare a comisiei (Exemplul 1). Prin aceeași ordine, este posibilă aprobarea prevederii privind un nou organism colegial și solicitarea unui plan de lucru. Dacă nu este specificată data creării CE în ordine, se consideră că comisia funcționează de la data semnării ordinului.
1 Nu este dat.
CE este un organism consultativ colegial în cadrul directorului general al organizației. „Peer“ înseamnă că Comisia include mai multe ofițeri din rândul angajaților organizației, „consultativ“ - funcționari nu fac decizia, ci doar recomandă directorului general pentru a efectua o operațiune specială asupra documentelor și sunt de acord pe ea.
Grefierul sau arhivarul cunoaște bine documentele de gestionare, dar în arhiva organizației există încă un nivel imens de documente pentru evidența personalului, contabilitatea și raportarea fiscală, documente care însoțesc activitatea de profil a organizației. Deoarece acestea sunt sisteme de documentare independente, numai specialiștii le pot evalua. În acest scop, se creează o comisie de experți - o reuniune a funcționarilor competenți (fiecare în domeniul propriu).
Funcția principală a CE într-o organizație care nu este o sursă de achiziție a unei arhive de stat (municipale) este organizarea unei selecții anuale de cazuri de depozitare și distrugere.
În organizațiile care sunt sursele de achiziție a Arhivelor Statului, funcțională mai largă CE: Comisia cooperează în mod activ cu comisie de experți și inspectarea instituțiilor de arhivă, este de a armoniza proiectele de cazuri, inventare nomenclatura de arhivă, ceea ce face propuneri de modificare a perioadei de stocare a documentelor.
Indiferent de domeniul de activitate al companiei, este necesar să se includă în CE:
• șeful departamentului de personal;
• Contabil șef;
• șeful Departamentului juridic;
• un funcționar în ceea ce privește profilul de activitate al companiei (șeful de producție, șeful construcției, tehnologul-șef etc.), al cărui obiectiv este de a evalua documentele privind activitatea principală a organizației.
Fiecare sesiune a CE este formalizată printr-un protocol (exemplul 2).
Dacă examinarea valorii este efectuată pentru prima dată
# 9632; Pasul 1: Selectați documentele pentru care se va efectua examinarea valorii.
În această etapă a examinării, membrii CE nu participă. Aceasta este zona de responsabilitate a arhivarului (grefier, secretar) și a angajaților diviziilor structurale ale companiei. Acestea separă documentele completate de păstrarea înregistrărilor înainte de începutul acestui an, de la cele care sunt încă în lucru.
Primul, cu care încep să pună lucrurile în ordine, împarte documentele după ani. Poate că lucrătorii responsabili de aceste documente au făcut acest lucru mai devreme. Dacă nu - va trebui să o facă acum. În continuare sunt responsabili arhiviștii și angajații unităților, membrii CE, pentru a atrage până acum mai devreme.
# 9632; Pasul 3: Facem un examen. În această etapă, rolul principal în examinarea membrilor CE, care juca navigarea instruit pentru a evalua și separate documente de date și un verdict: acestea sunt practice valoare (științifică, istorică) sau nu. După aceea, acea parte a documentelor care au primit statutul "pot fi distruse" verifică arhivatul. El află dacă aceste documente au expirat.
# 9632; Pasul 4: elaborarea rezultatelor examinării. Rezultatele examinării valorii sunt fixate, pe de o parte, în inventarul cazurilor și documentelor și, în al doilea rând - în actul privind repartizarea documentelor pentru distrugere.
# 9632; Pasul 5: aprobați și aprobați inventarul și actele. După ce vor fi întocmite documentele care înregistrează rezultatele examinării valorii, va avea loc o ședință a comisiei de experți. Membrii CE convin asupra inventarului și a actului, după care directorul general le aprobă.
# 9632; Pasul 6: pregătiți documentele pentru depozitare și distrugere. Cazurile și documentele care rămân în organizație sunt procesate pentru păstrare. Pentru cei care au decis să distrugă, procesul de reciclare este organizat.
Procesul de distrugere a documentelor
Distrugerea documentelor este de obicei produsă în două moduri: prin ardere sau șlefuire. Ultimul - cu condiția ca documentele să nu fie restabilite. Nu puteți trimite documente la cel mai apropiat hald de gunoi, lăsați-l în afară sau să-l utilizați ca schițe.
Cu organizația care se ocupă de distrugerea documentelor, este formalizat un contract standard pentru prestarea serviciilor cu plată. Contractantul va oferi o formă tipică de contract la etapa de negociere. Tot ceea ce se cere de la arhivar - asigurați-vă că contractul a fost urmat de o clauză care să ateste că contractantul se angajează să asigure confidențialitatea documentelor care urmează să fie distruse, deoarece unele dintre ele ar putea fi cazul în care conțin date cu caracter personal, secrete comerciale sau de altă natură. Pentru a nu pierde timpul de sortare a documentelor secrete și neclasificate, din care vor rămâne în curând doar cipurile, contractorii furnizează confidențialitatea în mod implicit.
Distrugerea documentelor se poate face pe cont propriu, dacă instalațiile de producție permit, de exemplu, în magazinele întreprinderii să funcționeze un cuptor sau un topor industrial. O încercare de a scăpa de documente cu ajutorul unui dispozitiv de împrăștiere a dulapurilor obișnuite este sortită eșecului dacă volumul de hârtii depășește un singur dosar.
Acțiune de distrugere a documentelor
Distrugerea cazurilor de la momentul selecției la tocător este documentată de un document - un act privind alocarea pentru distrugerea documentelor de arhivă care nu pot fi stocate. Forma aprobat prin Regulamentul de organizare de stocare, achiziționarea, păstrarea și utilizarea documentelor de fond Arhivistic al Federației Ruse și a altor documente de arhivă din agențiile guvernamentale, autoritățile locale și organizațiile din numărul de aplicare 21 (Exemplul 3).
Așa cum se poate vedea din exemplul dat, actul de distrugere a documentelor constă condiționat din două părți. Prima este o listă de cazuri și documente alocate pentru distrugere, al doilea - informează despre modul în care au fost distruse documentele.
Să trecem prin acest act și să luăm în considerare regulile de bază pentru completarea formei sale unificate.
Prima parte a actului: regulile de înregistrare
1. Denumirea organizației poate fi completă sau scurtă. Principalul lucru este că numele declarat în act respectă statutul organizației.
2. Actele privind distrugerea documentelor trebuie să fie înregistrate, ca și alte documente. Actul este atribuit unui număr de ordine în formularul de înregistrare corespunzător. Data actului trebuie să corespundă datei aprobării sale.
3. Actul este aprobat de directorul general.
5. Informațiile despre documentele distruse sunt reduse la masă.
• Fiecare intrare în tabel are un număr de ordine.
• În a doua coloană, titlul grupului este plasat: "Facturi" sau "Comenzi ...". În acest caz, nu este nevoie să pictați pe unități de stocare. Mai mult, dacă același caz este distrus în doar câțiva ani, atunci este suficient să adăugați doar o intrare la act (a se vedea înregistrarea nr. 3 din exemplul 3).
• În coloana a treia indicați anii pentru care documentele sunt distruse.
• Inventarul, așa cum sa menționat deja, este documentul principal de arhivă. În cazul în care documentele distruse au fost înscrise în inventar, a patra coloană indică numărul acestora, în al cincilea - numerele de ordine ale unităților de depozitare distruse din acest inventar (a se vedea înregistrarea nr. 1). Documentele cu termeni de păstrare de cinci ani și mai scurți nu se descriu, prin urmare, în aceste coloane sunt plasate liniuțe (a se vedea numărul 2). Dacă aceasta este prima distrugere a documentelor în organizație și inventarul nu este încă compilat, ambele grafice (al patrulea și al cincilea) pot fi eliminate din tabel - nu există nimic de adăugat la ele.
• Numărul de unități de depozitare distruse este indicat pentru fiecare caz.
• Coloana "Notă" este folosită în mod tradițional pentru toate tipurile de anunțuri. De exemplu, că cazul este electronic (a se vedea numărul 5).
6. În continuare sintetizați: în cifre și în cuvinte scrieți numărul total de unități de depozitare distruse, hârtia totală și mediile electronice.
7. Prima parte a actului este semnată de angajatul responsabil de arhivă și se supune spre aprobare comisiei de experți. Apoi, se emite o viză cu o trimitere la procesul-verbal al reuniunii CE, în care acordul este stabilit.
Este recomandabil să prezentăm actul de distrugere a documentelor spre aprobare directorului general chiar acum, în ciuda faptului că a doua parte a actului este încă goală. Șeful trebuie să știe ce documente vor fi distruse în curând. Mai mult decât atât, acesta este cel care face decizia de ao distruge și fixează în ștampila de aprobare. Distrugerea documentelor este un proces ireversibil. Este imposibilă returnarea hârtiilor după ce acestea sunt date pentru procesare.
A doua parte a actului: caracteristicile de design
Dacă organizația distruge însăși documentele, intrarea va arăta ca cea prezentată în exemplul 4.
Rețineți: documentele au fost distruse în prezența oficialilor CE. În acest caz, nu este necesar să se facă un act separat, dar este, de asemenea, imposibil să se distrugă hârtiile neglijate.
Dacă sunt distruse doar documentele pe hârtie, expresia "pe suport electronic" este exclusă din act. Nota "Modificările aduse evidenței contabile" înseamnă că, după distrugerea documentelor, arhivatul a ridicat înregistrările, documentele din care au fost trimise pentru distrugere și a făcut note adecvate (Exemplul 5).
Notă: în înregistrări, spre deosebire de actul de distrugere, fiecare unitate de stocare este prezentată separat. Separat, primesc o notă. Dacă ați distrus documente care nu erau în fișiere sau când ați redactat actul, 4 și 5 coloane ale tabelului au fost șterse, nota din inventar nu este afișată.
Dacă nu există comisie de experți
Se întâmplă că în organizație nu există CE. Din diverse motive: oficialii (potențialii participanți) nu văd nevoia de a crea acest corp colegial și au reușit să-l convingă pe director sau chiar capul nu consideră necesar acest lucru. Cu toate acestea, secretarul primește sarcina de a organiza distrugerea documentelor acumulate.
1. Următoarele documente trebuie distruse:
b) evaluat de către comisia de experți.
2. Pe baza rezultatelor examinării valorii, se alocă documentele de stocare ulterioară și de distrugere. În consecință, stocurile de arhivă și un act de alocare pentru distrugerea documentelor de arhivă care nu sunt supuse depozitării.
3. Organizația poate distruge documentele ca atare (în cazul în care facilitățile de producție o permit) sau contactați un antreprenor specializat.
4. Actul de distrugere a documentelor este alcătuit din două părți. Prima conține o listă de documente care trebuie distruse (trebuie să fie aprobată de către CEO). În cel de-al doilea, există note despre distrugerea și modificarea corespunzătoare a înregistrărilor arhivei.
5. În lipsa CE, secretarul nu trebuie să își asume responsabilitatea și să organizeze distrugerea în sine. Fiecare potențial membru al comisiei ar trebui să fie tratat separat și, în caz contrar, să acționeze în același mod ca și în cazul existenței CE.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: